MSA-AUI-ICI-04-006-2024 4 de Abril 2024 Señores (as) Junta Vial Cantonal Gobierno Local Santa Ana Licdo. Luis Gustavo Siles Agüero Director Unidad Técnica de Gestión Vial Asunto: Informe de Unidad Técnica de Gestión Vial. Estimables Señoras y Señores: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), y al Plan Anual de Auditoría Interna 2023, se procede a realizar la entrega formal del Informe de Unidad Técnica de Gestión Vial. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME MSA-AUI-ICI-04-006-2023 ESTUDIO DE AUDITORÍA DE UNIDAD TÉCNTICA DE GESTIÓN VIAL Realizado por: Nidia Rodríguez Mora Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Diciembre, 2023 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo 2 1. Introducción 4 1.1 Objetivo del estudio 4 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría 4 1.3 Responsabilidad de la administración 5 1.4 Valor agregado 5 1.5 Limitaciones 5 1.6 Normativa 5 2.1 Sobre el Plan Vial Quinquenal. 6 2.2 Sobre los Expedientes de Proyectos de Obra Pública. 8 2.3 Sobre la Junta Vial. 11 2.4 Valoración de ofertas en Procesos de contratación de Obra Pública SICOP. 14 2.5 Sobre los riesgos. 17 3. Conclusión 19 4. Recomendaciones 19 4.1 A la Junta Vial Cantonal. 19 4.2 Al director de la Unidad Técnica de Gestión Vial……………………………………………………….19 Resumen Ejecutivo ¿Qué examinamos? En el análisis presentado, se examinó la gestión realizada por la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial. Se evaluaron aspectos relacionados con la planificación, ejecución y supervisión de proyectos viales, así como la gestión documental, de contrataciones y riesgos. Los elementos clave examinados incluyeron: revisión de expedientes digitales y documentación asociada a intervenciones viales, cumplimiento de normativas relacionadas con los expedientes, existencia y vigencia de un plan quinquenal y un plan anual integrado, frecuencia de sesiones mensuales y continuidad en la toma de decisiones, existencia de un plan de contingencia y enfoque proactivo para la gestión de riesgos y procesos de contratación. ¿Por qué es importante? La importancia de este análisis radica en varios aspectos para la eficiencia y transparencia de la gestión vial en el ámbito cantonal. Algunas de las razones clave son: * Colaborar para que se mejore la organización, planificación y ejecución de proyectos viales para garantizar un uso eficiente de los recursos asignados. * Garantizar que la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial cumplan con las normativas y reglamentaciones establecidas para su funcionamiento, asegurando así la legalidad y legitimidad de sus acciones. * Garantizar la transparencia en los procesos de contratación y en la gestión de la documentación de la Unidad Técnica de Gestión Vial * Asegurar la calidad y sostenibilidad de los proyectos viales con la implementación de procesos de contratación que fomenten la competencia y la excelencia, lo que contribuye a fortalecer la rendición de cuentas ante las partes interesadas. ¿Qué se encontró? Durante la auditoría se identificaron diversas áreas de preocupación y deficiencias en la gestión de la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial. A continuación, se destacan algunos de los hallazgos clave: * Falta de documentación adecuada sobre las intervenciones e inversiones en los caminos. Además, no se encontraron expedientes adicionales con información detallada sobre cada proyecto. * La Junta Vial Cantonal carece de un plan quinquenal y de un plan anual integrado. * Se detectaron irregularidades en la realización de sesiones mensuales, interrupciones prolongadas y falta de actualización de actas. * Se observó una carencia en la identificación y gestión de riesgos asociados a posibles desafíos, lo que expone a la Unidad Técnica de Gestión Vial a situaciones imprevistas que podrían afectar la planificación y ejecución de actividades viales. * La falta de análisis profundo de las ofertas en procesos de contratación. ¿Qué sigue? Establecer un sistema integral de gestión documental que garantice la correcta organización, almacenamiento y acceso a la información relacionada con intervenciones viales. Esto debe incluir expedientes digitales completos y actualizados. Asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el Decreto 40137, priorizando los proyectos, la elaboración y seguimiento de los planes quinquenal y anuales integrados, garantizando una gestión planificada y efectiva de los recursos. Implementar medidas para mejorar la continuidad y oportunidad en la toma de decisiones durante las sesiones, esto incluye la actualización regular de actas, la regularización de sesiones y la transparencia en los procesos. Establecer una cultura organizativa que fomente la identificación y gestión proactiva de riesgos asociados a las actividades de la Unidad Técnica de Gestión Vial. Reforzar los procedimientos de revisión de ofertas y garantizar un análisis profundo de cada oferente, conforme a lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa, implementar medidas correctivas. 1. Introducción La infraestructura vial es un pilar fundamental para el desarrollo y bienestar de cualquier comunidad, y su gestión eficiente es esencial para garantizar la seguridad y accesibilidad de las vías. El presente informe ofrece una evaluación de la gestión vial llevada a cabo por la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial (UTGV), destacando áreas críticas que requieren atención inmediata y mejoras significativas. La revisión incluyo la documentación de expedientes, la planificación estratégica o plan quinquenal, la transparencia en las sesiones y la capacidad de anticipar y abordar riesgos en la ejecución de proyectos viales. Asimismo, se examinan los procedimientos de contratación y análisis de ofertas, y los posibles atrasos en la ejecución de proyectos. El fin de esta evaluación es proporcionar recomendaciones concretas, orientadas a la acción, destinadas a fortalecer los procesos de gestión vial, mejorar la transparencia, y garantizar la calidad y sostenibilidad de los proyectos viales que se ejecutan en el cantón. La implementación de estas recomendaciones no solo promoverá una gestión más efectiva, sino que también contribuirá al desarrollo integral y al bienestar del cantón, a través de una infraestructura vial segura y funcional. 1.1 Objetivo del estudio Realizar una evaluación integral de la gestión vial llevada a cabo por la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial (UTGV), con el propósito de identificar áreas de mejora y proponer recomendaciones específicas. 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría El estudio abarcó el periodo comprendido entre el 1 de julio del 2022 al 30 de junio del 2023, y se realizó la revisión; de expedientes, la planificación estratégica o plan quinquenal, las actas de las sesiones, la capacidad de anticipar y abordar riesgos, así como los procedimientos de contratación y análisis de ofertas, para mejorar la calidad y sostenibilidad de los proyectos viales implementados en el cantón, revisión de expedientes en SICOP, inspecciones, revisión de inventario de calles contra la realidad vial. 1.3 Responsabilidad de la administración La responsabilidad de la veracidad y exactitud de la información en la que se fundamentaron los resultados de este estudio, tal como se presenta en el informe, recae en la administración del Gobierno Local. 1.4 Valor agregado Este informe no se limita a señalar deficiencias, sino que proporciona recomendaciones para la buena gestión vial de la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial. Además de identificar áreas de mejora, se ofrecen recomendaciones concretas y orientadas a la acción para abordar cada problema detectado. El análisis se basa en criterios normativos, como el Decreto 40137, 40138, la Ley General de Control Interno, y se enfoca en aspectos como la documentación, la planificación, la transparencia, la gestión de riesgos y los procesos de contratación. Este enfoque permite una comprensión completa de los desafíos y proporciona soluciones prácticas y aplicables para fortalecer la gestión vial, asegurando que las recomendaciones sean herramientas para la mejora continua y la excelencia en la ejecución de proyectos viales. 1.5 Limitaciones Al realizar el estudio no se presentaron limitaciones. 1.6 Normativa a) Código Municipal N°7794. b) Ley General de Control interno. c) Ley 8114 y 9329 d) Decretos 40137 y 40138 e) Ley de contratación Administrativa y su reglamento. 2. Resultados 2.1 Sobre el Plan Vial Quinquenal. Condición El plan quinquenal de la Unidad Técnica de Gestión Vial, no se encuentra vigente, se encuentra desactualizado desde el 2021. Criterio El Decreto Ejecutivo N° 40137 -MOPT “Reglamento a la Primera Ley Especial para la Transferencia de Competencias: Atención Plena y Exclusiva de la Red Vial Cantonal”, establece en el artículo No. 4 que “Las municipalidades elaborarán Planes Viales Quinquenales de Conservación y Desarrollo, en concordancia con las políticas y directrices emitidas por el Concejo Municipal, las recomendaciones y propuestas de la Junta Vial, los Planes Reguladores de Desarrollo Cantonal, así como cualquier otro instrumento de planificación vigente en el cantón…”  En adición a lo anterior, el artículo 5 establece las funciones que debe llevar a cabo la municipalidad para el adecuado desempeño de la gestión vial, entre las que se encuentran:   a) Elaborar y ejecutar los Planes Viales Quinquenales de Conservación y Desarrollo. b) Incorporar a los planes y presupuestos anuales municipales, los componentes de los Planes Viales Quinquenales de Conservación y Desarrollo que correspondan para cada ejercicio económico. A la vez, el Decreto Ejecutivo N° 40138 -MOPT “Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114 "Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias" establece en el artículo 11 que será responsabilidad de la Junta Vial, la siguiente a) Proponer al Concejo Municipal el destino de los recursos de la Ley No. 8114, por medio de la elaboración de propuestas de los Planes Viales Quinquenales de Conservación y Desarrollo. Estas propuestas deberán considerar la prioridad que fija el inciso b) del artículo 5 de la Ley No. 8114... Causa: Falta de cumplimiento de labores de la Junta Vial Cantonal en conjunto con el director de la Unidad Técnica de Gestión Vial, ya que como lo que se indica en el criterio es del artículo 11, inciso a) del decreto 40138. Desatención a las recomendaciones de la auditoría interna. Efecto: La falta de un Plan Quinquenal actualizado genera incertidumbre en la planificación a corto, mediano y largo plazo, ya que no se dispone de una guía para el desarrollo de la red vial cantonal; lo que podría afectar la toma de decisiones y la asignación de recursos de manera eficiente. La ejecución de proyectos actuales basados en el seguimiento del plan anterior sin un marco actualizado puede dar lugar a la descoordinación y a la falta de cohesión en la gestión de la red vial cantonal. Esto podría resultar en duplicación de esfuerzos y uso ineficiente de recursos. La falta de un plan actualizado puede conducir a una desconexión con las necesidades y desafíos emergentes a nivel local. Los cambios en la demografía, el desarrollo económico y las prioridades de la comunidad pueden no estar reflejados en proyectos que siguen el plan quinquenal anterior. La ausencia de un plan actualizado puede limitar la capacidad de evaluar y hacer un seguimiento adecuado del progreso de las iniciativas viales. Falta de indicadores claros y actualizados puede dificultar la medición y la identificación de áreas que requieran ajustes, a corto y mediano plazo. A parte de lo anterior, es un incumplimiento a las recomendaciones del informe anterior MSA-AUI-ICI-004-009-2019 del 9 de diciembre de 2019 lo que puede generar responsabilidades administrativas por no cumplir las recomendaciones de la auditoria y retrasar el control interno institucional. 2.2 Sobre los Expedientes de Proyectos de Obra Pública. Condición Revisados los expedientes digitales, no se logró visualizar, las intervenciones e inversiones realizadas a cada camino. Estos expedientes deben contener toda la documentación generada por cada intervención vial, asegurando la trazabilidad y accesibilidad de la información. Los expedientes adicionales a cada camino con la información de cada proyecto, que mantenga la información de intervención vial que se realice, con la definición y aplicación de criterios técnicos claros para la priorización, prevención, mitigación, de los riesgos de emergencias de proyectos viales. Siendo reincidente este hallazgo en informes anteriores generados por esta auditoría, MSA-AUI-ICI-04-009-2019. ILUSTRACIÓN 1 EXPEDIENTES DIGITALES DE CAMINOS Criterio El Decreto Ejecutivo N° 40137 -MOPT “Reglamento a la Primera Ley Especial para la Transferencia de Competencias: Atención Plena y Exclusiva de la Red Vial Cantonal”, establece en el artículo 5 las funciones municipales para la gestión vial, entre las que se encuentran:  “(…)  h) Mantener un expediente de cada uno de los caminos del cantón, que contenga el inventario vial, el inventario de necesidades, la lista de colindantes, las intervenciones e inversiones realizadas, así como las organizaciones comunales involucradas, entre otros. i) Mantener, adicionalmente al expediente de caminos, expedientes de proyecto que contengan la documentación generada por cada intervención vial que se realice. j) Priorizar los proyectos viales a ejecutar dentro de las respectivas jurisdicciones, tomando en consideración los criterios técnicos. Tal priorización deberá sustentarse en la evaluación socioeconómica de las diferentes vías a intervenir que cuantifique los beneficios a sus usuarios. Dichas evaluaciones involucrarán parámetros como conectividad y concepto de red, tránsito promedio diario, acceso a servicios en las comunidades, densidad de población y volumen de producción. Complementariamente se podrá utilizar el Índice de Viabilidad Técnico-Social (IVTS), establecido por la Secretaría de Planificación Sectorial del MOPT. (…)  m) Establecer un sistema de prevención, mitigación y atención de emergencias en las vías del cantón. Causa: Una deficiente gestión documental con la ausencia de expedientes de proyecto adicionales que contengan la documentación generada por cada intervención vial, información que no se puede verificar, falta de una planificación coordinada y eficiente para la toma correcta de decisiones. La falta de supervisión y control interno en la información clave en los expedientes y la ausencia de cumplimiento de la norma generando dificultad para visualizar información específica en los expedientes digitales. Efecto: Deterioro continuo en la gestión de la documentación relacionada con la red vial cantonal. Esto resulta falta de acceso oportuno a información crítica sobre intervenciones e inversiones, la falta de registro integral dificulta la evaluación retrospectiva de la eficacia de los caminos y sus intervenciones, recursos financieros asignados, priorización, respuesta eficiente ante emergencia. Control interno débil que es permisivo a que persista las deficiencias operativas y la identificación tardía de problemas. Esto afecta la eficiencia generado desconfianza entre las partes interesadas, incluidas las comunidades locales. La percepción de falta de compromiso con la transparencia y la mejora continua puede afectar las relaciones con las comunidades y generar resistencia a iniciativas futuras. 2.3 Sobre la Junta Vial. Condición La Junta Vial Cantonal incumple con las funciones y competencias asignadas en el marco normativo, entre las que se encuentran:  > Carece de un plan quinquenal actualizado y de un plan anual integrado, indicando una falta de planificación a corto y largo plazo; lo que conduce a decisiones improvisadas y una gestión ineficiente de los recursos públicos disponibles.  > Irregularidad en la realización de sesiones mensuales y la interrupción prolongada de las sesiones durante cinco meses apuntan una falta de continuidad y oportunidad en la toma de decisiones, traduciéndose en retrasos en la implementación de acciones cruciales para el desarrollo vial.  > Falta de actualización de actas en el libro legalizado y la ausencia de firmas en las versiones digitales pueden poner en entredicho la transparencia y legalidad de las acciones de la Junta Vial, generando desconfianza entre las partes interesadas.  > Carente integración de los informes mensuales realizados por la unidad técnica de gestión vial, por parte de la junta vial para su presentación al Concejo Municipal, incumple con el proceso establecido por la normativa. Generando falta monitoreo continuo y adaptación a situaciones cambiantes.  > La Junta Vial Cantonal enfrenta falta de planificación, ineficacia en la toma de decisiones y en el monitoreo continuo, deficiencias en la transparencia y rendición de cuentas, incumplimiento de normativas y posibles impactos adversos en el desarrollo vial y la confianza.   Criterio El Decreto Ejecutivo N° 40138 -MOPT “Reglamento al inciso b) del artículo 5 de la Ley N° 8114 "Ley de Simplificación y Eficiencia Tributarias", en el artículo 9 sobre las Juntas Viales, establece lo siguiente: La Junta Vial Cantonal es un órgano nombrado por el Concejo Municipal de cada cantón, ante quien responde por su gestión. Es un órgano asesor de consulta en la planificación y evaluación en materia de gestión vial en el cantón y de servicio vial municipal. …¨ Sobre las sesiones que debe llevar a cabo la Junta Vial Cantonal, el artículo 10 establece que:   Artículo 10.- Funcionamiento “(…) La Junta Vial sesionará ordinariamente una vez al mes y extraordinariamente cuando su presidente o al menos tres de sus miembros la convoquen con al menos veinticuatro horas de anticipación. (…)”  Con relación a las competencias de la Junta Vial Cantonal:  Artículo 11.- Competencias  Serán responsabilidades de la Junta Vial, las siguientes:  a) Proponer al Concejo Municipal el destino de los recursos de la Ley No. 8114, por medio de la elaboración de propuestas de los Planes Viales Quinquenales de Conservación y Desarrollo….. b) Proponer al Concejo Municipal los proyectos de presupuesto anual de la gestión de la red vial cantonal correspondiente, los cuales contendrán el detalle de las obras a intervenir con indicación expresa, al menos, de lo siguiente: nombre de la obra, descripción, meta a alcanzar, modalidad de ejecución, costo total, monto presupuestado, plazo estimado y probable fecha de inicio.  c) Conocer los informes semestrales de la evaluación de la gestión vial municipal que deberá elaborar la administración municipal, para ser presentados a conocimiento del Concejo Municipal.  d) Presentar en el mes de enero ante el Concejo Municipal un informe anual de rendición de cuentas. Con el mismo propósito, publicará durante ese mismo mes, en un medio de comunicación colectiva, local o nacional, un resumen o el texto íntegro del informe anual de labores, así como la convocatoria para asamblea pública y abierta, que deberá realizarse a más tardar un mes después de esta publicación, en la que la Junta Vial presentará el informe de rendición de cuentas.  g) Velar porque el componente de seguridad vial sea incluido dentro de los proyectos de presupuesto anual de la gestión de la red vial cantonal correspondiente.  Artículo 12.- Seguimiento y evaluación de la gestión vial.  La Junta Vial deberá realizar el seguimiento y la evaluación de los planes anuales, apoyándose en herramientas informáticas que aseguren una adecuada estandarización de los procedimientos. Para estos efectos el MOPT pondrá a disposición de los gobiernos locales, en cumplimiento de su función asesora y de rectoría técnica, las herramientas para favorecer la uniformidad en la materia, tajes como el Sistema de Gestión Vial Integrado o cualquier otro instrumento con que llegará a contar.  Causa: La falta de compromiso sobre la importancia de cumplir con las competencias conferidas en el marco normativo que podría conducir a falta de responsabilidad por parte de los miembros de la Junta Vial Cantonal, generando carencia en la planificación a largo y corto plazo, como lo es el plan quinquenal y de un plan anual integrado con visión clara. La desorganización y falta de coordinación dentro de la Junta Vial evidencia la ausencia de liderazgo generando irregularidades en la realización de sesiones y la interrupción prolongada, señalan una falta de compromiso por parte de los miembros de la Junta. La falta de actualización de actas en el libro legalizado y la ausencia de firmas en las versiones digitales indican deficiencias en la gestión documental, resultando en procesos inadecuados para la recolección, almacenamiento y firma de documentos en tiempo y forma. La falta de presentación de informes mensuales, semestrales, genera una cultura organizacional que no valora la transparencia y la rendición de cuentas. Efecto: Gestión ineficiente incumpliendo con las labores concedidas en los decretos 40137 y 40138, lo que genera retrasos en la ejecución de proyectos viales, afectando el desarrollo y mantenimiento de infraestructuras viales necesarias para el cantón. Incapacidad en la priorización de proyectos para abordar emergencias y atender las necesidades actuales de la red vial cantonal de manera eficiente y oportuna. Falta de actualización de actas en el libro legalizado y la ausencia de firmas en las versiones digitales generan desconfianza, falta de transparencia y legalidad afectando la confianza en la gestión de la Junta Vial, en el monitoreo continuo y cumplimiento de la norma. Ausencia de informes semestrales ante el Concejo Municipal, por parte de la Junta Vial, indica deficiencias en la supervisión y el control interno, generando una rendición de cuentas poco transparente y oportuna, ante una percepción de ineficiencia y desorganización en la gestión de la Junta Vial Cantonal. 2.4 Valoración de ofertas en Procesos de contratación de Obra Pública SICOP. Condición En los Procesos de Contratación de Obra Pública tramitados mediante la Plataforma SICOP, se evidenció que el director de la Unidad Técnica de Gestión Vial no realiza un análisis de adecuado de las ofertas recibidas.  Ejemplo de ello, en una licitación abreviada se realizó una inadecuada valoración de la oferta, lo que trajo como consecuencia que un oferente presentara un recurso de revocaría que terminó siendo declarado con lugar.  Carencia de registros específicos sobre estas revisiones impidiendo la trazabilidad y la transparencia en el proceso de revisión, generando dudas sobre la validez y objetividad de dichas evaluaciones, lo cual podría afectar el cumplimiento de la norma y la coherencia en la toma de decisiones, comprometiendo la integridad del proceso de contratación. Causando atrasos por apelaciones justificadas de las empresas.  Licitación Abreviada No. No 2022LA-000021-0002400001 “Cordón y caño y ampliación vial en el casco urbano de Santa Ana” “Se verificó la legitimación y se revisó la prueba y alegatos. Se determinó la omisión de revisión del presupuesto detallado. Se determinó extra cartelario el análisis de bandas. Se determinó la omisión de presentación del presupuesto detallado en oferta de Urbanizaciones y Lastrados y su consecuente indeterminación de precios. Se estableció la inconsistencia entre horas de maquinaria y operarios de oferta de Montedes S. A. y su consecuente incertidumbre en el precio. Se acoge el recurso y se recomienda declarar con lugar la petitoria en todos sus extremos”. Criterio Reglamento de la Ley de contratación Administrativa  Artículo 25.-Precio. El precio deberá ser cierto y definitivo, sujeto a las condiciones establecidas en el cartel o pliego de condiciones y sin perjuicio de eventuales reajustes o revisiones. No obstante, es posible mejorar los precios cotizados si el cartel estableció esa posibilidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 42, inciso n) de la Ley de Contratación Administrativa y 28 bis de este Reglamento. En caso de divergencia entre el precio cotizado en números y letras, prevalecerá este último, salvo el caso de errores materiales evidentes, en cuyo caso prevalecerá el valor real.  Artículo 30.-Precio inaceptable. Se estimarán inaceptables y en consecuencia motivo de exclusión de la oferta que los contenga, los siguientes precios:   a) Ruinoso o no remunerativo para el oferente, que dé lugar a presumir el incumplimiento por parte de éste de las obligaciones financieras por insuficiencia de la retribución establecida. La Administración deberá indagar con el oferente si con el precio cobrado será capaz de cumplir con los términos del contrato. Esa consulta deberá efectuarla antes de aplicar el sistema de evaluación, a efecto de no incluir en el listado de ofertas elegibles aquélla que contenga un precio ruinoso.   ……   La Administración deberá acreditar en el estudio de ofertas, mediante un estudio técnico, las razones con base en las cuales concluye que el precio es inaceptable, y de ser pertinente informar por escrito al Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Causa: La falta de revisión un efectivo estudio de oferta a las ofertas en el proceso de contrataciones para determinar el precio final provoca que los proveedores en las ofertas incluyan información inexacta o insuficiente, generando atrasos en los proyectos, por los recursos de revocatoria y apelaciones que presentan los concurrentes. Efecto: Los atrasos causados por apelaciones justificadas por el oferente afectan significativos en la ejecución de proyectos viales. Generando consecuencias negativas en términos de plazos, presupuestos y satisfacción de las necesidades del cantón. La falta de cuidado en la verificación de datos de los oferentes generar desconfianza entre las empresas participantes en futuros procesos de contratación, la percepción de falta de rigurosidad en la evaluación puede desmotivar a empresas competentes de participar, afectando la calidad y diversidad de las ofertas. Los atrasos y las apelaciones exitosas generan costos adicionales para la administración pública. La falta de análisis de fondo de cada oferente puede aumentar el riesgo de acciones legales por parte de empresas afectadas. 2.5 Sobre los riesgos. Condición La falta de actualización del plan quinquenal y de un enfoque proactivo para la gestión de riesgos deja a la UTGV, sin una planificación estratégica y sin un plan de contingencia para hacer frente a posibles desafíos. El desconocimiento de riesgos asociados al incumplimiento normativo por parte de la Junta Vial Cantonal, indica una falta de conciencia sobre las posibles consecuencias legales y operativas. Esta carencia expone a la UTGV a riesgos no anticipados, como cambios no previstos en el entorno operativo, condiciones climáticas extremas, impacto en la calidad y eficiencia de las intervenciones, costos adicionales, retrasos, sanciones legales, pérdida de recursos, deterioro de la reputación institucional y la insatisfacción de la comunidad. La UTGV podría enfrentar dificultades para anticipar y responder eficazmente a factores externos que podrían afectar la planificación y ejecución de actividades viales. Criterio Ley General de Control Interno, 8292.  Artículo 14.-Valoración del riesgo. En relación con la valoración del riesgo, serán deberes del jerarca y los titulares subordinados, entre otros, los siguientes:  a) Identificar y analizar los riesgos relevantes asociados al logro de los objetivos y las metas institucionales, definidos tanto en los planes anuales operativos como en los planes de mediano y de largo plazos.  b) Analizar el efecto posible de los riesgos identificados, su importancia y la probabilidad de que ocurran, y decidir las acciones que se tomarán para administrarlos.  c) Adoptar las medidas necesarias para el funcionamiento adecuado del sistema de valoración del riesgo y para ubicarse por lo menos en un nivel de riesgo organizacional aceptable.  d) Establecer los mecanismos operativos que minimicen el riesgo en las acciones por ejecutar.  Causa: La falta de una cultura organizativa que fomente la importancia de la gestión de riesgos, por la carencia de conciencia generalizada sobre la necesidad de identificar y abordar los riesgos asociados a las actividades de la UTGV, provocando que muchos de los riesgos pasen desapercibidos. Efecto: Respuesta insuficiente ante posibles amenazas. Esto podría llevar a un mantenimiento deficiente de la infraestructura vial, aumentando el riesgo de deterioro acelerado de las carreteras y vías locales. No anticipar, las condiciones climáticas extremas o problemas logísticos, impactando negativamente en la calidad y durabilidad de los trabajos de reparación y pavimentación. La falta de identificación de amenazas potenciales puede llevar a la asignación de presupuestos inadecuados, nula preparación para enfrentar contingencias, lo que podría resultar en desperdicio de recursos. Los riesgos no identificados, pueden generar demoras en la adquisición de materiales o en la contratación de servicios, impactando negativamente la ejecución de proyectos. La identificación de los riesgos asegura una planificación y ejecución efectiva de la UTGV. 3. Conclusión Es imperativo que la Junta Vial Cantonal y la Unidad Técnica de Gestión Vial aborden de manera inmediata las deficiencias identificadas. La implementación de un enfoque integral, que incluya la mejora de prácticas documentales (digitales), la revisión a fondo de procesos de contratación, y la incorporación de una planificación estratégica o plan quinquenal y gestión de riesgos, será fundamental para fortalecer la eficacia y la transparencia en la gestión vial. La adopción de estas medidas no solo mitigará riesgos operativos y legales, sino que también contribuirá a la construcción de una infraestructura vial más sostenible y a la generación de confianza entre las partes interesadas. 4. Recomendaciones 4.1 A la Junta Vial Cantonal. 4.1.1 Establecer en conjunto con el director de la Unidad Técnica de Gestión Vial un cronograma detallado para la finalización del Plan Quinquenal que proporcione claridad y transparencia en la planificación a corto, mediano y largo plazo, cumpliendo con lo establecido en el decreto 40137. Referente al punto 2. 1 de este informe Tiempo de cumplimiento: seis meses. Producto esperado: Plan Quinquenal 4.1.2 Cumplir con realizar las sesiones cada mes, realizar la actualización de las actas en libro legalizado. Como lo establece el decreto 40137 y 40138. Referente al punto 2.3 de este informe. Tiempo de cumplimiento: un mes. Producto esperado: Sesiones mensuales y actas actualizadas. 4.2 Al director de la Unidad Técnica de Gestión vial Cantonal. 4.2.1 Establecer un proceso organizado y sistemático para la creación, mantenimiento y actualización de los expedientes digitales de cada camino del cantón, asegurando la inclusión de inventario vial, inventario de necesidades, lista de colindantes, prevención y mitigación de riesgos de emergencias, intervenciones e inversiones realizadas, y la participación de organizaciones comunales. Además, implementar expedientes adicionales a cada camino que contengan de manera detallada la documentación generada por cada intervención vial realizada, asegurando la trazabilidad y accesibilidad de la información. Según lo establecido en el decreto 40137. Referente al punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Tres meses. Producto esperado: Expedientes actualizados. 4.2.2 Analizar cada oferta de contratación administrativa de forma debida y consciente que se busca el mejor manejo de recursos públicos. Referente al punto 2.4 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediato Producto esperado: Documento de ofertas con análisis de fondo. 4.2.4 Integrar la gestión de riesgos en los planes anuales y quinquenal de la UTGV. Considerar los riesgos al establecer objetivos y metas, y definir estrategias para su mitigación y monitoreo constante. Referente al punto 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: un mes. Producto esperado: Evaluación de riesgos incorporado en los planes de la UTGV. Página | 2 Página | 2