MSA-AUI-ICI-04-002-2024 Santa Ana, 08 de febrero 2024 Licda. Daniela Zeledon Saborio. Encargada de proveeduría. Licda. Marilú Sanchez Venegas. Directora financiera y tributaria. Asunto: Estudio de auditoría en el departamento de proveeduría Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2023, y ejecutada la conferencia final el día 6 de febrero del 2024, se procede a realizar la entrega formal del Informe de Estudio de auditoría en el departamento de proveeduría Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Mauricio Castro Solis Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-04-002-2024 “Estudio de auditoría en el departamento de proveeduría” Realizado por: Lic. Mauricio Castro Solis. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Enero, 2024 Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN 5 2. RESUMEN EJECUTIVO ……………………………………………………………………………………….3 3. RESULTADOS 6 4. CONCLUSIÓN 6¡Error! Marcador no definido. 5. RECOMENDACIONES 13 Resumen ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar dentro del Departamento de Proveeduría la eficiencia de las labores en la Proveeduría Municipal, comprobando el cumplimiento de la normativa vigente. El alcance de este estudio fue de enero 2023 a octubre 2023. Esta auditoria encontró puntos de mejora en el proceso de proveeduría; en primera instancia. Existe una clara des actualización de los procedimientos GAD-PRV-M01, GAD-PRV-M02, es necesario su actualización para que sean homogéneos a los términos que utiliza la ley de contratación pública 9986 y su reglamento. Otros de los temas revisados fue el de cumplimiento de requisitos, la utilización correcta de los diferentes tipos de licitaciones con base a los umbrales establecidos en el artículo 36 de la ley anteriormente mencionada, así como que se agregara correctamente todo lo que estipula ley respecto al pliego de condiciones, (desempate, criterios de evaluación, decisión inicial). En todos los casos analizados se determinaron que se utilizaron los umbrales correctos para determinar las diferentes licitaciones, no así en temas de criterios de desempate, donde en un caso no fue agregado tanto por la unidad solicitante, así como por la proveeduría municipal, también en uno de los casos revisados se evidenció el uso erróneo de procedimiento o licitación. Por otra parte, los criterios de evaluación de oferta también presentaron errores específicamente en la licitación 2023LD-000120-000240000, donde no es claro cómo se va a evaluar la licitación. Esta auditoria analizó la licitación anteriormente menciona, se revisaron todos los puntos y se determinó que la licitación utilizada es la correcta, lo anterior según los umbrales que estipula la ley, los tiempos de respuesta de aclaraciones no se cumplieron, incluso no se le dio respuesta a los postulantes que solicitaron aclaraciones, siendo el tiempo máximo para dar respuestas a las aclaraciones en las licitaciones reducidas de un día hábil, según indica el artículo 93 del reglamento de ley 9986. Esta auditoria género recomendaciones para que se mejoren los diferentes hallazgos, se solicitó al proceso de proveeduría una actualización de los procedimientos y manuales desactualizados, así mismo, un mecanismo de control que le permita filtrar los diferentes pliegos de condiciones con el objetivo de que sea agregado correctamente todo lo que dicta la ley. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el plan anual de la auditoría interna 2023 y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, se procedió a realizar el Estudio de auditoría en el departamento de Proveeduría del Gobierno Local de Santa Ana. 1.1 . Objetivo del Estudio Evaluar la eficiencia de las labores en la Proveeduría Municipal, comprobando el cumplimiento de la normativa vigente. 1.2 . Alcance de la auditoria El estudio comprendió; entrevistas, cuestionarios, revisión de expedientes en SICOP, como los que ellos mantengan. El estudio comprendió el periodo de 1 de enero del 2023 al 31 de octubre del 2023. 1.3. Responsabilidad de la Administración. Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó este estudio para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la administración municipal 1.4. Valor Agregado. Con esta auditoría se pretende fortalecer el sistema de control interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de proveeduría y generar una mejor atención a los administrados por parte del gobierno local de Santa Ana. 1.5. Limitaciones No hubo limitaciones. 1.6. Normativa - Ley general de contratación pública 9986. - Norma de control interno sector público. - Reglamento proveeduría municipal - Procedimiento GAD-PRV-MO2 - Manual GAD-PRV-M01 - Reglamento Ley 9986 - Ley General de control Interno 8292. “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoria interna en el ejercicio de la auditoria pública.” 2. RESULTADOS 2.1 Manuales y Procedimientos desactualizados con base a lo que estipula ley. Condición Se revisaron los documentos GAD-PRV-M01, GAD-PRV-M02 y se evidenció que los mismos están desactualizados, los términos utilizados en el presente procedimiento en referencia a las licitaciones y pliego de condiciones están desactualizados. La fecha de actualización de este documento GAD-PRV-M02 tiene fecha 22-2-2023 y el documento GAD-PRV-M01 escasa cuantía o directa 30-3-2023. Los documentos fueron actualizados en el 2023, pero no se tomó en cuenta o se omitió la actualización de términos de la nueva ley. Procedimiento: GAD-PRV-M02- Contratación por licitación. Procedimiento: GAD-PRV-M01- Manula escasa cuantía Criterio Ley 8292 Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. …..” Causa: Por falta de control interno no se ha actualizado oportunamente los diferentes procedimientos y manuales con base a la nueva ley de contratación pública 9986 aprobada el día 1 diciembre 2022. Efecto: Incertidumbre de parte de las unidades solicitantes a la hora de iniciar una licitación, los procedimientos no son homogéneos con base a los términos y requerimientos incluidos en la nueva ley. 2.2. Error en uno de los procedimientos resueltos por desempate. Condición: Se solicitó a la encargada del proceso de proveeduría Lic. Daniela Zeledón, el total de procesos que se resolvieran mediante la vía del desempate, dentro del alcance de este estudio se produjeron solamente tres licitaciones que se adjudicaron mediante el desempate. Pero solamente en una no incluyó dentro el pliego de condiciones los criterios desempate. Procedimiento: 2023-LY-000001-0002400001 Se analizaron los diferentes puntos del proceso de desempate y se encontró que esta licitación no cumple con lo siguiente: 1- El pliego de condiciones adjunto por la unidad solicitante no especifica los términos de desempate. 2- El proceso de proveeduría no especificó los términos de desempate. Criterio: Artículo 97, reglamento ley 9986: En el pliego de condiciones deberán fijarse las cláusulas de desempate y en caso de que éste persista, lo definirá la suerte. En este último supuesto, si el pliego de condiciones no definiera otro método, se convocará a los oferentes cuya propuesta tenga la misma puntuación a un sorteo público, el cual se realizará en el lugar, fecha y hora que defina la Administración, utilizando para ello los dados, monedas o cualquier otro sistema que cumpla con el principio de transparencia. De todo ello se levantará un acta que será suscrita por los asistentes al evento y posteriormente se adoptará el acto de adjudicación, todo lo anterior deberá constar en el sistema digital unificado. ...” Causa: Por una omisión de controles no se agregó correctamente la totalidad de la información en el pliego de condiciones, en este caso los términos de desempate. Efecto: Inseguridad de los proveedores por desconocer cuáles son los criterios que se tomaran en cuenta en caso de empate, lo anterior para determinar un ganador del concurso. 2.3. Utilización incorrecta del tipo de licitación, en el procedimiento: 2023LD-000001-0002400001. Condición: En lo que comprende al alcance de esta auditoría, el total de licitaciones reducidas realizadas fue de 303 y se procedió a revisar un 10% (30 licitaciones reducidas). De las licitaciones revisadas se observó que en la licitación 2023LD-000001-0002400001, se utilizó un tipo de licitación incorrecta, se tramitó una licitación reducida según el título de la licitación, pero el procedimiento de la licitación se llevó a cabo como una licitación exceptuada. El compañero Mario Mora, encargado de esta licitación, nos dice que en su momento era el primer procedimiento que se hacía con la nueva ley, y que se tramitó por error de esta manera. Criterio: Normas de control interno Sector público: 4.5.1 Supervisión constante: El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. 1.5 Responsabilidad de los funcionarios sobre el SCI: De conformidad con las responsabilidades que competen a cada puesto de trabajo, los funcionarios de la institución deben, de manera oportuna, efectiva y con observancia a las regulaciones aplicables, realizar las acciones pertinentes y atender los requerimientos para el debido diseño, implantación, operación, y fortalecimiento de los distintos componentes funcionales del SCI. Causa: Por falta de control interno por parte de la proveeduría municipal, se utilizó un tipo de licitación incorrecto. Lo anterior por falta de conocimiento o capacitación de los encargados. Efecto: Desconfianza en la tramitación de las licitaciones, generando incertidumbre de sí se utiliza el tipo de licitación correcta. 2.4 Análisis licitación 2023LD-000120-0002400001. Condición: Se realizó el análisis de esta licitación, y se logró determinar lo siguiente: 1- Aclaraciones: No se dio respuesta a las aclaraciones solicitadas en el pliego de condiciones, lo anterior por el imprevisto sufrido por parte de la unidad solicitante, luego del seguimiento realizado por el encargado de la licitación, Marco Antonio Valverde se solicitó por medio de la directora financiera Lic. Maria Pérez declarar infructuosa la licitación, lo anterior porque la Lic. Patricia Carmona encargada de la unidad solicitante se encontraba fuera de la institución. 2- Poca claridad en cómo se iba a evaluar la licitación: el pliego de condiciones que adjunto la Licenciada Carmona no es claro en cómo se van a adjudicar los puntos en el proceso, ya que indica que él pliego de condiciones indica que será con base a la experiencia 100%, pero en el desglose solamente se toma en cuenta el 50% de los puntos, el otro 50% de los puntos no especifica como se van a adjudicar. Criterio: Artículo 93, reglamento ley General de contratación pública “….. “En el caso de la licitación reducida la solicitud de aclaración será en un plazo de un día hábil, mismo plazo que tendrá la Administración para resolver.” ….” Artículo 40 Ley general de contratación pública. Contenido: El pliego de condiciones deberá establecer los requisitos de admisibilidad, los parámetros para verificar la calidad y contener un sistema de calificación de ofertas, siendo posible incorporar factores de evaluación distintos del precio, tales como plazo y calidad que, en principio, deben regularse como requisitos de cumplimiento obligatorio. La combinación de cláusulas de admisibilidad y de factores de evaluación debe asegurar la adquisición del mejor bien, obra o servicio, al menor precio y con apego al principio del valor por el dinero. ….” Causa: Por falta de seguimiento de parte de la proveeduría municipal y la unidad solicitante no fueron agregados correctamente criterios de evaluación, además de que no se les dio respuesta a las diferentes solicitudes de aclaración recibidas en el expediente electrónico en SICOP. Además de una falta de capacitación en materia de contratación administrativa en puntos básicos a los usuarios. Efecto: Un desconocimiento en cómo se evaluaría la licitación, además de una incertidumbre y desconfianza por parte de los proveedores por la no respuesta a las aclaraciones solicitadas. Conclusiones: De este estudio se evidenciaron oportunidades de mejora en el departamento de proveeduría, primero que todo se evidencian des actualizaciones en los manuales y procedimientos respecto a los nuevos términos que estipula la nueva ley aprobada el pasado 1 de diciembre 2022. También es importante resaltar que por una falta de control interno se olvidó agregar los términos de desempate en una de las licitaciones revisadas. Así como una licitación tramitada por el procedimiento incorrecto. Se analizó el procedimiento 2023LD-000120-0002400001 y se concluyó que la administración incumplió con los tiempos de respuesta que impone la ley para licitaciones reducidas, además de que los criterios de evaluación no eran claros, generando una oportunidad de mejora en control interno, y seguimiento para evitar que se declaren infructuosas las licitaciones futuras por este tipo de errores. 3. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. Se le solicita a el departamento de proveeduría un cronograma de actividades para atender las siguientes recomendaciones, el cronograma debe ser entregado en un máximo de 10 días hábiles. A la proveeduría municipal: 1. Actualización de los documentos GAD-PRV-M01, GAD-PRV-M02 de contratación por licitación. Producto esperado: Procedimientos actualizados con los términos que utiliza la ley general de contratación pública 9986. Con el fin de subsanar el punto 1 de los resultados. Tiempo estimado: 6 meses. 2. Elaborar un mecanismo de control donde le permita a la proveeduría asegurarse que los criterios de desempate se adjunten al pliego de condiciones de manera correcta. Con el fin de subsanar el punto 2 de los resultados. Producto esperado: Mecanismo de control para asegurar que se agregue los criterios de desempates correctamente. Tiempo estimado: 1 mes. 3. Elaborar e implementar un mecanismo de control donde le permita a la proveeduría y a las unidades solicitantes garantizar la utilización correcta de las distintas licitaciones. Lo anterior para subsanar el punto 3 de los resultados. Producto esperado: Mecanismo de control que le permita a la proveeduría municipal y a las unidades solicitantes utilizar el tipo de licitación correcta. Tiempo estimado: 1 mes. 4. Elaborar e implementar un mecanismo de control donde le permita a la proveeduría y a las unidades solicitantes adjuntar correctamente los criterios de evaluación. Lo anterior para subsanar el punto 4 de los resultados. Producto esperado: Mecanismo de control que permita garantizar que los criterios de evaluación sean incorporados correctamente. Tiempo estimado: 1 mes. Por último, se le recuerda a la Administración que los artículos 36 y 38 de la Ley General de Control Interno 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Licdo. Mauricio Castro Solis, Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i