MSA-AUI-ICI-01-09-2024 Santa Ana, 13 de diciembre 2024 Lic. Juan José Vargas Fallas Alcalde Municipal Licda. Maria Perez Angulo. Directora Financiera Licda. Patricia Carmona Zeledón Encargada Cobros. Asunto: Estudio de control interno en el departamento de Cobros Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2024, y ejecutada la conferencia final el día 05 de diciembre del 2024 por medio de Teams para la entrega del informe en borrador, en la cual asistieron de parte de la Administración Lic. Juan José Vargas Fallas alcalde municipal, Licda. Patricia Carmona Zeledon encargada del proceso de cobros y Licda. Maria Perez Angulo directora financiera; de parte de la auditoría interna la Licda. Ana Cecilia Díaz Ruiz auditora municipal a.i y el Lic. Mauricio Castro Solís, se procede a realizar la entrega formal del Estudio de auditoría en el departamento de Cobros. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Mauricio Castro Solis Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-01-009-2024 “Estudio de control interno en el departamento de Cobros.” Realizado por: Lic. Mauricio Castro Solis. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Diciembre, 2024 Tabla de contenido 1. INTRODUCCIÓN 4 2. RESUMEN EJECUTIVO ……………………………………………………………………………………….3 3. RESULTADOS 6 4. CONCLUSIÓN …26 5. RECOMENDACIONES ………………………………………………………………………………………….27 Resumen ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar dentro del departamento de cobros el cumplimiento de normativa vigente. El alcance de este estudio fue de enero 2023 a agosto 2024. Esta auditoria encontró puntos de mejora en el proceso de cobros. Existe una des actualización de documentos importantes como el documento que se utiliza para formalizar los arreglos de pago. En este estudio se encontraron arreglos de pago con un plazo mayor al permitido por el reglamento para el procedimiento de cobro administrativo, extrajudicial y judicial, así como una nula aplicación de estudios socioeconómicos para determinar si la persona necesita o no el arreglo de pago solicitado. También se revisó el proceso de las notificaciones de la gestión de cobro y se determinó que en la mayoría de los casos se notifica de forma tardía, se encontraron expedientes con errores de folio y desordenados. Se identificó que el cobro preventivo no está siendo aplicado correctamente, por otro lado, se identificó que el departamento de cobros no está haciendo las revisiones anuales pertinentes para determinar los diferentes casos que deberían ser nombrados como incobrables, también se determinó que el departamento de cobros ha tenido que aceptar una cantidad de treinta y cinco prescripciones por una mala gestión de cobro. Sobre la recomendación planteada en el 2020 según informe MSA-AUI-ICI-04-002-2020 respecto a una estrategia de cobranza que se debería de implementar, la misma fue implementada y se planteó una cantidad de metas por cumplir mensualmente, sin embargo, según los datos suministrados no se ha logro cumplir con dichas metas. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el plan anual de la auditoría interna 2024 y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, se procedió a realizar el Estudio de auditoría en el departamento de Cobros del Gobierno Local de Santa Ana. 1.1 . Objetivo del Estudio Verificar que se haya mejorado el pendiente de cobro con las labores de los funcionarios, y determinar la efectividad de las labores en el trámite de cobro administrativo y judicial. 1.2 . Alcance de la auditoria El estudio se realizaron entrevistas, cuestionarios, revisión de documentos. La revisión se realizó dentro de los periodos de enero 2023 a agosto 2024. 1.3. Responsabilidad de la Administración. Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó este estudio para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la administración municipal 1.4. Valor Agregado. Con esta auditoría se pretende fortalecer el sistema de control interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de Cobros y generar una mejor atención a los administrados por parte del gobierno local de Santa Ana. 1.5. Limitaciones No hubo limitaciones. 1.6. Normativa - Código municipal - Ley General de Control interno 8292 - Normas Generales de Control interno Sector público - Reglamento para el procedimiento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial. - Procedimiento de cobro preventivo GFT-CAJ-P01 - Procedimiento Cobro Administrativo GFT-CAJ-P02 - Política de gestión de cobro. - Reglamento para la declaratoria de cuentas de difícil recuperación (incobrables) de impuestos y servicios de la municipalidad de Santa Ana. - Ley de impuestos bienes inmuebles. - Ley de notificaciones Judiciales. - Código de Normas y Procedimientos Tributarios. “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoría interna en el ejercicio de la auditoria pública.” 2. RESULTADOS 2.1 Expedientes de gestión de cobro incompletos y sin orden cronológico. Condición: Se hizo la revisión del proceso de la gestión de cobro, se realizaron un total de 2811 notificaciones en el año 2023, y se revisaron un total de 19 expedientes, donde dio como resultado dos expedientes incompletos. Por ejemplo, 2.1.1 Expediente 310133xxxx no se encontró la primera notificación ni la notificación de cobro extrajudicial, el expediente empieza con un documento del 14-9-2023 donde se notifica que la finca está en proceso judicial, seguidamente el folio dos indica que es la segunda notificación el 4-9-2023, dejando claro que el orden cronológico está mal, además, es evidente que el documento se encuentra incompleto. 2.1.2 el expediente 103490xxx incompleto, no se encontró la primera notificación de ninguno de los tomos. El primer folio del expediente es sobre una segunda notificación, es evidente que hace falta información. Criterio: Normas de control interno sector público: 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad. 5.6.1 Confiabilidad   La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Causa: Por un mal manejo de la información y un incorrecto método para archivar los documentos en los respectivos expedientes. Efecto: Expedientes desordenados e incompletos. 2.2. Inicio de la gestión de Cobro Administrativo tardío. Condición: Se revisaron un total de diecinueve expedientes de notificaciones realizadas en el año 2023 y se logró determinar que en dieciséis expedientes la primera notificación de cobro administrativo se hizo de forma tardía, para el año 2024 se revisaron trece expedientes y se identificó que dos expedientes fueron notificados por primera vez de forma tardía. Por ejemplo, los siguientes expedientes fueron notificados por primera vez en un plazo mayor al establecido en la normativa: Expedientes notificaciones 2023: Consecutivo Auditoria notificación para la primera (IBI) Detalle por año CBLSA 6 trimestres 1 año y 6 meses LETPSA 8 trimestres 2 años ILVSA 4 trimestres 1 año VJA 13     trimestres 3 años y 4 meses ALSA 3 trimestres 9 meses IPJDYMSA 5 trimestres 1 año y 4 meses RDMSA 4 trimestres 1 año ALH 3 trimestres 9 meses RSSA 3 trimestres 9 meses MAUS 12 trimestres 3 años CBETSA 8 trimestres 2 años LDNSA 4 trimestres 1 año KSB 7 trimestres 1 año y 9 meses 3102SRL 4 trimestres 1 año USB 45 trimestres 11 años AMGM 10 trimestres 2 años y 8 meses Expedientes notificaciones 2024: Consecutivo Auditoria Deuda para la primera notificación (IBI)  Detalle por año CIRSA 47 trimestres 11 años y 9 meses CLSA 59 trimestres 14 años y 9 meses Criterio: Reglamento para el procedimiento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial. Artículo 15° Obligaciones de la sección de cobros de la municipalidad La sección de cobros de la municipalidad en cumplimiento de su función de recaudación tendrá las siguientes obligaciones: “…. b) Las obligaciones tributarias municipales que tengan un atraso de dos trimestres, serán notificadas de conformidad con lo que establece el código de normas y procedimientos tributarios, en los artículos 137, 138 y 139, ….” Causa: Mala ejecución en los deberes en el proceso de cobro. Omisión de la correcta ejecución del Reglamento para el procedimiento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial. Falta de control interno y seguimiento en cobro de las deudas. Efecto: Un actuar permisivo de parte del gobierno local de Santa Ana respecto al endeudamiento de los administrados por el atraso de las notificaciones. 2.3. Deficiencias en la gestión de Cobro administrativo. Condición: Se logró determinar que existen gestiones de cobro que no se les da el seguimiento adecuado, generando notificaciones de cobro administrativo con plazos mayores a los estipulados en el reglamento. Así como es evidente que, por falta de seguimiento en algunos casos, presentan dos o tres primeras notificaciones de cobro administrativo, la misma situación se da con las notificaciones de cobro extrajudicial y segundas notificaciones. Continuación adjunto cuadro con detalle de notificaciones realizadas según expedientes: Consecutivo auditoria Numero de primeras notificaciones Numero de segundas notificaciones Detalle de notificaciones 31SRL 3 3 Primera Segunda Extrajudicial 16-10-2020 21-12-2020 No hubo 04-3-2021 17-5-2021 7-9-2021 16-1-2023 17-2-2023 17-5-2023. CBLSA 3 1 Primeras Segunda Extrajudicial 20-3-2019. No hubo No hubo 5-10-2020. No hubo No hubo 02-3-2021 17-5-2021 06-9-2021 05-4-2022 16-1-2023 No hubo Deuda suma 8 305 266.57 a nov 2024 CB43SA 2 1   Primera Segunda Extrajudicial 5-4-2022 27-7-2022 16-1-2023 12-10-2023 No hubo No hubo Deuda suma 2,065,727.97 a nov 2024 VJA 3 2   Primera Segunda Extrajudicial 23-2-2018 24-9-2018 No hubo 24-9-2020 No hubo No hubo 12-3-2021 22-6-2021 No hubo 16-1-2023. 1 0-5-2023. No hubo Arreglo de pago RSSA 2 1     Primera Segunda Extrajudicial 11-02-2020 24-11-2020 No hubo   21-02-2023 No hubo   Arreglo de pago Criterio: Reglamento para el procedimiento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial. Artículo 15° “… b) Las obligaciones tributarias municipales que tengan un atraso de dos trimestres, serán notificadas de conformidad con lo que establece el código de normas y procedimientos tributarios, en los artículos 137, 138 y 139, …” Procedimiento de cobro administrativo 5.10 La persona encargada de cada caso de “cobro administrativo” revisa constantemente los expedientes de los casos que tiene en trámite a su cargo; si en el plazo establecido de 10 días de recibido el registro “Primera Notificación” la contribuyente cancela, se termina el procedimiento cobro administrativo, si no, la persona encargada del caso de “cobro administrativo” (el gestor(a) de cobro firmante) procede a hacer la “Segunda Notificación” (NT2) en el Sistema Integrado “DECSIS”. Se confecciona igual a como se describe en el punto 5.6 y 5.7. 5.11 La persona encargada del caso de “cobro administrativo” (el gestor(a) de cobro firmante) mantiene archivado a la mano el expediente del caso de cobro administrativo para darle seguimiento, Si en el plazo de 5 días, después entregada la “Segunda notificación” (NT2), la contribuyente cancela se termina el procedimiento de “cobro administrativo”, si no, se procede con la última notificación en “Cobro Extrajudicial” ….” Causa: Incumplimiento a la normativa de cobro administrativo, asimismo una falta de Supervisión constante. Efecto: Una gestión de cobro ineficiente y fuera de lo que estipula la normativa. 2.4 Aplicación incorrecta del Cobro preventivo. Condición: Se encontró que existen en la actualidad contribuyentes en cobro preventivo que presentan trimestres vencidos por lo que califican para cobro administrativo y no preventivo. Evidencias contribuyentes en cobro preventivo con dos trimestres vencidos, corte del reporte 27 de agosto 2024. Criterio: Procedimiento de cobro preventivo: “… 5.1 Serán sujeto de acciones de cobro preventivo aquellas cuentas que no han cumplido su fecha de vencimiento. 5.2 Estas gestiones preventivas de cobro se realizarán antes de la fecha de vencimiento del plazo para el pago de la obligación respectiva. …” Causa: Por falta de control interno y la correcta aplicación del procedimiento de cobro preventivo vigente en la institución. Efecto: Cuentas en cobro preventivo que deberían estar en cobro administrativo. 2.5 Mala gestión en los Arreglos de pago. Condición: De los 163 arreglos de pago que se emitieron durante el 2023 por el proceso de Cobro, se verificó que de 80 arreglos de pago se les concedió un plazo mayor a seis meses. Por otra parte, hasta agosto del año 2024 se generaron un total de 247 arreglos de pago y se determinó que 193 incumplen con el plazo máximo que estipula la normativa. En ninguno de los expedientes arreglos de pagos revisados entre el año 2023 y 2024 se logró evidenciar que se realizara el estudio de capacidad económica que dicta el Reglamento para el procedimiento de cobro administrativo extrajudicial y judicial, asimismo, se evidencia que existe subjetividad del monto por cobrar por prima, el mismo no es regulado en la normativa. Evidencia: Arreglos de pago 2023 Monto Financiado Plazo Meses Prima % Fecha de Registro Consecutivo Auditoria ?1 781 996,60 12 20 17/3/2023 GCAL ?6 361 277,56 12 20 21/3/2023 ALPSA ?576 155,47 9 12 28/3/2023 VBKA ?756 080,13 15 11 28/4/2023 CJP Arreglos de pago 2024 Monto Financiado Plazo Meses Prima % Fecha de Registro Consecutivo Auditoria ?371 752,68 12 20 24/1/2024 FCFVSA ?408 827,32 8 20 25/1/2024 EVSA ?3 393 683,46 12 20 25/1/2024 FSA ?286 111,22 10 20 26/1/2024 RJAJ ?249 894,11 12 10 5/5/2023 SSYS Criterio: Reforma Código de Normas y Procedimientos Tributarios Artículo 38.- Aplazamientos y fraccionamientos  En los casos y la forma que determine el reglamento, la Administración Tributaria podrá aplazar o fraccionar el pago de las deudas tributarias, incluso por impuestos trasladables que no hayan sido cobrados al consumidor final, y siempre que la situación económico-financiera del deudor, debidamente comprobada ante aquella, le impida, de manera transitoria hacer frente al pago en tiempo. (El resaltado no es el original) Reglamento para el procedimiento de cobro administrativo, extrajudicial y judicial. Artículo 16° Arreglos de pago El arreglo de pago es el compromiso que adquiere la persona sujeta pasiva con la sección de cobros de la municipalidad de pagar dentro del tiempo convenido por ambos, que no podrá exceder de seis meses, la obligación vencida adeudada a la municipalidad. Únicamente procederá cuando el cobro se encuentre en la etapa administrativa. Artículo 17° Condiciones para otorgar arreglos de pago. El arreglo de pago se otorgará por parte de la sección de cobros, para lo cual esta valorará las siguientes condiciones del sujeto pasivo: a) Capacidad económica: la persona sujeta pasiva debe demostrar a la sección de cobros que su situación económica le impide pagar en forma total, e inmediata las obligaciones vencidas. a) Monto adeudado: de proceder el arreglo de pago, ambas partes pactarán el monto a pagar mensualmente, y el plazo para la cancelación total para la obligación vencida no podrá exceder de seis meses. Causa: Falta de controles internos a la hora de emitir los arreglos de pago y una mala práctica administrativa cobrando primas sin estar descritas en el reglamento. Efecto: Otorgamiento de arreglos de pago con mayor plazo de lo establecido. Además de montos subjetivos cobrados a los administrados por concepto de prima. 2.6 Documento de Formalización de arreglos de pago con criterios erróneos. Se revisaron un total de 356 documentos de arreglos de pago entre los años 2023 y 2024, y se logró identificar que la normativa que menciona los documentos poco tiene que ver con normativa de arreglos de pago. El oficio de formalización de arreglos de pago menciona el artículo 74 del código municipal ley 7794. “El funcionario o empleado que contraiga, en nombre de la municipalidad, deudas o compromisos de cualquier naturaleza, en contra de las leyes y los reglamentos, será solidariamente responsable, ante los acreedores correspondientes y, consecuentemente, sancionado conforme a las disposiciones del régimen disciplinario” Criterio: Normas de control interno sector público: 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo.   Los atributos fundamentales de la calidad de la información están referidos a la confiabilidad, oportunidad y utilidad. 5.6.1 Confiabilidad   La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente. Causa: Por falta de control interno y supervisión constante de parte de la jefatura, se utiliza normativa no atinente sobre el tema de arreglos de pago. Efecto: Documentos administrativos y legales con información errónea. 2.7 Inexistente evidencia de que se realice la revisión anual para declarar procedimientos como incobrables. Condición: Falta evidencia de que se realice anualmente la revisión de cuentas posibles a declarar como de difícil recuperación. Actualmente, el departamento de catastro cuenta con una lista de fincas sin ubicación (sin plano catastro), fincas con traslapes, restos de fincas, estos casos podrían ser nombrados como incobrables, pero en este momento no han sido declaradas de esta manera, ni tampoco existe ninguna revisión de parte del proceso de cobros para declararlas como tal. Criterio: Reglamento para la declaratoria de cuentas de difícil recuperación (Incobrables) de impuestos y servicios de la Municipalidad de Santa Ana. Artículo 4º—Revisión Anual. El proceso de cobro podrá realizar el procedimiento para declarar una deuda como incobrable en cualquier momento, sin embargo, por lo menos una vez al año deberá realizar una revisión de las cuentas posibles a declarar como de difícil recuperación a efecto de someterlas al proceso correspondiente descrito en el presente reglamento. Causa: Fatal de control interno en la realización de tareas, además, del desconocimiento del artículo 4 del Reglamento para declaratoria de cuentas de difícil recuperación (Incobrables) de impuestos y servicios de la Municipalidad de Santa Ana. Efecto: Inexistencia de un listado que referencie posibles cuentas a declarar como de difícil recuperación. 2.8. Prescripciones 2023 y 2024. Condición: Se encontró que para el año 2023 se aprobaron un total de dieciséis solicitudes prescripciones, y para el año 2024 se aprobaron diecinueve solicitudes de prescripción. Al consultarle a la Licda. Carmona ella indica lo siguiente: “Las prescripciones la mayoría se aceptan parcialmente o porque no les ha podido notificar por alguna razón”, Prescripciones 2023: Prescripciones 2023 IBI ? 7 733 058,00 Basura ? 1 872 715,93 Aseo vías ? 110 386,61 Total ? 9 716 160,54 Prescripciones 2024: Prescripciones 2024 IBI ?1 998 868,00 Basura ?1 565 066,00 Aseo vías ?0,00 Total ?3 563 934,00 Criterio: Código Municipal Artículo 82. - Los tributos municipales prescribirán en cinco años y los funcionarios que los dejen prescribir responderán por su pago personalmente. Ley de Impuesto sobre Bienes Inmuebles ARTÍCULO 8.- Responsabilidad de los sujetos pasivos. Los sujetos pasivos responden por el pago del impuesto, los respectivos intereses y la mora que pesan sobre el bien. El término de prescripción para cobrar las sumas a que se refiere este artículo será de tres años. Causa: Según la Licda. Carmona no se notificó por alguna razón. Además, por falta de seguimiento y una gestión de cobro eficiente, se dejan prescribir cuentas. Efecto: Por dejar que prescriban la deuda de 35 administrados durante el año 2023 y hasta junio del 2024 el Gobierno local de Santa Ana perdió un monto de ¢ 13 280 094.50 2.9. Incumplimiento en las metas pactadas en la estrategia de cobranza. Condición: La Licda. Carmona nos comentó que las carteras de cobro se distribuyeron a los funcionarios del proceso de cobro de la siguiente manera: cartera del 2019 para atrás es asignado a la jefatura, cartera 2021-2020 fue asignada Gabriel Mora, cartera 2022 asignado Glenda García y cartera 2023 asignada a Andrés Sánchez. Se logró identificar que la meta para el primer trimestre del 2024 solo la cumplió el señor Sánchez; para el segundo trimestre 2024 ninguno de los gestores de cobro cumplió con la meta. Criterio: Matriz de estrategia de cobranza: TIPO MORAS FUNCIONARIO A CARGO ESTRATEGIA Cuentas Asignadas Eficacia cobranza 2024 Eficacia mensual Monto mensual 2023 Andres Sanchez 6972 80% 7% ?46 998 381,68 2022 Glenda Garcia 2067 80% 7% ?41 554 587,79 2021 y 2020 Gabriel Mora 1849 80% 7% ?52 799 606,84 2019 para a otras, pre cobro y cobro judicial Patricia Carmona, abogados y persona adicional 4197  80% 7% ?138 609 895,05 notificaciones Ronald Artavia y Mauricio Solis   5145 notificaciones por notificador 429, cada uno 429 Causa: Una incorrecta aplicación de la estrategia de cobranza implementada. Efecto: Afectación directa en la recaudación proyectada para el presente año, y de periodos anteriores. 2.10 Incumplimiento en la cantidad de notificaciones generadas por los gestores de cobro. Condición: Se encontró que los Gestores de cobro no cumplen con la meta de formular las 429 notificaciones mensuales pactadas en la estrategia de cobranza. Aunque la jefatura colabora en la emisión de estas notificaciones aun así no se cumple en algunos meses con la cantidad establecida en la estrategia de cobros Total, de notificaciones realizas de febrero 2024 a agosto 2024. Detalle de notificaciones Generadas Febrero- agosto 2024. Mes Glenda Andres Gabriel Cinthia Patricia Ronald Jerilyn Notificaciones por mes Febrero 0 103 66 0 82 0 42 293 Marzo 0 57 34 0 24 0 70 185 Abril 63 106 86 0 181 0 0 436 Mayo 75 100 117 0 116 48 0 456 Junio 120 48 43 0 117 0 0 328 Julio 75 70 119 4 102 0 0 370 Agosto 23 48 62 4 65 0 0 202 Criterio. ESTRATEGIA DE COBRANZA “…. Las notificaciones y avisos de cobros se deben generar por día y sector, recomendación, lunes, Salitral y San Rafael, Martes Santa Ana, miércoles Pozos, jueves, Piedades y Uruca, viernes Brasil. las notificaciones deben ser al menos 7 por sector y gestor. Causa: Por falta de seguimiento y controles internos los gestores de cobro están generando menos notificaciones de lo estipulado. Efecto: Incumplimiento de metas, afectando directamente lo proyectado por notificar durante el año 2024. 2.11. Incumplimiento en la meta de notificaciones entregadas por parte de los notificadores. Se encontró que los notificadores no están cumpliendo con la meta de entrega de notificaciones establecida en la estrategia de cobranza, deben entregar entre los dos notificadores un total de 429 notificaciones mensuales. Además, se encontró una diferencia amplia entre las notificaciones entregadas de cada notificador. Desglose de notificaciones realizadas por notificador: Detalle Notificadores Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Mauricio 196 130 260 280 208 229 35 Ronald 50 20 85 88 65 63 8 Jose Andres 0 0 0 0 3 0 0  Total 246 150 345 368 273 292 43 Criterio Estrategia de cobranza: TIPO MORAS FUNCIONARIO A CARGO ESTRATEGIA Eficacia cobranza 2024 Eficacia mensual Notificaciones Ronald Artavia y Mauricio Solis 5145 notificaciones 429/2, “Cada notificador debe entregar 214 mensual.” Causa: Por falta de control interno y supervisión, para lograr los objetivos planteados y que la carga de trabajo entre los encargados de notificar sea equitativa. Efecto: Administrados sin notificar sus deudas con el Gobierno local de Santa Ana. Conclusiones: De este estudio se evidenciaron oportunidades de mejora en el departamento de Cobros, Primero que todo se evidencia una que existe una oportunidad de mejora respecto a los expedientes que genera el departamento de cobros, es necesario ordenar y foliar correctamente los expedientes. Por otro lado, es necesario garantizar que se cumpla con la normativa vigente para la gestión de cobro, que cumpla con los plazos y etapas establecidas en el reglamento para el procedimiento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial, también se encontraron debilidades en el seguimiento de las cuentas de cobro administrativo, cuentas con varias primeras y segundas notificaciones lo mismo para las notificaciones de cobro extrajudicial dando una oportunidad de mejora respecto al seguimiento de las cuentas en cobro administrativo. Además, se logró evidenciar la necesidad de mejorar en el tema de cobro preventivo para que se aplique correctamente tal y como lo dicta la normativa. Respectó a los arreglos de pago se evidenciaron oportunidades de mejora a la hora de otorgar los arreglos de pago y la necesidad de actualizar el reglamento vigente y las hojas de oficio que se utilizan actualmente para formalizar los arreglos de pago. Por otro lado, se evidenció la necesidad de hacer cumplir la normativa vigente respecto a cuentas que deberían estar identificadas como incobrables, no se realiza la revisión anual estipulada en el reglamento para identificar posibles cuentas de difícil recaudación. También se identificaron cuentas prescritas en los años 2023 y 2024, es necesario establecer un mecanismo que garantice que ninguna cuenta más vuelva a prescribir. También se logró identificar el incumplimiento de metas establecido en la estrategia de cobranza. Si bien es cierto, que las cuentas por cobrar han tenido una mejora en recaudación, también es cierto que existen oportunidades de mejora que ayudarían mucho a bajar aún más el monto de deuda vencida, y a final de año no se acumule la nueva deuda y se note aún más el trabajo de recaudación realizado. En términos generales, es fundamental darles relevancia y atención a los puntos mencionados en este informe, con el único fin de mejorar y cumplir con lo que establece la normativa. 3. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. A la Directora Financiera: * Actualización del Reglamento de Cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial donde se incluya el porcentaje de la prima a solicitar para la formalización de arreglos de pago, Además, de una directriz para que se cumpla con los plazos y estudio socioeconómico estipulado en el reglamento mencionado. Producto esperado: Oficio recordando al departamento la obligación de cumplimiento de la normativa, además, de la actualización del reglamento de cobro Administrativo, Extrajudicial y Judicial. Con el fin de subsanar el resultado número 2.5 de este informe. Tiempo estimado 2 meses. * Ordenar a la jefatura de cobros la Corrección de la normativa nombrada en el “Machote de arreglos de pago utilizado” Producto esperado: Oficio actualizado y corregido. Con el fin de subsanar el resultado número 2.6 de este informe. Tiempo estimado: inmediato. * Elaborar y enviar una directriz al departamento de cobros para que realicen una revisión anual de cuentas a declarar como de difícil recuperación. Producto esperado: Directriz a la jefatura del departamento de cobros para el cumplimiento del artículo 4 del Reglamento para la declaratoria de cuentas de difícil recuperación (Incobrables) de impuestos y servicios de la Municipalidad de Santa Ana. Con el fin de subsanar el resultado número 2.7 de este informe. Tiempo estimado: inmediato. * Ordenar a la persona encargada de Cobro preventivo cumplir con lo que estipula el procedimiento. Así como una vez vencidas las cuentas, sean trasladadas a cobro administrativo. Producto esperado: Oficio a la persona encargada de cobro preventivo recordando la obligación de cumplir con lo que estipula el procedimiento de cobro preventivo. Con el fin de subsanar el resultado número 2.4 de este informe. Tiempo estimado 1 semana. A la Jefatura del departamento de Cobros: * Ordenar a la persona encargada de confeccionar los expedientes aplicar la normativa correspondiente para garantizar que los expedientes de la gestión de cobro estén correctamente ordenados, foliados y completos. Producto esperado: Expedientes foliados y ordenados tal y como lo indica la normativa. Con el fin de subsanar el resultado número 2.1 de este informe. Tiempo estimado: Inmediato. * Ordenar a los gestores de cobro hacer cumplir con la normativa respecto a los plazos para notificar una deuda. Producto esperado: Ordenar mediante un oficio a los gestores de cobro cumplir con la normativa vigente respecto a cobro administrativo. Con el fin de subsanar el resultado número 2.2 y 2.3 de este informe. Tiempo estimado: 1 semana. * Generar un mecanismo de control para evitar que la cuentas por cobrar prescriban, así como una actualización mensual de las cuentas prontas a prescribir. Producto esperado: Mecanismo de control para garantizar que no vuelvan a prescribir los tributos municipales. Con el fin de subsanar el resultado número 2.8 de este informe. Tiempo estimado 2 semanas. * Generar y enviar un oficio a los gestores de cobro, recordándoles la necesidad de cumplir con las metas de recaudación pactadas. Producto esperado: Oficio al departamento de cobros recordando las metas que deben cumplir en el año. Con el fin de subsanar el resultado número 2.9 de este informe. Tiempo estimado: inmediato. * Reorganizar y asignar a los gestores las notificaciones necesarias para cumplir con la meta de notificaciones establecida en la estrategia de cobranza. Producto esperado: Oficio informándoles a los gestores la Actualización de la cantidad de notificaciones a generar por gestor para cumplir con la meta establecida de 429 mensuales, reorganizar y asignar a los gestores. Con el fin de subsanar el resultado número 2.10 de este informe. Tiempo estimado: inmediato. * Generar y enviar un oficio a los notificadores respecto a la cantidad de notificaciones que tienen que entregar mensualmente para cumplir con lo que establece la estrategia de cobranza. Producto esperado: Oficio a los notificadores recordándoles que deben cumplir con la cantidad de 214 notificaciones mensuales. Con el fin de subsanar el resultado número 2.11 de este informe. Tiempo estimado: inmediato. .