MSA-AUI-ICI-04-005-2024 Santa Ana, 21 de marzo 2024 Lic. Rolando Zamora Saenz. Encargado de Tesorería. Licda. Maria Perez Angulo. Directora financiera y tributaria Asunto: Estudio de control interno en el departamento de Tesorería. Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2024, y ejecutada la conferencia final el día 15 de marzo del 2024, se procede a realizar la entrega formal del Estudio de control interno en el departamento de Tesorería. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Mauricio Castro Solis Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-04-005-2024 “Estudio de control interno en el departamento de Tesorería” Realizado por: Lic. Mauricio Castro Solis. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Marzo, 2024 Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN 4 2. RESUMEN EJECUTIVO ……………………………………………………………………………………….3 3. RESULTADOS 6 4. CONCLUSIÓN …¡Error! Marcador no definido. 5. RECOMENDACIONES 17 Resumen ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar dentro del departamento de Tesorería el cumplimiento de la normativa vigente. El alcance de este estudio fue de junio 2023 a diciembre 2023. Esta auditoria encontró puntos de mejora en el proceso de tesorería. Existe incumplimiento en las recomendaciones realizadas por esta auditoria en el informe ICI-03-013-2022, específicamente en la recomendación 3.2 que habla sobre la actualización del Reglamento de caja chica y la importancia que se especifique que es indispensable y excepcional. Según indicó el Lic. Jorge Soto Arguello encargado de control interno a.i. la recomendación sigue pendiente de finalizar. En este estudio se encontraron vales de caja chica que carecen de ser indispensables o excepcionales, así como vales de caja chica que presentan inconsistencias entre los detalles que indica el solicitante del vale de caja chica y lo que describe el proveedor en el detalle de la factura. Se realizaron arqueos de caja chica y caja general, con respecto a la caja chica al realizar el arqueo solamente faltaron 15 colones que fueron reintegrados de forma inmediata por el custodio Robert Azofeifa, por otro lado, el arqueo de caja general tuvo un faltante de 10.000 colones que de igual manera fue reintegrado por el custodio de forma inmediata. También se revisaron: la carpeta de cheques, reintegro de viáticos, cumplimiento con la normativa que los rige, respecto a límites de los vales de caja chica de igual forma cumple. El artículo 9 del reglamento de caja chica estipula las funciones básicas del asistente de egresos. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el plan anual de la auditoría interna 2024 y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, se procedió a realizar el Estudio de auditoría en el departamento de Tesorería del Gobierno Local de Santa Ana. 1.1 . Objetivo del Estudio Verificar que dentro del Departamento de Tesorería cumpla con las normas, procedimientos de manera eficiente. 1.2 . Alcance de la auditoria El estudio comprendió; entrevistas, cuestionarios, arqueos caja chica y general, revisión de vales de caja chica. Abarcó el periodo de 1 de junio del 2023 al 31 de diciembre del 2023. 1.3. Responsabilidad de la Administración. Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó este estudio para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la administración municipal 1.4. Valor Agregado. Con esta auditoría se pretende fortalecer el sistema de control interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de Tesorería y generar una mejor atención a los administrados por parte del gobierno local de Santa Ana. 1.5. Limitaciones No hubo limitaciones. 1.6. Normativa - Reglamento de caja chica municipal. - Código Municipal - Normas de control interno sector público - Ley anticorrupción y El enriquecimiento Ilícito en la función pública. “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoría interna en el ejercicio de la auditoria pública.” 2. RESULTADOS 2.1 Compras ordinarias gestionadas como indispensables o excepcionales. Condición: Vale 19454: compra de seis inflables para decoración de espacios municipales. “El vale describe lo siguiente, compra de suministros y materiales para iniciar con la decoración de los espacios municipales para la navidad, indispensables para poder decorar y realizar las distintas actividades” Lo anterior, todos los años se debe tomar en cuenta la decoración navideña en los parques y espacios municipales, no es el primer año que se realiza esta decoración y actividades navideñas por lo que se debió planificar dicha compra. Además, según lo consultado a la encargada de presupuesto la Señora Rebeca Vázquez no existe una cuenta específica para “decoración navideña”, sin embargo, para la compra de los inflables se utilizó la cuenta 02.99.99 “Otros materiales y suministros”, Según el clasificador por objeto del gasto del sector público, La cuenta originalmente es para materiales y suministros, pero este caso se utilizó para comprar decoración navideña por medio de caja chica. Vale 19490 Compra de bombillos navideños, por daños en los anteriores. El vale describe lo siguiente: “Se procede a revisar las luces a instalar para decoración navideña y se percata que se deben reponer muchas de ellas, además la casa del portal es más grande por lo que no alcanzan, es indispensable poder iluminar para la inauguración navideña y es impostergable ya que la actividad es el 01 de dic y por plazo no es factible realizar la contratación” Al revisar el vale 19490, se logra identificar una clara falta de planificación, ya que, si se hubiera planificado con tiempo la revisión de los bombillos, y se hubiera tomado en cuenta con tiempo que no alcanzaban los bombillos para la casa del portal se hubiera podido proceder la contratación por licitación, Además, se encuentra que para el presente vale se utilizó la cuenta 02.03.04 Según el clasificador por objeto del gasto del sector público la cuenta anterior, es una cuenta destinada para productos eléctricos, telefónicos y de cómputo. Vale 19190: Compra de materiales para mantenimiento. El vale describe lo siguiente: “compra de materiales para pintura, tubos PVC y candados para el EMAI y edificio municipal, indispensables para el mantenimiento” En este vale logramos identificar que el vale indica que la compra es para mantenimiento, al igual que el vale anterior son compras que se pueden planificar diferente y no son indispensables o excepcionales. Criterio: Reglamento de caja chica Artículo 3. Gastos menores. Concepto. Se considerarán gastos menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado en el artículo 4º, que se requieren para cubrir una necesidad indispensable de manera rápida, cuya solución no puede esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y, además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio de este fondo. Por caja chica no corresponderá la compra de activos. Clasificador por objeto del gasto del sector público Cuenta 02.03.04 Materiales y productos eléctricos, telefónicos y de cómputo Adquisición de materiales y productos que se requieren en la construcción, mantenimiento y reparación de los sistemas eléctricos, telefónicos y de cómputo. Como ejemplo se citan los siguientes: todo tipo de cable, bombillos, tubos, conectadores, uniones, cajas octogonales, toma corrientes, cajas telefónicas, memoria RAM, tarjetas para cómputo, abanicos internos de computadoras, entre otros. Cuenta 02.99.99 Otros útiles, materiales y suministros diversos Incorpora la compra de útiles, materiales y suministros no incluidos en las subpartidas anteriores tales como: Útiles y materiales deportivos y recreativos: Útiles y materiales que se utilizan en actividades deportivas y recreativas que no son capitalizables, como raquetas, juegos educativos de mesa o didáctico, bolas, medallas, trofeos, juguetes, plastilina entre otros. Útiles para envasar y empacar: Útiles que utilizan las instituciones para el envase y empaque, hechos de plástico, vidrio o cualquier otro material. Se cita como ejemplo, los utilizados para empacar medicamentos. Otros útiles, materiales y suministros diversos: incluye ofrendas florales, símbolos patrios, placas de reconocimiento, plantas ornamentales, entre otros. Causa Por falta de una actualización oportuna del Reglamento de caja chica donde sea más amplio y le establezca a la tesorería municipal parámetros, criterios, para considerar o concluir que los vales no son excepcionales e indispensables. Además, de una falta de planificación por parte de las unidades revisadas en esta muestra. Efecto: Genera un mal uso de los vales de caja chica realizando compras ordinarias como indispensables. Además de producir dudas en la planificación de parte de la administración. 2.2 Inconsistencias de los detalles de la factura y la descripción del vale de caja chica 19223. Condición: Vale 19223: Pago por publicidad de los programas culturales, en transmisión de toros, fiestas de Santa Ana El vale describe lo siguiente, “pago por publicidad de programas culturales y sociales de la municipalidad en transmisión de los toros de las fiestas de Santa Ana es ocasional e indispensable para dar a conocer los programas.” Las descripciones de la factura y el vale de caja chica no coinciden, se puede determinar que la factura es por la transmisión de los toros de Santa Ana, y el vale describe que es un pago de publicidad. Se hizo la consulta a la encargada de presupuesto la señora Vázquez vía correo electrónico y contesto lo siguiente: “Para gastos de publicidad hay cosas que se presupuestan ya que se hace siempre como por ejemplo las cuñas que hace la Encargada de prensa, pero también se pone un monto adicional para actividades que se presenten en el transcurso del año, esa que me menciona Pago por publicidad de los programas culturales, en transmisión de toros fiestas de Santa Ana, son parte de las actividades que podrían darse en el transcurso del año y no tenemos conocimiento cuando se formula el presupuesto.” La señora Vasquez nos confirma que agregan montos adicionales a los ya contemplados por el Departamento de Comunicación, previendo actividades que se puedan presentar durante el año, pero las fiestas son actividades que se realizan todos los años, debería estar contemplado, dejando claro que no se planifico publicitar los diferentes programas sociales y culturales por medio de la transmisión de los toros. Por otra parte, se revisó la cuenta utilizada para la transmisión de los toros y la cuenta 01.03.02 no contempla transmisiones de ningún tipo. Todas las cuentas por publicidad son por temas publicitarios como: anuncios, volantes, rótulos, agencias de publicidad y diseños, pero ninguna por transmisión de toros u otra actividad. Criterio: Reglamento de caja chica Artículo 9º-Funciones básicas del Asistente de Egresos. “…… c) Verificar que el concepto indicado en los comprobantes y justificantes guarden relación directa con el detalle indicado en el vale. …….” Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública Artículo 3º-Deber de probidad, El funcionario público estará obligado a orientar su gestión a la satisfacción del interés público.  Este deber se manifestará, fundamentalmente, al identificar y atender las necesidades colectivas prioritarias, de manera planificada, regular, eficiente, continua y en condiciones de igualdad para los habitantes de la República; asimismo, al demostrar rectitud y buena fe en el ejercicio de las potestades que le confiere la ley; asegurarse de que las decisiones que adopte en cumplimiento de sus atribuciones se ajustan a la imparcialidad y a los objetivos propios de la institución en la que se desempeña y, finalmente, al administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. Causa: Por falta de control interno se omitió la revisión del concepto tanto de la descripción del vale como lo que indicaba la factura, si bien es cierto son de una misma rama profesional, la transmisión de una actividad es diferente a un servicio de publicidad. Efecto: Genera incertidumbre de si se está cumplimiento correctamente el reglamento de caja chica, además de desconfianza en si los diferentes departamentos de la administración están planificando correctamente. 2.3 Faltante de dinero en caja general. Condición: El pasado 15 de febrero 2024 se realizó el arqueo de caja general junto con la persona custodia, al finalizar el arqueo se evidenció que hacían falta 10.000 colones en el fondo. Criterio: Normas de control interno sector público. 4.4.3 Registros Contables y Presupuestarios El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados. Causa: Según el custodio de la caja general el Señor Robert Azofeifa la causa del faltante de dinero podría estar a la hora de hacer el cambio de monedas con las compañeras de plataforma. Pero esto no se pudo evidenciar, ya que cuando el señor Azofeifa las llamó para consultarles no pudieron atender la consulta porque estaban ocupadas. Efecto: Genera incertidumbre e inseguridad del buen manejo de los fondos de caja general. Conclusiones: De este estudio se evidenciaron oportunidades de mejora en el departamento de Tesorería, primero que todo se evidencia una necesidad de actualizar el reglamento de caja chica, donde se especifique lo que es indispensable y excepcional. Es importante tomar en cuenta que los hallazgos 1 y 2 ya había sido evidenciado en el informe ICI-03-013-2022 donde se señalaron problemas con vales que no eran indispensables, así como vales que no coincidían con lo solicitado en la factura. Según se conversó con el coordinador de Control Interno Lic. Jorge Soto nos indica que la administración ya ha realizado acciones para cumplir la recomendación 3.2 del informe anteriormente mencionado. Sin embargo, esta auditoria hizo la revisión de la última modificación solicitada por el Departamento de Tesorería, y no se ha incluido en ningún artículo del reglamento la descripción exacta de lo que debe entenderse como indispensable y excepcional, el departamento de tesorería solicito realizarle modificaciones al reglamento, pero se encuentra en revisión en asesoría legal desde el 21 de diciembre del año 2022. En términos generales es importante darles relevancia y atención a los puntos mencionados en este informe, con el único fin de mejorar y cumplir con lo que establece la normativa. 3. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. A la directora Financiera: 1. Generar un Oficio a nivel institucional sobre la importancia de planificar de forma correcta sus compras y necesidades. Además de solicitar al Departamento de Asesoría Legal una fecha de cuándo se va a terminar la revisión de la actualización del reglamento de caja chica solicitado. Producto esperado: 1- Oficio a nivel institucional sobre la importancia de planificar de forma correcta sus compras y necesidades para evitar tramitar compras ordinarias por medio de vales de caja chica. 2- Oficio a Asesoría legal, solicitando terminar lo antes posible la revisión de la actualización del reglamento de caja chica solicitada. Con el fin de subsanar el resultado número 1 de este informe. Tiempo estimado: 1 Semana. Al Tesorero Municipal: 2. Generar un oficio al personal de egresos para recordar la importancia del cumplimiento de las revisiones correspondientes como lo estipula el reglamento de caja chica institucional. Producto esperado: Oficio al personal a cargo para velar por el cumplimiento estricto de lo que estipula el reglamento de caja chica de la institución. Con el fin de subsanar el resultado número 2 de este informe. Tiempo estimado: 1 semana. 3. Elaborar e implementar un mecanismo de control donde le permita al custodio de caja general, llevar un registro de los cambios (monedas o billetes de baja y alta numeración) realizados durante el día. Producto esperado: Mecanismo de control que le permita al encargado de egresos llevar un registro de los cambios de dinero (monedas o billetes de baja y alta numeración) realizados a las compañeras de plataforma para garantizar una caja general completa en todo momento. Con el fin de subsanar el resultado número 3 de este informe. Tiempo estimado: 1 mes Por último, se le recuerda a la Administración que el artículo 36 de la Ley General de Control Interno 8292 indica lo siguiente: Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.