MSA-AUI-ICI-01-002-2024 Santa Ana, 28 de mayo 2024 Señores Concejo Municipal Licdo. Juan José Vargas Fallas. Alcalde Municipal Licda. Andrea Robles Álvarez Proceso de Asesoría Legal Licdo. Roberto Josue Melendez Brenes. Secretario Municipal Asunto: Estudio de seguimiento de acuerdos por parte de Asesoría Legal. Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2024, y ejecutada la conferencia final el día 22 y 23 de mayo del 2024, se procede a realizar la entrega formal del Estudio de seguimiento de acuerdos por parte se Asesoría Legal. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Nelson Montoya Rojas Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-01-02-2024 “Estudio seguimiento de acuerdos Asesoría Legal” Realizado por: Licdo. Nelson Montoya Rojas. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Mayo, 2024 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo 2 1. INTRODUCCIÓN 3 1.1 Objetivo Del Estudio 3 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría 3 1.3 Responsabilidad de la administración 3 1.4 Valor Agregado 3 1.5 Limitaciones 3 1.6 Normativa 3 2. RESULTADOS 4 2.1 Determinar la cantidad de acuerdos de Concejo que se trasladaron al departamento Legal que no tuvieron respuesta. 4 2.2 Determinar los plazos de respuesta a los acuerdos de Concejo traslados a Legal. 8 2.3 Revisar la cantidad de seguimientos o monitoreos que realiza la Secretaría de Concejo a dichos acuerdos, como los realiza y determinar la periodicidad de estos. 10 2.4 Expedientes de los proyectos generados en el 2023. 11 2.5 Resguardo y almacenamiento de la información de los expedientes digitales. 12 2.6 Perfil de puesto “Asistente administrativo Secretaría Concejo Municipal (2)”. 13 3. CONCLUSIÓN 15 4. RECOMENDACIONES 15 4.1 Al Concejo Municipal. 15 4.2 Al Alcalde Municipal. 16 4.3 A la Secretaría de Concejo. 16 Resumen Ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar que en el Departamento de Legal se cumpla con las normas y leyes vigentes para la correcta aplicación de las respuestas a los acuerdos tomados por el Concejo Municipal. El alcance de este estudio comprende de enero 2023 a diciembre 2023. Esta auditoria encontró puntos de mejora en la Secretaría Municipal y el Departamento de Asesoría Legal. Por otra parte se determinaron debilidades en los seguimientos de los acuerdos de Concejo Municipal realizados por la Secretaría de Concejo, la cual realiza los seguimientos sin utilizar ningún tipo de criterio de tiempo, sin embargo esto se puede corregir, implementando mecanismos de control interno que garanticen un seguimiento idóneo, según las necesidades. En cuanto al departamento de Legal se determinó que debe coordinar con la Secretaría Municipal para crear un procedimiento para dar respuesta a las consultas, informes o asesorías con el fin de mejorar en los tiempos de respuesta Esta auditoria generó recomendaciones para que se mejoren los diferentes hallazgos, crear procedimientos para dar respuestas, implementar un procedimiento para el seguimiento de acuerdos, además de mejorar el almacenamiento de los expedientes de proyectos. Se solicitó la implementación de un “sistema documental” en aras de unificar la información de los expedientes, seguimientos y todo lo pertinente a cada proyecto, con la finalidad de llevar un mejor control. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el Plan Anual de la auditoría interna y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, se procedió a realizar un estudio de control interno de seguimiento de acuerdos de Concejo al departamento de Legal en el periodo que comprende enero 2023 a diciembre 2023. 1.1 Objetivo Del Estudio El objetivo del estudio es evaluar el cumplimiento de los acuerdos tomados por el Concejo Municipal, por parte del departamento de Legal, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico y a las sanas prácticas existentes. 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría El alcance de este estudio se orientó a la evaluación de los procedimientos existentes, documentación de respaldo y mecanismos de control internos, establecidos por la Secretaría de Concejo y el departamento de legal, para la gestión de los seguimientos de recomendaciones, en el período de enero 2023 al diciembre 2023. 1.3 Responsabilidad de la administración Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta investigación para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la Administración Municipal. 1.4 Valor Agregado Con esta auditoría se pretende fortalecer el Sistema de Control Interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de Secretaria de Concejo y el departamento de Legal. 1.5 Limitaciones En el desarrollo del estudio no se presentaron situaciones que puedan calificarse como limitaciones al estudio. 1.6 Normativa a) Ley General de Control Interno No. 8292 b) Código Municipal No 7794 c) Normas Técnicas sobre Presupuesto Público N-1-2012-DC-DFOE. d) Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE e) Procedimiento de modificaciones presupuestarias “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoría interna en el ejercicio de la auditoria pública” 2. RESULTADOS 2.1 Determinar la cantidad de acuerdos de Concejo que se trasladaron al departamento Legal que no tuvieron respuesta. Condición: Se revisaron los traslados de acuerdos de Concejo al departamento de legal y se determina que de un total de 117 traslados y transcripciones en el año 2023, en treinta y uno (31) de ellos no se obtuvo respuesta. De los 31 acuerdos se obtiene la siguiente información según oficio MSA-ALC-ASL-04-260-2024 firmado por la Licda. Andrea Robles Álvarez, asesora legal: Fecha Traslado número Oficio MSA-ALC-ASL-04-260-2024 Legal Estado 26/1/2023 069-2023 Dicho traslado se dio respuesta al Concejo Municipal mediante oficio MSA-Alc-ASL-04-205-2023 del 27 de marzo de 2023, el cual fue aprobado en la sesión ordinaria 152 del 28 de marzo del 2023 y comunicado a la interesada mediante la transcripción 285-2023. Traslado contestado 1/2/2023 095-2023 La gestión con el administrado generó varias modificaciones a la redacción en los certificados de uso de suelo y finalmente se resolvió el 2 de abril anterior mediante oficio MSA-ALC-04-229-2024. Consecuentemente el caso fue revisado y resuelto para el solicitante, sin embargo, no he informado al Concejo Traslado contestado, pero no informado al Concejo Municipal 17/2/2023 106-2023 La transcripción no solicita un informe del Proceso de Asesoría Legal, por ende, no se ha rendido. No requería respuesta 8/2/2023 118-2023 El Proceso de Legal mediante correo del 9 de febrero de 2023 consultó a la encargada del Proceso de Patentes un informe sobre las zonas comerciales con espacio público suficiente para expandirse. Mediante el oficio MSA-GFT-PLA-04-078-2023, indicando que no hay espacios para el comercio al aire libre. Por ende, no se elaboró el reglamento y tampoco he informado al Concejo No se elaboró reglamento porque no procede, pero no se ha informado 8/2/2023 129-2023 El Proceso de Legal mediante correo del 9 de febrero de 2023 consultó a la encargada del Proceso de Patentes un informe sobre las zonas comerciales con espacio público suficiente para expandirse. Mediante el oficio MSA-GFT-PLA-04-078-2023, indicando que no hay espacios para el comercio al aire libre. Por ende, no se elaboró el reglamento y tampoco he informado al Concejo No se elaboró reglamento porque no procede, pero no se ha informado 8/2/2023 145-2023 El 17 de julio de 2023 el proceso de Legal envío un correo al Encargado del Subproceso de Geodesia preguntando por el informe técnico, no se obtuvo respuesta. El 24 de abril de 2024 anterior envié correo al Director de Ordenamiento Territorial con copia a Geomática preguntando si hay informe técnico y el Encargado del Subproceso de Geodesia contestó que él lo tiene a cargo y no lo tiene listo aún. El criterio legal se rinde con base en el criterio técnico, por lo que no lo he rendido tampoco No ha rendido informe porque depende de otro departamento 2/3/2023 166-2023 Mediante correo de 01 de febrero de 2023 con el informe de Geodesia el proceso de legal solicito el criterio de la UTGV y sin obtener respuesta, sin embargo, no se insistió más y no se ha rendido dictamen. No ha rendido informe porque depende de otro departamento 23/2/2023 232-2023 Se respondido al Concejo Municipal el 27 de marzo de 2023 mediante oficio MSA-Alc-ASL-04-205-2023, el cual fue aprobado en la sesión ordinaria 152 del 28 de marzo del 2023 y comunicado a la interesada mediante la transcripción 285-2023. Consecuentemente el caso fue atendido y el Concejo fue informado. Traslado contestado 27/4/2023 352-2023 Fue respondido al Concejo Municipal el 22 de marzo de 2024 mediante oficio MSA-ALC-ASL-04-185-2024, el cual fue aprobado en la sesión ordinaria 207 del 16 de abril del 2024.Consecuentemente el asunto fue atendido y el Concejo fue informado. Traslado contestado 11/5/2023 396-2023 Incumplimiento al traslado de documento 145-2023. No requería respuesta 11/5/2023 399-2023 Incumplimiento al traslado de documento 118-2023. No requería respuesta 26/5/2023 435-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 31/5/2023 460-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 12/5/2023 603-2023 El criterio legal se rinde con base en el criterio técnico y RRHH no rindió informe, por lo que no se ha rendido tampoco. No ha rendido informe porque depende de otro departamento 18/5/2023 646-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 1/6/2023 695-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 23/6/2023 516-2023 Mediante correo electrónico del 16 de agosto de 2023 la Directora de Inversiones y Obras informó que podría programar el estudio para noviembre y recomienda estudios de otros procesos. El criterio legal se rinde con base en el criterio técnico y al no haberlos, no lo he rendido tampoco. No ha rendido informe porque depende de otro departamento 18/8/2023 625-2023 La Asesoría Legal elabora convenios con base en las especificaciones que aporten los procesos que los negocian, en este caso no recibí el requerimiento. Por lo que, mediante correo en respuesta al monitoreo del 4 de diciembre se informó que la Asesoría Legal colaborará en la elaboración del convenio o revisará el proyecto de convenio que la Alcaldía proponga por lo que el Concejo fue informado. No ha rendido informe porque depende de otro departamento 29/6/2023 521-2023 El reglamento de aportes fue iniciado, pero se suspendió debido a la atención de otros asuntos como la implementación de la Normas Internacionales de Contabilidad y la Ley Marco de Empleo Público, se reiniciará para concluirlo en este semestre Iniciado pero no se ha concluido 29/6/2023 527-2023 Se presentó mediante oficio MSA-ALC-ASL-04-743-2023 del 19 de diciembre del 2023, aprobado mediante acuerdo 21 (Transcripción 072-2024) de la sesión ordinaria 198-2024 del 13 de febrero del 2024 Transcripción contestada 6/7/2023 552-2023 Mediante correo del 7 de febrero de 2023 el Encargado de Contraloría Ambiental comunicó los cambios que propone. A la espera de que la Encargada de Gestión Ambiental envíe su aporte al Reglamento No ha rendido informe porque depende de otro departamento 31/8/2023 667-2023 Mediante correo del 23 de noviembre de 2023 el presidente de AEMAI, Sr. Jorge Luis Acevedo Vargas comunicó a Asesoría Legal y a la Secretaría que desisten de constituirse en administradores del sistema artífice. Consecuentemente carece de interés actual la moción de la transcripción 667-2023. Transcripción resuelta, pero no informada 14/7/2023 914-2023 Se encuentra en estudio el origen de la urbanización Bosques de Santa Ana para determinar si la Municipalidad debe recibir estos lotes Se encuentra en estudio 14/7/2023 915-2023 Se presentó mediante oficio MSA-ALC-ASL-04-605-2023 del 17 de octubre de 2023, aprobado mediante acuerdo 15 (Transcripción 928-2023) de la sesión ordinaria 184-2024 del 7 de noviembre del 2023 Traslado contestado 23/8/2023 1067-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 31/8/2023 672-2023 Asesoría Legal no he rendido el criterio solicitado. Sin respuesta 31/8/2023 675-2023 Estos acuerdos no establecen un requerimiento para el Proceso de Asesoría Legal y tanto la verificación de requisitos de vallas publicitarias como el levantamiento de sellos de clausura son competencia del Proceso de Control Urbano No requería respuesta 18/9/2023 721-2023 Estos acuerdos no establecen un requerimiento para el Proceso de Asesoría Legal y tanto la verificación de requisitos de vallas publicitarias como el levantamiento de sellos de clausura son competencia del Proceso de Control Urbano No requería respuesta 5/10/2023 1308-2023 El proceso de Asesoría Legal le indicó al Director de Ordenamiento Territorial cómo debía atender esta solicitud mediante correo del 16 de abril de 2024. Lo cual generó que Control Urbano generara el oficio MSA-GOT-UCU-04-051-2024 notificado al administrado (ver documento 29-Traslado 1308-2023 correo Control Urbano). Una vez terminado el plazo otorgado en el oficio MSA-GOT-UCU-04-051-2024, el Proceso de Asesoría Legal rendirá criterio al Concejo No ha rendido informe porque depende de otro departamento 30/11/2023 1621-2023 No se ha rendido el criterio solicitado, pero se inició el análisis del informe del Subproceso de Geodesia. Sin respuesta 7/12/2023 1018-2023 No se ha solicitado a la OPAMDIS las especificaciones, fines y objetivos para elaborar el convenio. Sin respuesta El resultado del informe enviado por la Licda. Robles es el siguiente: * Ocho Acuerdos de traslado o transcripciones no han sido contestados. * Siete Acuerdos de traslado o transcripciones no han sido contestados porque dependen de otros departamentos. * Cinco Acuerdos de traslado o transcripciones no requerían respuesta por parte de Legal. * Cuatro Acuerdos de traslado o transcripciones han sido resueltos pero no informados. * Cinco Acuerdos de traslado o transcripciones han sido contestados, y respondidos al Concejo. * Dos Acuerdos de traslado o transcripciones se encuentran en estudio. Criterio: Ley General de la Administración Pública N°6227 Artículo 4º.-La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Código Municipal  Artículo 17. - Corresponden a la persona titular de la alcaldía las siguientes atribuciones y obligaciones: (Así reformado el párrafo anterior por el aparte d) del artículo único de la Ley N° 8679 del 12 de noviembre del 2008) a) Ejercer las funciones inherentes a la condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales, vigilando la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general. (el subrayado no es del original) CAPÍTULO X Deberes de los servidores municipales Artículo 156. - Son deberes de los servidores municipales: a) Respetar esta ley y sus reglamentos, así como cumplir las obligaciones vigentes en sus cargos. b) Prestar los servicios contratados con absoluta dedicación, intensidad y calidad, responsabilizándose de sus actos y ejecutando sus tareas y deberes con apego a los principios legales, morales y éticos. Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Causa: Debido a la falta de control interno y un procedimiento para dar respuestas. Efecto: Transcripciones y traslados de acuerdos que no se resuelven en un tiempo prudencial, se resuelven y no son comunicados. 2.2 Determinar los plazos de respuesta a los acuerdos de Concejo traslados a Legal. Condición: Al realizar la revisión de la información suministrada por la Secretaría de Concejo, se determina que los tiempos de respuesta por parte del departamento Legal es tardío en algunos casos. Fecha Traslado número Seguimiento 1 Seguimiento 2 Seguimiento 3 Respuesta Tiempo de respuesta Plazo Otorgado 19/1/2023 031-2023 X X X 19/1/2023 Inmediato 5 días hábiles 1/2/2023 105/121/172/271-2023 26/4/2023 X X 12/10/2023 167 días hábiles 10 días hábiles 8/2/2023 080-2023 X X X 10/2/2023 2 días hábiles No se determina 22/2/2023 134-2023 26/5/2023 5/6/2023 11/12/2023 19/12/2023 197 días hábiles No se determina 15/3/2023 340-2023 X X X 21/3/2023 4 días hábiles 4 días hábiles 30/3/2023 411-2023 26/4/2023 8/6/2023 X 12/10/2023 129 días hábiles No se determina 31/3/2023 296-2023 25/4/2023 8/5/2023 24/5/2023 1/6/2023 37 días hábiles No se determina 27/4/2023 530-2023 18/5/2023 23/5/2023 8/11/2023 21/11/2023 132 días hábiles 10 días hábiles 26/5/2023 436-2023 14/6/2023 10/7/2023 X 18/7/2023 36 días hábiles No se determina 11/5/2023 591-2023 20/6/2023 7/11/2023 X 5/12/2023 135 días hábiles 10 días hábiles 1/6/2023 686-2023 X X X 2/6/2023 Inmediato 10 días hábiles 9/6/2023 485-2023 X X X 21/8/2023 49 días hábiles No se determina 15/6/2023 763-2023 4/9/2023 27/10/2023 2/11/2023 21/11/2023 103 días hábiles 5 días hábiles 14/7/2023 901-2023 X X X 17/7/2023 1 día hábil 10 días hábiles 21/7/2023 950-2023 4/10/2023 12/10/2023 X 12-10-023 55 días hábiles 15 días hábiles 9/8/2023 604-2023 19/9/2023 27/9/2023 X 12/10/2023 47 días hábiles No se determina 26/10/2023 1451-2023 1/11/2023 X X 1/11/2023 2 días hábiles No se determina Mediante oficio MS-AUI-01-003-2024, se consulta a la Licda. Robles porque en algunos casos toma tanto tiempo la respuesta. La Licda Robles mediante oficio MSA-ALC-ASL-01-033-2024 indica lo siguiente: “Los tiempos de respuesta están afectados por varios factores. En primer lugar, tenemos la gran cantidad de trabajo ingresado previamente al traslado que el Concejo realiza, tomando en consideración que el Proceso de Asesoría Legal recibe solicitudes de criterios de toda la Municipalidad. En segundo lugar, se debe considerar que atendemos asuntos con una urgencia y/o importancia que amerita postergar la respuesta de los traslados del Concejo que no tengan la misma condición de urgencia, como la contestación de demandas, recursos de amparo, requerimientos de la CGR y así por el estilo. En tercer lugar, hay asuntos muy sencillos de responder, ya sea porque la información solicitada es bien conocida o porque los insumos para elaborar el criterio son muy comunes y de fácil localización. Pero hay temas poco conocidos en el ámbito del Derecho Municipal que requieren un estudio profundo de jurisprudencia, normativa, doctrina incluso internacional, lo cual toma tiempo. En este escenario tenemos asuntos como el dictamen sobre una “servidumbre de hecho” (Traslado 530-2023) o el Reglamento de Marca Cantón (Traslado 134- 2023). Por último; hay casos en que la Asesoría Legal debe negociar con un tercero, donde el avance del criterio depende de que este tercero revise y/o apruebe lo elaborado. Bajo este escenario estaban los traslados 105/121/172/271/411-2023 de ADASFRO y traslado 296-2023 de ASOBOSQUES” Criterio: Código Municipal CAPÍTULO X Deberes de los servidores municipales Artículo 156. - Son deberes de los servidores municipales: a) Respetar esta ley y sus reglamentos, así como cumplir las obligaciones vigentes en sus cargos. b) Prestar los servicios contratados con absoluta dedicación, intensidad y calidad, responsabilizándose de sus actos y ejecutando sus tareas y deberes con apego a los principios legales, morales y éticos. Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Causa: El no considerar la complejidad del tema sobre el que se solicita a la hora de tomar los acuerdos de Concejo, el tiempo de respuesta no es el adecuado. Efecto: Incumplimiento del plazo a los acuerdos de Concejo. 2.3 Revisar la cantidad de seguimientos o monitoreos que realiza la Secretaría de Concejo a dichos acuerdos, como los realiza y determinar la periodicidad de estos. Condición: “En conversación sostenida con el asistente de la Secretaría de Concejo, Fernando Marin Guerrero, indica que la Secretaría realiza un total de TRES seguimientos o monitoreos a los acuerdos que se trasladan a los diferentes departamentos. El primer seguimiento se realiza a los 10 días hábiles después de trasladado el documento o la transcripción, el segundo se realiza 5 dias hábiles después del primer seguimiento y el tercero y último se realiza 3 dias hábiles después de enviado el segundo monitoreo” Muestra de los monitores Fecha Traslado número Seguimiento 1 Seguimiento 2 Seguimiento 3 26/1/2023 069-2023 7/2/2023 15/2/2023 7/3/2023     8 días 6 días 14 días 1/2/2023 095-2023 7/3/2023 14/3/2023 22/3/2023     22 días 5 días 6 días 17/2/2023 106-2023 25/5/2023 5/6/2023 X     61 días 7 días - 8/2/2023 118-2023 15/3/2023 22/3/2023 29/3/2023     25 días 5 días 5 días 8/2/2023 129-2023 28/2/2023 15/3/2023 3/5/2023     14 días 11 días 27 días 8/2/2023 145-2023 7/3/2023 14/3/2023 22/3/2023     19 días 5 días 6 días 2/3/2023 166-2023 30/11/2023 11/12/2023 18/12/2023     165 días 6 días 5 días 23/2/2023 232-2023 13/3/2023 22/3/2023 3/5/2023     12 días 7 días 23 días 27/4/2023 352-2023 19/6/2023 8/11/2023 14/11/2023     36 días 97 días 4 días 11/5/2023 396-2023 7/11/2023 15/11/2023 22/11/2023     119 días 6 días 5 días 11/5/2023 399-2023 7/11/2023 15/11/2023 22/11/2023     119 días 6 días 5 días 26/5/2023 435-2023 20/6/2023 7/11/2023 14/11/2023     17 días 94 días 5 días 31/5/2023 460-2023 7/11/2023 15/11/2023 22/11/2023     108 días 6 días 5 días 12/5/2023 603-2023 7/11/2023 15/11/2023 22/11/2023     121 días 6 días 5 días Cabe mencionar que la Secretaría de Concejo no realiza los seguimientos o monitoreos bajo ningún criterio Criterio: Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. (el subrayado no es del original) 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad. 5.6.2 Oportunidad Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 6.1 Seguimiento del SCI. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud. Causa: El no disponer de regulación interna para los seguimientos de los traslados y transcripciones de acuerdos. Efecto: Se asumen riesgos de prescripciones, caducidad y otros problemas en relación a los acuerdos tomados por el Concejo Municipal. 2.4 Expedientes de los proyectos generados en el 2023. Condición: Se comunica que no es posible indicar cuales expedientes fueron creados en 2023, lo que evidencia que el acceso a los expedientes de la Secretaría de Concejo no es oportuna ni expedita. Criterio: Código Municipal Artículo 46. - El Secretario del Concejo formará un expediente para cada proyecto; a él se agregarán el dictamen de Comisión y las mociones que se presenten durante el debate; además, se transcribirán los acuerdos tomados y al pie firmarán el Presidente Municipal y el Secretario. Causa: Falta de control interno no se lleva un adecuado manejo de los expedientes. Efecto: No tener acceso a la información de los proyectos según sea el requerimiento al momento, además del incumplimiento del artículo 46 de Código Municipal. Otros Hallazgos 2.5 Resguardo y almacenamiento de la información de los expedientes digitales. Condición: En conversación sostenida con los miembros de la Secretaría Municipal se realiza la consulta de donde se guardan y respaldan todos los expedientes del Concejo Municipal, los mismos indican que se llevan en una carpeta compartida y que se almacena en la “nube”. La Secretaría no realiza ningún tipo de respaldo de dicha información y que los seguimientos que se realizan se llevan totalmente por separado a la carpeta de los expedientes. Criterio: Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE Artículo 16.-Sistemas de información. Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada. En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes: a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requeridos para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno. b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos públicos. Causa: Ausencia de sistema documental no permite mantener un adecuado manejo de los expedientes. Efecto: Riesgo por perdida de información y dificultad de acceso a los datos. 2.6 Perfil de puesto “Asistente administrativo Secretaría Concejo Municipal (2)”. Condición: Se solicita a la Licda. Ana Julia Mena, brindar el perfil del puesto del “Asistente Administrativo Secretaría Concejo Municipal” puesto que desempeña Fernando Marin Guerrero. Aunado a las funciones ya establecidas para el perfil, el señor Marin Guerrero indica que realiza otras funciones adicionales a las indicadas en el perfil del puesto. Criterio: Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. (el subrayado no es del original) 5.6 Calidad de la información 5.6.2 Oportunidad Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales Causa: Recargo de funciones para el puesto de Asistente Administrativo Secretaría Concejo Municipal. Efecto: Se afecta directamente la eficiencia en el seguimiento de acuerdos. 3. CONCLUSIÓN Después de la revisión realizada se determina la falta de procedimientos y controles internos en la gestión de la Secretaría Municipal y el departamento de Asesoría Legal, lo que propicia que se realice una débil gestión de los acuerdos de Concejo tomados. Motivo por el cual este estudio resulta de relevancia al evidenciar importantes oportunidades de mejora para la administración municipal, en aras de realizar sus funciones apegados al cumplimiento de la normativa vigente e implementando mecanismos de control, así como las regulaciones aprobadas por el Jerarca, sin duda permitirán que se realice el proceso de cumplimiento de acuerdos de concejo más ordenado, controlado, documentado y de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico. 4. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar en forma inmediata, las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. 4.1 Al Concejo Municipal. 4.1.2 Girar instrucción al Secretario Municipal de coordinar con el proceso de Asesoría Legal, la elaboración de un procedimiento para las respuestas a las diferentes consultas, informes o asesorías, con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 8 días hábiles Producto esperado: Instrucción al Secretario Municipal para la elaboración de procedimiento de respuestas a los diferentes usuarios. 4.1.3 Considerar al momento de tomar acuerdos, la complejidad del tema tratado, por ejemplo, criterios, informes, procedimientos, convenios, reglamentos entre otros, con el fin de que los tiempos de respuesta sean razonables y proporcionales por parte del proceso de Asesoría Legal, con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe Tiempo de cumplimiento: 8 días hábiles Producto esperado: Acuerdo del Concejo Municipal que indique plazos razonables acordes a la complejidad de las solicitudes que hace administración. 4.1.4 Ordenar al Secretario Municipal, elaborar e implementar un procedimiento de seguimiento de acuerdos de Concejo Municipal, con el fin de subsanar el punto 2.3 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 8 dias hábiles Producto esperado: Orden al Secretario del Concejo de elaborar e implementar un procedimiento de seguimiento de acuerdos de Concejo Municipal. 4.1.5 Girar instrucciones al Secretario del Concejo para llevar expedientes por proyectos de manera tal que exista facilidad de acceso según la necesidad y según las instrucciones de archivo, con el fin de subsanar el punto 2.4 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 8 dias hábiles Producto esperado: Orden al Secretario del Concejo que lleve expedientes por proyectos con facilidad de acceso y expedita. *Nota: Esta recomendación se había dado en un estudio realizado en el 2018. 4.1.6 Girar instrucciones a la administración para que se presupueste recursos, para la adquisición de un sistema documental (software), para ser utilizado por la secretaría de Concejo, con el fin de unificar la información de los expedientes, seguimientos y todo lo pertinente a cada proyecto, con la finalidad de llevar un mejor control. con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 8 dias hábiles Producto esperado: Instrucción a la Administración para presupuestar recursos. 4.1.7 Girar instrucciones a la administración para que se realice un estudio de funciones, puestos, tiempos y movimientos de los funcionarios de la Secretaría de Concejo, con el fin de subsanar el punto 2.6 de este informe. *Nota: Esta recomendación se había dado en un estudio realizado en el 2018, sin embargo y según la información brindada por la Administración, no se realizó. Tiempo de cumplimiento: 8 dias hábiles Producto esperado: Instrucción a la Administración para que realice el estudio de funciones 4.2 Al Alcalde Municipal. 4.2.1 Elaborar e implementar un mecanismo para el seguimiento y cumplimiento a los acuerdos de Concejo municipal, esto con el objetivo de, coordinar el fiel cumplimiento de los acuerdos Municipales, con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 1 mes calendario Producto esperado: Mecanismo elaborado e implementado para el seguimiento de acuerdo municipales. 4.3 A la Secretaría de Concejo. 4.3.1 Coordinar con el proceso de Asesoría Legal para la creación de un procedimiento de respuestas, a las consultas, informes o asesorías, con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 3 meses calendario Producto esperado: Procedimiento de respuestas finalizado. 4.3.2 Confeccionar e implementar un procedimiento para el seguimiento de acuerdos de concejo, con el fin de subsanar el punto 2.3 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 3 meses calendario Producto esperado: Procedimiento para el seguimiento a los acuerdos de Concejo. 4.3.3 Implementar el llevar expedientes por proyectos de manera tal que exista facilidad de acceso a estos, según la necesidad y según las recomendaciones de archivo, con el fin de subsanar el punto 2.4 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediato Producto esperado: Expedientes por proyectos digital o físico, que cumpla con las recomendaciones de archivo. 4.3.4 Implementar un “sistema documental” con el propósito de unificar la información de los expedientes y llevar un mejor control, con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Debido al riesgo que se tiene en este momento la solución debe ser a corto plazo Producto esperado: Sistema documental implementado