MSA-AUI-ICI-01-011-2024 17 diciembre del 2024 Licdo. Juan Jose Vargas Fallas Alcalde Municipal Dra. María de los Angeles Rivera Sibaja Vicealcaldesa Municipal Asunto: Informe del estudio sobre la Escuela Municipal de Artes Integradas (EMAI) Por este medio de conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna, y ejecutada la conferencia de presentación el día 17 de diciembre del 2024, se procede a realizar la entrega formal del Estudio sobre la Escuela Municipal de Artes Integradas (EMAI). Se le recuerda a la Administración que los artículos No 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno No 8292, establecen los plazos para ordenar la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en su defecto discrepar por escrito y debidamente justificado, así como brindar las soluciones alternas para los hallazgos encontrados. Atentamente; _________________________________ ___________________________________ Licdo. Giovanni Pérez Mena, CIE-AF Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Prfsnal. de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME ICI-01-011-2024 ESTUDIO SOBRE LA ESCUELA MUNICIPAL DE ARTES INTEGRADAS (EMAI) Realizado por: Licdo. Giovanni Pérez Mena Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Diciembre, 2024 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo 2 I INTRODUCCIÓN 4 1.1. Objetivo del estudio 4 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría 4 1.3. Limitaciones 4 1.4. Normativa 4 II. RESULTADOS 5 2.1 Sobre la presentación de informes semestrales al Concejo Municipal por parte de la AEMAI 5 2.2 Respecto a la entrega del informe anual de evaluación pedagógica del programa formativo por parte de la AEMAI 7 2.3 Sobre los ingresos por el funcionamiento de la cafetería administrada por la AEMAI 9 2.4 Sobre el establecimiento de matrícula y mensualidades del EMAI 11 2.5 Sobre la legalidad de los convenios firmados entre el Gobierno Local y la AEMAI 12 2.6 Sobre la transferencia de fondos públicos a la AEMAI 14 2.7 Sobre el seguimiento y atención de recomendaciones de auditoría interna 18 IV. RECOMENDACIONES 21 4.1. Al Acalde o a la Vicealcaldesa o a quien ocupe su lugar 21 Resumen Ejecutivo ¿Qué examinamos? La auditoría tuvo como objetivo evaluar el cumplimiento de la correcta ejecución del convenio suscrito entre el Gobierno Local de Santa Ana y la AEMAI, de conformidad con el ordenamiento jurídico, técnico y a las sanas prácticas existentes. El periodo analizado comprendió del 2022 al primer semestre 2024. ¿Por qué es importante? La evaluación del cumplimiento del convenio establecido entre el Gobierno Local y la Asociación AEMAI tiene como fin contribuir en el fortalecimiento del accionar de la gestión municipal y las competencias de este. Por lo tanto, es necesario que se cuente con un compromiso a nivel institucional que permita robustecer el control interno. Para el Gobierno Local de Santa Ana, esto resulta relevante, debido a que el presupuesto para el funcionamiento de la Escuela Municipal de Artes Integradas (EMAI), representa un tres por ciento, razón por la cual tiene un impacto significativo que la institución realiza en la Cultura y la Educación Musical entre otras áreas artísticas. Además, del crecimiento que ha tenido la escuela a través del tiempo, la hace una área necesaria que requiere de mejora constante de los controles internos que produzca confianza y credibilidad hacia los habitantes del cantón. ¿Qué se encontró? Con base en los resultados obtenidos en la presente auditoría, se determinó que el Gobierno Local de Santa Ana, no ha sido oportuno en la vigilancia de las cláusulas establecidas en convenio suscrito entre la institución y la AEMAI, como, por ejemplo: En cuanto a la presentación de informes semestrales al Concejo Municipal del uso de fondos públicos, por parte de la asociación, esta no se realiza lo que representa un incumplimiento. En relación con la presentación anual de evaluación pedagógica del programa formativo del EMAI, esta tampoco se realiza, generando incertidumbre sobre la calidad y limitando la toma de decisiones oportunas respecto al funcionamiento de la escuela. Con respecto las ingresos generados por el funcionamiento de la cafetería, se determino que el Gobierno Local, dejo sin control estos ingresos, pese a que son generados por la explotación de un bien público. Por otro lado, las cuotas de matrícula y mensualidades son establecidas por la AEMAI, sin ningún estudio técnico, además asumiendo y excediéndose en un rol que es competencia del Gobierno Local. En cuanto a la legalidad del convenio, este establece una serie de obligaciones que van más allá de una cooperación, dado que el Gobierno Local mediante esta vía transfiere la administración que en principio le corresponde al municipio, delegando toda la actividad sustancial sin que exista fundamento jurídico. El instrumento de convenio implica una igualdad de condiciones y que en este caso es así. En relación con la transferencia periódica a la asociación, esta se realiza con fundamento a lo establecido en el convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI, entre la Asociación EMAI para la cultura y el Gobierno Local de Santa Ana, sin embargo, esto no es conforme a lo establecido en el Código Municipal, dado que únicamente se autoriza para que se realice con fines específicos, pero nunca para una actividad ordinaria. Por último, en cuanto al seguimiento de las recomendaciones de auditoría interna y acuerdos del Concejo Municipal, en relación con la EMAI se evidencia que administración municipal anterior no fue diligente, atendiendo de forma oportuna los resultados de los informes de auditoría, así como de los acuerdos del cuerpo colegiado. ¿Qué sigue? Se emiten recomendaciones al alcalde Municipal, para que, según sus competencias: se realice las gestiones necesarias ante el Concejo Municipal para rescindir del convenio vigente por los incumplimientos de la asociación AEMAI, realizar las acciones necesarias ante el Concejo Municipal para la suspensión de las transferencias dinerarias con cargo al presupuesto 2025 a favor de la AEMAI, también realizar las diligencias con el fin de promover un nuevo instrumento a apropiado, adecuado y viable conforme al principio de legalidad, que defina los alcances, responsables del funcionamiento de la Escuela Municipal de Artes Integradas. I INTRODUCCIÓN De conformidad con el plan anual de la auditoría interna y el Manual de Normas Generales de auditoría para el sector público, se procedió a realizar un estudio sobre la Escuela Municipal de Artes Integradas (EMAI) y el cumplimiento de lo establecido en el convenio con la Asociación Escuela Municipal Artes Integradas (AEMAI). 1.1. Objetivo del estudio El objetivo del estudio es evaluar el cumplimiento de la correcta ejecución del convenio suscrito entre el Gobierno Local de Santa Ana y la AEMAI, de conformidad con el ordenamiento jurídico, técnico y a las sanas prácticas existentes. 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría El alcance de este estudio fue ampliado al establecido inicialmente, y abarco la evaluación del cumplimiento del convenio en el período del 2022 al primer semestre 2024. 1.3. Limitaciones Esta fiscalización, no tuvo limitaciones en el acceso a la información solicitada. 1.4. Normativa a) Código Municipal N°7794 b) Ley General de Administración Pública N°6227 c) Ley General de Control Interno N°8292 d) Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) e) Convenios suscritos entre la Gobierno de Santa Ana-AEMAI (2012-2023) II. RESULTADOS A continuación, se detallan los resultados obtenidos. 2.1 Sobre la presentación de informes semestrales al Concejo Municipal por parte de la AEMAI Condición Para el año 2023, la AEMAI presentó cuatro informes trimestrales y uno el segundo trimestre del 2024, esto se debe a que hasta el segundo trimestre 2024 la Asociación disponía de recursos económicos en ejecución. Estos informes fueron entregados al proceso de Planificación Institucional. No obstante, la AEMAI, a través de un correo electrónico, indica a esta auditoría que no entrega informes semestrales al Concejo Municipal sobre la utilización de fondos públicos, y que no han sido instruidos por la Municipalidad respecto a este requerimiento, tal como lo indica la cláusula octava del CONVENIO PARA EL USO Y ADMINISTRACIÓN DE LA CASA DE LA CULTURA Y DE LA EMAI ENTRE LA ASOCIACIÓN EMAI PARA LA CULTURA DE SANTA ANA Y LA MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA. (convenio principal) Aunque, es verdad que la AEMAI, cumple con la entrega de informes trimestrales al proceso de planificación institucional, siguiendo los lineamientos fijados en los convenios de ejecución del aporte. Lo cierto es que no cumple con la obligación de enviar los informes semestrales al Concejo Municipal, conforme a lo estipulado en el convenio principal. Lo anterior, a pesar de que la asociación y los procesos municipales (alcaldía, planificación institucional, asesoría legal, presupuesto, EMAI) relacionados fueron informados el 2 de febrero del 2023 de la aprobación del convenio por parte de la Secretaría del Concejo Municipal Criterio: Convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI entre la Asociación EMAI para la Cultura de Santa Ana y la Municipalidad de Santa Ana. (vigencia 2023-2028) “OCTAVO: De los informes: La Asociación deberá presentar informes semestrales al Concejo Municipal sobre el manejo de bienes públicos sometidos a su custodia y administración, así como realizar anualmente una evaluación de la calidad pedagógica de su programa formativo.” (Resaltado no es del original) Transcripción de Acuerdo 051-2023 - Dictamen N. º 01 Proceso Asesoría Legal - Convenio entre la Asociación EMAI para la Cultura de Santa Ana y la Municipalidad (2 de febrero 2024) Ilustración 1 Notificación de acuerdo 051-2023 Ley General de Control Interno N° 8292 “Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.” “6.1 Seguimiento del SCI. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.” Causa -Debido a la existencia de dos convenios a saber: uno principal y otro de ejecución de aporte, provoca que no se realice el seguimiento adecuado y se descuide el cumplimiento de cláusulas establecidas en el convenio principal. Efecto -Los incumplimientos al convenio pueden generar la rescisión de este, además de perjudicar la reputación del Gobierno local y de la AEMAI respecto a los cumplimientos legales. 2.2 Respecto a la entrega del informe anual de evaluación pedagógica del programa formativo por parte de la AEMAI Condición La información suministrada por la AEMAI referente a la evaluación pedagógica, no se refiere a un informe anual de evaluación pedagógica del programa formativo, sino más bien a una serie de documentos relacionados con evaluaciones efectuadas a estudiantes, base de datos de alumnos graduados, participaciones en olimpiadas, exámenes, entre otros equivalentes. La valoración de un programa formativo debe abarcar elementos claves como: objetivos, metodologías o técnicas de enseñanza, instrumentos de evaluación, autoevaluación y retroalimentación de los alumnos, rendimiento de los docentes, el ambiente de aprendizaje, los resultados y logros alcanzados, así como los recursos y materiales utilizados. Es decir, es un informe completo y no una recopilación de registros. De tal forma que la AEMAI no ha entregado este informe anual de acuerdo con lo estipulado en la cláusula octava del convenio vigente. Criterio: Convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI entre la Asociación EMAI para la Cultura de Santa Ana y la Municipalidad de Santa Ana. (vigencia 2023-2028) “OCTAVO: De los informes: La Asociación deberá presentar informes semestrales al Concejo Municipal sobre el manejo de bienes públicos sometidos a su custodia y administración, así como realizar anualmente una evaluación de la calidad pedagógica de su programa formativo.” (Resaltado no es del original) Ley de Control Interno N.º 8292 “6.1 Seguimiento del SCI. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.” Causa - El desconocimiento de las exigencias del convenio, la ausencia de tiempo o de gestión provoca que no se lleve a cabo una adecuada evaluación pedagógica del programa formativo del EMAI. Efecto -La ausencia de un informe anual de evaluación pedagógica, provoca incertidumbre en el impacto del aprendizaje del estudiante, restringe la toma de decisiones adecuadas y genera desmotivación por parte de los estudiantes que no obtienen retroalimentación. 2.3 Sobre los ingresos por el funcionamiento de la cafetería administrada por la AEMAI Condición: De acuerdo con la información proporcionada por el AEMAI, durante el 2022 y 2023 no se detallan ingresos por el funcionamiento de la cafetería, pero en el estado de resultados al 30 de junio del 2024 los ingresos acumulados por ventas de cafetería fueron de ?2,082,876.09, compuesto de los ingresos de mayo por ?805,752.20 y junio por ?1,277,123.89 respectivamente. Sin embargo, esta información no se incorpora en los informes que la AEMAI envía al Gobierno Local, debido a que no ingresan a la cuenta bancaria en la que se maneja el aporte municipal. La situación anterior, ocasiona que el municipio no tenga conocimiento en cómo se gastan los ingresos producto de la explotación de un bien municipal, y que además el Gobierno Local le ha concedido una exoneración en el pago de patente a la AEMAI. Si bien es cierto en el inciso d) de la cláusula cuarta establece que el Gobierno Local concederá un espacio para una cafetería, bajo el entendido de que las ganancias sean invertidas en el desarrollo de la misma actividad de la EMAI, pero sin especificar como el Gobierno Local, verificará si se cumple con este propósito. Criterio Ley General de Control Interno N° 8292 “Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. b) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente tanto las políticas como los procedimientos que definan claramente, entre otros asuntos, los siguientes: i. La autoridad y responsabilidad de los funcionarios encargados de autorizar y aprobar las operaciones de la institución. ii. La protección y conservación de todos los activos institucionales. iii. El diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y los hechos significativos que se realicen en la institución. Los documentos y registros deberán ser administrados y mantenidos apropiadamente.” “6.1 Seguimiento del SCI. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.” Causa -Falta de seguimiento, supervisión y verificación del alcance establecido en el convenio principal. También hay términos o cláusulas pocos claras que crean ambigüedades. Efecto -Esta situación hace que no exista una rendición de cuentas adecuada, ya que esta información no se incluye en los informes enviados al proceso de planificación institucional, y podría generar interpretaciones erróneas. 2.4 Sobre el establecimiento de matrícula y mensualidades del EMAI Condición: La información proporcionada por la AEMAI sobre la determinación de tarifas de matrícula y mensualidades, indica que no realizan ningún tipo estudio técnico y que los montos se establecen con el fin de que sean accesibles para la comunidad. Por otro lado, aunque las matrículas y mensualidades ingresan a las cuentas bancarias municipales, la Dirección Financiera y Tributaria señala que no existe ningún procedimiento para la actualización de tarifas y que además el Gobierno Local nunca ha realizado algún tipo de estudio para el cobro y actualización. De lo anterior, se puede concluir que la AEMAI ha excedido sus límites al fijar montos de matrícula que son competencia del Gobierno Local y por otro lado este último no ha establecido o actualizado estas tarifas conforme a lo establecido en el convenio. Criterio Convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI entre la Asociación EMAI para la Cultura de Santa Ana y la Municipalidad de Santa Ana. (vigencia 2023-2028) DÉCIMO TERCERO: De las cuotas pagadas por estudiante de la EMAI: En virtud del presente convenio, corresponde únicamente a la Municipalidad establecer, cobrar y administrar las cuotas necesarias según el estudio técnico correspondiente, para hacer efecto el pago de la matrícula y la mensualidad por parte de cada uno de los estudiantes de la Escuela Musical de Artes Integradas. Estas cuotas serán actualizadas cada año y se justificarán con los respectivos estudios técnicos elaborados por la Asociación que demuestren que el monto establecido se ajusta a lo requerido para que la EMAI funcione adecuadamente. (Resaltado no es del original) Causa -Debido al desconocimiento de los requerimientos y limitaciones del convenio tanto de la AEMAI como de la Administración municipal, falta de definición de responsables, tiempo o recursos para llevar a cabo los estudios técnicos. Efecto -La falta de actualización de tarifas basadas en estudios técnicos ocasiona que se pueda dar un desajuste financiero, que dificulte la sostenibilidad del servicio. Esto también, puede dar lugar a que se destinen mayores recursos y se pasen por alto otras necesidades de interés municipal. 2.5 Sobre la legalidad de los convenios firmados entre el Gobierno Local y la AEMAI Los convenios suscritos entre el Gobierno Local y la AEMAI tienen como objetivo regular el uso y la administración de la Casa de la Cultura y la Escuela Municipal de Artes Integradas (EMAI), y estableciendo una serie de obligaciones a cargo de la Asociación, entre ellas la administración de la Casa de la Cultura, contratación de profesores, servicios profesionales, realizar procesos de matrícula, diseñar y dictar políticas entre otros. Cabe señalar que, si bien las partes denominan este documento como “convenio”, el mismo estipula una serie de obligaciones que van más allá de una cooperación, dado que el Gobierno Local mediante esta vía está transfiriendo la administración del mencionado centro, competencia que en principio le corresponde al Gobierno Local, sin que exista un fundamento jurídico para ello. Además, el convenio no establece que el Gobierno Local vaya a emprender proyectos conjuntos, es decir delega toda la actividad sustancial en la Asociación. Es importante señalar que en los convenios ambas partes intervienen en igualdad de condiciones y que en el caso que nos ocupa no es así. En el cuadro siguiente se muestra el aporte según lo establecido en el convenio vigente. De lo anterior, se desprende que la mayor parte de recursos económicos, son aportados por el Gobierno Local, y la AEMAI contribuye con la experiencia adquirida a lo largo de los años en que ha administrado la Casa de la Cultura y la AEMAI. así como de los recursos económicos procedentes de los ingresos obtenidos por el funcionamiento de la cafetería. Criterio Ley General de Administración Pública N.º 6227 “Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes.” “Artículo 59.- 1. La competencia será regulada por ley siempre que contenga la atribución de potestades de imperio.” Causas Como posibles causas se pueden mencionar una falta de comprensión de los alcances de la Ley desde que se firmó el primer convenio. Efectos Los efectos de firmar un convenio que no cumple con a la normativa conduce a invalidez, genera desconfianza hacia la ciudadanía, y limita el accionar del Gobierno Local en las políticas de Cultura y de la Escuela Municipal de Artes Integrada, al cederle totalmente la administración a un ente privado. 2.6 Sobre la transferencia de fondos públicos a la AEMAI La información analizada correspondiente a los períodos 2023 y 2024 se observa lo siguiente: Ilustración 3 Presupuesto EMAI Año 2023-2024 Del cuadro anterior, se desprende que el presupuesto que asignado para la EMAI aumenta cada año, dado que representa un 3% del presupuesto, aprobado desde 15 de mayo del 2001 (acta 177), sin que mediara ningún tipo de estudio que justificara este porcentaje, que solo lo encontramos en el Código Municipal por ejemplo para el Comité Cantonal de Deportes y Recreación. Aunque la AEMAI presentó las solicitudes de recursos económicos, estas únicamente consisten en un desglose muy general y no proporcionan detalles de cómo se estiman los montos solicitados que permitan validarlos. Ilustración 4 Solicitud de recursos para el período 2024 De igual forma mediante el convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI, entre la Asociación EMAI para la cultura y el Gobierno Local de Santa Ana, este instrumento se ha utilizado para incluir en los presupuestos la transferencia de forma anual a la asociación. El Código Municipal establece en su artículo 71, que se podrán financiar escuelas de música, y subvencionar escuelas de música y bandas sinfónicas de formación musical que pertenezcan a organizaciones sin fines de lucro, pero no indica que esto sea de forma periódica, además en este caso la Escuela Municipal de Artes Integradas no le pertenece a la AEMAI, por lo que no clasificaría en esta sección. Además, el ordinal citado está destinado a facilitarles a las entidades llevar a cabo proyectos específicos, justificados, pero nunca como actividad ordinaria, pues aquel ente debe cumplir con sus propias metas y propósitos. Criterio Código Municipal “Artículo 71- La municipalidad podrá usar o disponer de su patrimonio mediante toda clase de actos o contratos permitidos por este Código y la Ley 7 494, Ley de Contratación Administrativa, de 2 de mayo de 1995, que sean idóneos para el cumplimiento de sus fines. (..) A excepción de lo dispuesto en los párrafos anteriores, las municipalidades podrán otorgar ayudas temporales a vecinos y vecinas del cantón que enfrenten situaciones, debidamente comprobadas, de desgracia o infortunio; asimismo, podrán crear albergues para las personas que se encuentren en situación de abandono y situación de calle, una vez demostrada dicha condición de acuerdo con los parámetros establecidos en la Ley 10009, Ley para la Creación de Albergues para las Personas en Situación de Abandono y Situación de Calle, de 27 de setiembre de 2021. También, podrán financiar escuelas municipales de música, comparsas, cimarronas y subvencionar escuelas de música y bandas sinfónicas de formación musical que pertenezcan a organizaciones sin fines de lucro, o asociaciones de desarrollo dentro del cantón, centros de educación pública, beneficencia o servicio social que presten servicios al cantón respectivo; además, las municipalidades podrán otorgar becas de estudio a sus munícipes de escasos recursos y con capacidad probada para estudiar. Cada municipalidad emitirá el reglamento para regular lo ante” (…) Ley General de Administración Pública N. º6227 “Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes.” Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) “4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.” “4.4.3 Registros contables y presupuestarios El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la institución, y las transacciones y eventos realizados.” Causas Como posibles causas se pueden mencionar el desconocimiento de los alcances de la Ley desde que se firmó el primer convenio. Debilidades en la instauración de actividades de control o excesiva confianza en la intuición. Efectos Lo anterior ocasiona tomar decisiones inexactas o erróneas, desconfianza en los resultados, difícil detección de posibles riesgos. 2.7 Sobre el seguimiento y atención de recomendaciones de auditoría interna De la información analizada se observa en el siguiente cuadro las recomendaciones no cumplidas y en proceso. Ilustración 5 Detalle de recomendaciones de auditoría interna respecto al EMAI Del cuadro anterior, se desprende que en la administración anterior (2020-2024) no les dio el seguimiento oportuno a las recomendaciones de la auditoría interna, por otro lado, también la administración municipal no ejerció su rol en el control y supervisión adecuada sobre el manejo que realiza la AEMAI, al no referirse sobre el incumplimiento legal (Ley Nº 1038) por parte del proveedor de servicios contables (advertencia MSA-AUI-04-022-2024). Tambien se observa que no se atienden con la diligencia necesaria los acuerdos tomados por el Concejo Municipal lo que hace que no se realizaran las acciones correctivas de manera oportuna. Criterio Convenio para el uso y administración de la casa de la cultura y de la EMAI entre la Asociación EMAI para la Cultura de Santa Ana y la Municipalidad de Santa Ana. (vigencia 2023-2028) “TERCERO: Uso y administración de los fondos y bienes públicos: En virtud del presente convenio, la Municipalidad concede el uso del Edificio de la Casa de la Cultura de manera prioritaria a la Asociación. Asimismo, por la logística y características técnicas y especializadas de la materia, se asigna a la Asociación: (..) Para lo anterior, la Municipalidad de Santa Ana hará la transferencia de fondos en los períodos legales correspondientes y previa entrega por parte de la Asociación del presupuesto requerido para tales efectos cada año; y la Asociación por su parte, deberá actuar en todo momento con transparencia y en estricto apego al bloque de legalidad, bajo un ambiente de cortesía, transparencia, cordialidad y ayuda mutua y deberá cumplir con todos los requisitos legales para administrar fondos públicos. La administración y el mantenimiento del Edificio de la Casa de la Cultura estará a cargo de la Municipalidad.” Ley General de Control Interno N° 8292 “Artículo 12.-Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. En materia de control interno, al jerarca y los titulares subordinados les corresponderá cumplir, entre otros, los siguientes deberes: (…) b) Tomar de inmediato las medidas correctivas, ante cualquier evidencia de desviaciones o irregularidades. c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan.” Normas de control interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE) “4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.” “6.1 Seguimiento del SCI. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, actividades permanentes y periódicas de seguimiento para valorar la calidad del funcionamiento de los elementos del sistema a lo largo del tiempo, así como para asegurar que las medidas producto de los hallazgos de auditoría y los resultados de otras revisiones se atiendan de manera efectiva y con prontitud.” Causas Las posibles razones que se pueden mencionar: desconocimiento de los alcances de las Leyes y normas. Debilidades en la organización e instauración de actividades de control o falta de coordinación y comunicación entre los funcionarios administrativos de alcaldía. Efectos Lo anterior provoca retrasos en la toma de decisiones, limita la calidad de la información contable en términos de verificación y crea limitaciones en la transparencia. IV. RECOMENDACIONES 4.1. Al Acalde o a la Vicealcaldesa o a quien ocupe su lugar 4.1.1. Efectuar las acciones requeridas ante el Concejo Municipal para rescindir el convenio vigente entre el Gobierno Local y la AEMAI, aplicando la cláusula décimo sétimo de dicho documento, debido a los incumplimientos de la Asociación señalados en los puntos 2.1, 2.2 y 2.4 de este informe. Además, este instrumento ha puesto en riesgo la competencia y potestades municipales, generando un evidente desbalance de responsabilidades y facultades, que se distancian de la figura de convenio. Tiempo de cumplimiento: Un Mes Producto esperado Oficio de alcaldía de solicitud de rescisión de acuerdo por incumplimiento al convenio. 4.1.2. Realizar con celeridad las medidas requeridas ante el Concejo Municipal para que, mediante acuerdo debidamente fundamentado, se suspenda las transferencias dinerarias con cargo al presupuesto municipal 2025 a favor de la AEMAI, debido a lo evidenciado en los puntos 2.5 y 2.6 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Un Mes Producto esperado Oficio de solicitud al Concejo de suspensión de transferencia a la AEMAI. 4.1.3. Realizar las diligencias requeridas para que se promueva un nuevo instrumento adecuado, apropiado y viable conforme al principio de legalidad, que defina los alcances, responsables del funcionamiento de la Escuela Municipal de Artes Integradas, de tal forma que se puedan rectificar los elementos destacados en los puntos 2.1,2.2,2.3,2.4,2.5 y 2.6 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Dos Meses Producto esperado: Informe de alcaldía de las acciones realizadas 4.1.4. Girar directriz a todas las jefaturas, encargados de proceso, así como los funcionarios administrativos de la alcaldía la obligación de responder y hacer seguimiento a tiempo de las recomendaciones de la Auditoría Interna y a los acuerdos del Concejo Municipal. Con el fin de rectificar el punto 2.7.de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediata Producto esperado: Oficio de instrucción Página 1 | 1 Página 21 de 23 INFORME ICI-01-011-2024 Página 1 de 3 INFORME ICI-01-011-2024