MSA-AUI-ICI-002-002-2021
26 enero del 2021


Lic. Gerardo Oviedo Espinoza 
Alcalde Municipal

Asunto: Estudio de Control Interno de la Tesorería, 
Contabilidad y Plataforma de Servicios

De conformidad con el plan anual de la auditoría interna y el Manual de normas generales de 
auditoría para el sector público, se procedió a realizar un estudio de Control Interno de 
Tesorería, Contabilidad y Plataforma de Servicios.
1.1. OBJETIVO DEL ESTUDIO

El objetivo del estudio es evaluar el control interno de la Tesorería, Contabilidad y Plataforma de 
Servicios, referente a los arqueos de fondos de caja, conciliaciones bancarias, cheques en cartera, 
uso de Caja Chica, depósitos bancarios, pagos a proveedores, rendición de cauciones y garantías 
de cumplimiento, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico y a las sanas prácticas 
existentes.
1.2 ALCANCE Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA


El alcance de este estudio comprendió la evaluación del cumplimiento del control interno en el 
período del 01 de julio de 2019 al 30 de junio de 2020.
1.3.	LIMITACIONES


Esta fiscalización, no dispuso del expediente de cauciones debido a que este se extravió según 
información de Recursos Humanos.
1.4.	NORMATIVA
a)	Ley General de Control Interno No. 8292
b)	Código Municipal N.7794
c)	Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE)
d)	Ley de Contratación Administrativa NO 7494.
e)	Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa NO33411


f)	Reglamento sobre las cauciones que deben rendir los funcionarios (as) de la 
Municipalidad de Santa Ana.
g)	Reglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Santa Ana.
h)	Reglamento para el uso, control y mantenimiento de vehículos de la Municipalidad de 
Santa Ana.
i)	Directriz	Administrativa	MSA-ALC-001-2017.	Compromiso	para	elaboración	de 
procedimientos
j)	Directriz Administrativa DA-01-2012. Creación y foliado de expedientes administrativos.
k)	Constitución Política de Costa Rica
l)	Voto de Sala Constitucional

II.	RESULTADOS


El estudio se realizó a los procesos de Contabilidad, Tesorería y Plataforma de Servicios como se 
detallan a continuación:
2.1	CAUCIONES

Condición
Se detectó que la póliza de fidelidad de la funcionaria Alejandra Mora Umaña, venció el 15 de 
julio de 2020, y fue cancelada un mes después de su vencimiento (14 de agosto de 2020). 
Además, la información suministrada por el proceso de Recursos Humanos consiste en correos 
enviados por los agentes aseguradores, y no se visualiza un control propio de este proceso que 
permita detectar a tiempo estos incumplimientos, aunado a que tampoco se ha realizado la 
actualización de la suma a caucionar presentando diferencias en los montos caucionados por los 
13 funcionarios de los procesos bajo estudio. Por otro lado, la señora Keily Angulo indicó que el 
expediente de cauciones 2019 se extravió con el traslado de plaza Koros al remodelado edificio 
municipal.
Criterio
Reglamento sobre las cauciones que deben rendir los funcionarios/as de la Municipalidad de Santa Ana
“Artículo 3º—Deber del funcionario/a: Los funcionarios/as municipales que en virtud de este 
reglamento deben caucionar estarán obligados a:
a)	Sufragar de su propio peculio el costo de una garantía de fidelidad en favor de la 
Municipalidad. b) Hacerlo en el plazo de quinces días hábiles siguientes de aquel en que asumió 
el cargo o de aquel en que le fue comunicado formalmente, la obligación de hacerlo.
d)	Mantener actualizado el monto de la caución conforme a los aumentos anuales del “Salario 
Base”


e)	Cuando las condiciones del mercado de seguros u otras garantías, establezcan productos que 
obliguen al caucionado/da a ajustar el monto de su garantía a sumas superiores, será su 
obligación adaptarse a esas condiciones.”
Artículo 8º—Vigencia de la caución. Una vez rendida la caución deberá permanecer vigente 
durante todo el tiempo en que el caucionado/da permanezca en el cargo obligado a rendir la 
garantía. Es obligación del caucionado/da gestionar la renovación o actualización que 
corresponda, para mantener vigente y actualizada, la caución otorgada. Una vez resuelta la 
relación de empleo por cualquier motivo, el caucionado/da deberá mantener vigente la garantía 
por cuatro años más.
Artículo 12º—Del control en el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento. 
Corresponderá al Proceso de Recursos Humanos, comunicar a cada funcionario/a nombrado en 
cargos de los que se señalan en el artículo 4º de este reglamento, la obligación de rendir la 
garantía correspondiente. Asimismo, le corresponderá supervisar que todos los funcionarios/as 
obligados a rendir la garantía, que a la entrada en vigencia del presente reglamento ostenten el 
nombramiento respectivo, suscriban la correspondiente póliza de fidelidad conforme las 
disposiciones transitorias aquí dispuestas, y que, asimismo, la mantengan vigente. Llevará un 
registro de los funcionarios/as que se encuentran obligados a caucionar, así como la fecha de 
vencimiento de las garantías, lo anterior con el fin de que tome las providencias necesarias a 
efecto de que en todo momento se mantengan vigentes. (El resaltado no es del original)
Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE)
4.2 Requisitos de las actividades de control
“e) Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación 
en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en 
documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada 
conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación.”
“5.5 Archivo institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben 
implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo 
apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba 
conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. (…)”
Causa
Debido a debilidades de control interno en cuanto al cumplimiento del Reglamento de 
Cauciones y a la custodia y preservación de la documentación, por parte del proceso de 
Recursos Humanos. (Esta situación fue expuesta en informe anterior (MSA-AUI-ICI-04-006-2019)
Efecto
Riesgo de comprometer la ejecución del seguro en caso de reclamo, por estar vencida, aunado a 
la limitación en la fiscalización por pérdida de archivos.


2.2	PLATAFORMA DE SERVICIOS

En cuanto a la revisión de expediente de arqueos se observa que la plataforma de servicios ha 
mantenido una frecuencia aceptable, aunado a que se encuentra debidamente foliado y 
ordenado, si es importante que se mejore en cuanto a que se consigne toda la información del 
formulario de arqueos. Además, en las pruebas ejecutadas por esta Auditoria no se encontraron 
faltantes o sobrantes significativos, las diferencias fueron subsanados durante la revisión. 
Adicionalmente se elaboró un documento denominado “Políticas de operación para el manejo 
de las cajas” con el código GFT-PLS-P03, lo que contribuye al fortalecimiento del sistema de 
control interno, por lo que es criterio de esta Auditoría Interna que se siga manteniendo y 
aplicando las mejoras implementadas.
2.3	CONTABILIDAD


2.3.1	Arqueos de Contabilidad


Condición:
El proceso de Contabilidad en el lapso de diciembre 2019 a abril 2020 (5 meses), no se evidencia 
en el expediente que se realizara arqueo de la caja general (fondo para cambio) de la Tesorería 
Municipal.
Criterio:
Normas de control interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE)
“1.2 Objetivo del SCI inciso a. Proteger y conservar el patrimonio público
contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. El SCI debe brindar a la 
organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le 
fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para 
prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo.”

“1.4 inciso d. Responsabilidad del Jerarca y los titulares subordinados sobre
el SCI. La vigilancia del cumplimiento, validez y la suficiencia de todos los controles que integran
el SCI”

“4.4.5 Verificaciones y Conciliaciones periódicas. La exactitud de los registros sobre activos y 
pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, 
comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos 
fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los 
suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas 
procedentes.”


Causa:
Debido a la falta de un procedimiento formal de arqueos estos se realizan no ajustados a una 
periodicidad definida y por ende transcurren plazos sumamente amplios en que no se realizan. 
(Esta situación fue expuesta en informe anterior (MSA-AUI-ICI-04-006-2019)
Efecto:
Mayor exposición de riesgos operativos o financieros por inoportunidad o falta de ejecución 
periódica de arqueos.
2.3.2	Conciliaciones Bancarias


Condición
Las conciliaciones de la cuenta N.001-0253484-3 del Banco de Costa Rica, de los meses de 
noviembre y diciembre del 2019, presentan diferencias en cuanto al reporte de conciliación y el 
reporte resumido de movimientos. En el caso del mes de noviembre es de una diferencia de
?63,086,42 (CB00041693) y de diciembre de ?40,189.02. Lo anterior obedece a que se 
realizaron ajustes a las conciliaciones, sin embargo no se adjuntó el reporte que incluía dichas 
modificaciones u ajustes y se dejó por error un reporte con las diferencias. La auditoría interna 
aclara que se logró comprobar que los saldos si son los correctos, cotejados con las 
conciliaciones realizadas por la tesorería.
Criterio
Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE)
“4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, 
según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la 
gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el 
lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a 
la información pública, según corresponda.”
“4.5.1 Supervisión constante. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, 
deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la 
observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias 
para la consecución de los objetivos.”
“5.6.1 Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como 
confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no 
autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.”


Causa
Debido a la falta de cuidado se consignan reportes de conciliaciones que no son consistentes 
entre sí.
Efecto
Los errores en la documentación de respaldo de las conciliaciones bancarias restan confiabilidad 
a la información generada por la institución.
Comentario del Contador: Comenta el señor Carlos Ureña Delgado, que las diferencias se deben a que se 
traslapo una documentación y se dio un problema inclusive con el foliado, y que fue una situación fortuita.
Con respecto a los arqueos, de la caja general, señala que usualmente se realizan arqueos de las cajas 
recaudadores y de caja chica, pero que si vamos a tomar en cuenta la recomendación de realizar arqueos 
de la caja general.
Comentario de la Auditoría: Se reitera que efectivamente la situación se debe a la documentación de 
respaldo adjunta a la conciliación que presenta datos erróneos y que en su momento se le hizo saber a la 
situación a la funcionaria Yailyn Umaña, sin embargo al final del estudio no se presentó el informe de 
conciliación bancaria a la Auditoría con el fin de verificar las correcciones realizadas.


2.4	TESORERÍA

2.4.1	Arqueos, Cheques en Cartera, Libros de Cheques, Depósitos Bancarios y 
Conciliaciones Bancarias

En cuanto a los arqueos realizados por esta Auditoría Interna a los fondos custodiados por la 
Tesorería no se presentaron diferencias significativas, y las encontradas fueron corregidas 
durante su ejecución. En cuanto a los arqueos realizados por el tesorero, se evidencia que se 
mantiene un expediente de estos, que si bien se observa una reducida frecuencia de arqueos de 
la caja general (fondo de cambio), este se ve corregido a partir del mes de julio del 2020, por lo 
que debe mantenerse.
Con relación a los cheques en cartera los custodiados no sobrepasaban los tres meses de 
emisión y los que no contaban con algún requisito se encontraban de forma separada y sin la 
firma del tesorero. En cuanto al libro de cheque se encontró limpio, ordenado y foliado.
Respecto a los depósitos bancarios revisados se encontraron realizados de forma correcta, y de 
igual forma las conciliaciones bancarias se observan limpias, ordenadas, foliadas y con la firma 
del tesorero.


2.4.2	Garantías de Cumplimiento

Condición
De la revisión se determinó que 4 garantías de cumplimiento superaban la fecha de vigencia, de 
las cuales 3 corresponden a mejoras de vía o desfogue y una de licitación, las cuales se 
mantenían activas. También en la documentación no se reportaba la garantía n.1327 del 
17/4/2019 a nombre de Cecilia Vivaldi Ruiz, por un monto de ? 575 000,00 la cual fue retirada el 
09 de setiembre de 2020. En cuanto al manejo de archivo de la documentación presenta muchas 
oportunidades de mejora, aunado a que no se cuenta con regulación institucional para el 
manejo, custodia, control y retiro de las garantías de cumplimiento. Además, no se cuenta con 
arqueos realizados por parte del Tesorero ni del personal del proceso contable.


Respuesta Tesorería
El 29 de octubre de 2020, se indica por parte de la Tesorería que de las 4 garantías vencidas una 
ya se excluyó, otra está pendiente del correo del ingeniero (a) para darle de baja, y las dos 
restantes son certificados de depósito a plazo con vigencia de 4 años. En cuanto a la garantía N. 
1327 se suministró el recibo para su revisión.
Criterio
Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE)
“4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, 
deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control 
pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que 
contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los 
objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las 
mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar 
razonablemente su efectividad...” (EL resaltado no es del original)
“5.4 Gestión Documental. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben 
asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión 
documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la 
información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las 
necesidades institucionales.”
“5.5 Archivo Institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben 
implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo 
apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba 
conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben




Causa


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(…)”



Por falta del debido cuidado no se lleva un expediente de las garantías de cumplimiento 
ordenado y separado.
La Municipalidad carece de regulaciones o procedimientos relativos al manejo, control, custodia 
y retiro de garantías.
Efecto
Riesgo de que la Municipalidad no pueda ejecutar una garantía de cumplimiento debido a que 
esta se encuentre vencida, además de un registro contable incorrecto al no darle de baja en los 
sistemas, y posibles pérdidas económicas para la institución.
Riesgo de pérdida de documentación debido a que no se lleva un expediente ordenado.
2.4.3	Uso de Caja Chica


Condición:
De la revisión realizada se detectaron un total de 64 liquidaciones que no son conformes al 
reglamento vigente, a saber: duplicidad de firmas (gestionados por funcionarios a cargo de 
alcaldía), pago de impuesto de valor agregado(este punto fue subsanado posterior a la revisión 
mediante el reintegro del impuesto), pago de servicios de capacitación, pago servicio de 
restaurante a funcionarios y adicionalmente se encontraron un total de 24 vales que cancelan 
facturas  por  concepto  de  reparaciones  de  vehículos  (recolectores)   por  un  total  de
?1,810,000.00, que no cuentan con la firma del encargado de la flotilla vehicular y que si bien 
algunos casos pueden catalogarse dentro una emergencia, lo cierto es que no son casos 
excepcionales, sino más bien recurrente debido a la antigüedad del equipo. Los aspectos 
anteriores evidencian una mala práctica por parte de la administración en el uso del fondo de 
caja chica como mecanismo para agilizar el pago de gastos, pese a que esa forma no 
corresponde a la naturaleza de esos fondos.
Criterio:
Ley General de la Administración Pública 
Artículo 11:
“1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar
aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento (…)”


Sala Constitucional, en su Voto N.° 5445-99
(..)El término de caja chica es un término contable por el que se comprende un fondo de dinero en 
efectivo o en depósito, por cantidades relativamente pequeñas, disponible para desembolsos 
menores que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo (…)
Lo anterior hace comprensible su objetivo, para atender el pago de las necesidades urgentes que se 
presentan y cuyo monto no amerita seguir los procedimientos establecidos en la Ley de la Contratación 
Administrativa.
Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa
“Artículo 141. Contrataciones con fondos caja chica
Las compras para gastos menores e indispensables, cuya ejecución es de carácter excepcional 
que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica, se regirán por las disposiciones 
reglamentarias que al efecto se emitan, las cuales fijaran los supuestos para su utilización, montos 
máximos, mecanismos de control y funcionarios responsables de su manejo. (…).” El subrayado 
no es del original”
“Artículo 171. Contrato de servicios
Para la contratación de servicios técnicos o profesionales, a cargo de personas físicas o jurídicas, 
la Administración, deberá seguir los procedimientos de licitación pública, abreviada o 
contratación directa, según corresponda. (…)”
Reglamento Caja de Caja Chica
“Artículo 3. Gastos menores. Concepto.
Se considerarán gastos menores aquellos que no excedan el monto máximo fijado en el artículo 
4., que se requieren para cubrir una necesidad de manera rápida, cuya solución no puede 
esperar la dilación en tiempo y trámites que requieren otros procedimientos de compra, y 
además, que corresponden a adquisiciones que se efectúen de manera excepcional por medio 
de este fondo. Además, entre los denominados gastos menores, se consideran los gastos por 
viáticos y transportes en el interior del país.” El subrayado no es del original
“Artículo 13. El vale.
Se utilizará una fórmula previamente impresa y numerada consecutivamente, en la que se deberá 
indicar la fecha, el nombre del solicitante, el monto solicitado, el destino del dinero y las firmas; 
del solicitante, de la jefatura inmediata como visto bueno y la del funcionario autorizante. Se 
entregará en original al Asistente de Egresos, limpio de borrones y tachaduras, para que lo haga 
efectivo. Cuando la compra no se lleve a cabo, el reintegro del vale deberá hacerse de 
inmediato.”


Reglamento para el uso, control y mantenimiento de vehículos de la municipalidad de Santa Ana










Causa


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La administración utiliza el fondo de caja chica como un mecanismo para agilizar el pago de 
gastos, pese a que esa forma de administración es contraria a la naturaleza de los fondos, 
aunado a debilidades de Control Interno en la aplicación del reglamento y falta de claridad de 
los bienes y servicios que se pueden adquirir. También se evidencia debilidades de planificación 
de compra de ciertos bienes y servicios, y al incumplimiento del Reglamento de vehículos 
municipales, en relación a este último punto fue expuesto en el informe anterior (MSA-AUI-ICI- 
04-006-2019)
Efecto
Se propicia el incumplimiento de las normas que regulan el manejo de caja chica y con este 
proceder, se enfrenta al riesgo de un uso irregular de los fondos públicos.
Se fomenta la no planificación de ciertos bienes y servicios y al uso inadecuado del fondo de caja 
chica.
Comentario del Tesorero a.i: El señor Nelson Montoya Rojas, comenta que con respecto a los vales de 
reparaciones, indica que los vales tienen todo lo que se solicita y las firmas respectivas y que en tal caso de 
parte de la Tesorería no estaría correcto negarlo, y que este punto (vales de reparaciones) no debería estar 
enfocado a la Tesorería sino en otros.
Comentario de la Auditoría Interna: Con respecto a este tema, se aclara que la Tesorería al final es el 
proceso encargado del manejo de la caja chica, y garante de que lo solicitado cumple estrictamente a lo 
establecido en el reglamento existente, sino también de la demás normativa interna, que en este caso es el 
Reglamento para el uso, control y mantenimiento de vehículos municipales. De tal manera, que la 
responsabilidad no se limita únicamente a la mera verificación de requisitos de forma, sino de dar 
seguimiento y velar por el buen uso de los recursos públicos, y en el caso de detectar un uso inadecuado 
informar a las instancias correspondientes y tomar las medidas correctivas que procedan, como parte del 
cumplimiento del control interno. Se enfatiza que lo expuesto demuestra que se desvirtúa la naturaleza del 
fondo de caja chica, utilizándolo para realizar pagos de servicios profesionales, capacitaciones, y 
reparaciones de vehiculos, que a toda luz no son conformes al reglamento de caja chica.


Comentario de Directora Financiera: La señora María Pérez Angulo, indica que con respecto al tema de 
capacitaciones, coincide con la Auditoría, en que las invitaciones llegan con suficiente tiempo para realizar 
el trámite de contratación, sin embargo discrepa un poco con lo de las reparaciones, porque si bien son 
recurrentes, estas sin son de urgencia, debido a que generalmente son compras de mangueras o cosas 
muy pequeñas y la reparación se realiza en el acto donde se encuentre el camión varado. Además, que 
entre tener el camión varado, buscar una grúa para llevarlo al taller, y realizar el trámite en proveeduría, 
este puede tardar de 2 a 3 o 5 días para una reparación de menos de cien mil colones, que se puede 
realizar en menos de media hora. Considera que no solamente es el tema recurrente sino de oportunidad y 
emergencia que se debe considerar y que al sacar el recolector para una reparación se estaría 
entorpeciendo el servicio de recolección.
Comentario del Alcalde: El señor Gerardo Oviedo Espinoza, comenta que lo mencionado es un tema de 
normativa, que a veces no queremos tener normativa más flexible, que él solicitó modificaciones pero que 
aún así es como “una camisa de fuerza” y que nosotros no podemos seguir así con un reglamento de más 
de 10 años de existir. En el caso de las capacitaciones no precisa cuáles son, pero que el monto no pasa 
los cien mil colones, y que realizar el trámite de contratación por menos de cien mil colones, sale más caro 
el tiempo de la proveedora, asistentes, secretaria del alcalde y otros y le da un monto mayor. Entiende 
que le parece debe cambiarse la normativa, tanto del reglamento de vehículos que incluyen temas muy 
específicos como que un funcionario tenga que aprobar todo y que no le parece, y que este debe ser más 
claro y “macro”. Además indica que lo que está fallando es la normativa y no tanto el proceso que estamos 
realizando en el tema de vales de caja chica.
Comentario de la Auditoría: Con respecto a lo expresado por la señora María Pérez, en cuanto a los vales 
de reparación de recolectores, se aclara que lo expuesto corresponde a un uso incorrecto, reiterativo y no 
excepcional del fondo de caja chica, que evidencia una débil planificación en el mantenimiento de 
vehículos y a la vez no se justifica el uso de este fondo, más aun cuando la Municipalidad cuenta con dos 
talleres autorizados para brindar este servicio, que dicho sea de paso, son estos talleres los que realizan las 
reparaciones canceladas por estos vales. Lo que se cuestiona es la forma en cómo se utiliza este fondo 
para cancelar facturas, pudiéndose realizar por otros medios, y más que ya se cuentan con los talleres 
debidamente habilitados. Además, dichos vales no son cuentan con el visto bueno del encargado de la 
flotilla, según lo indicado en el reglamento de vehículos.
Con respecto a lo expresado por el alcalde, es importante indicar que el tema no se refiere a si la 
normativa es flexible o no, sino a su aplicación y cumplimiento de lo que está reglamentado, que tanto el 
Jerarca como los demás funcionarios están sujetos a lo establecido. El atribuir que las situaciones 
expuestas son por culpa de la normativa, es una apreciación muy subjetiva y riesgosa, que resta y minimiza 
responsabilidad de los funcionarios involucrados, el deber de cumplimiento y apego a los reglamentos 
institucionales, a los cuales están llamados a cumplir tanto jerarca como titulares subordinados.


2.4.4	Pagos mediante Transferencias

Condición
En la revisión se detectó que se efectuó la transferencia N.13366 el día 24 de julio del 2019, a 
nombre de la Asociación Liga de Ascenso por un monto de ? 2,352,000.00 (Dos millones 
trescientos cincuenta y dos mil colones con cero céntimos) por concepto de pago de arbitraje de 
la Asociación Deportiva Municipal Santa Ana. Dentro de la documentación se encuentra la nota 
con fecha del 18 de julio del 2019 (folio 74), suscrita por el señor Manuel Solís Vargas, presidente 
de la Asociación deportiva y dirigida al señor alcalde Gerardo Oviedo Espinoza en la que solicita 
ayuda, para el pago del arbitraje. En este documento se observa la firma del señor alcalde, sin 
embargo no queda claro si se trata de un visto bueno, el cual es trasladado mediante oficio MSA- 
ALC-GAD-04-080-19, del 23 de julio suscrito por la Licda Marilú Sánchez Venegas, Directora 
Administrativa, en la que solicita la colaboración de la Licda María Pérez Angulo, proveedora 
municipal, el realizar los trámites correspondientes, adjuntando el oficio MSA-GFT-PRE-04-134- 
2019, emitido el mismo 23 de julio por la Licda. Rebeca Vásquez Herrera, indicando que existe 
contenido en la cuenta 02-09-02-01-04-99 (Otros Servicios de gestión y apoyo) con un saldo de ? 
5,300,380.00. Sin embargo, en el expediente no se evidencia ningún documento (factura 
proforma u otro) de respaldo emitido por parte de la asociación Liga de Ascenso en el que 
conste días de arbitraje, fechas, lugares y que el monto solicitado y cancelado es el correcto, 
además no se observa el convenio o criterio legal mediante el cual la Municipalidad realiza este 
tipo de “donación, ayuda o subvención”. Se consultó al proceso de planificación si existe 
convenio y la funcionaria Elen Araya Navarro indicó lo siguiente: “En atención a su consulta, 
directamente la Municipalidad de Santa Ana no posee una figura de "Convenio" con el Municipal 
Santa Ana, ya que este es apoyado por el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa 
Ana (CCDRSA).”
Criterio
Código Municipal
Artículo 13. – Son atribuciones del Concejo: (…) / e) Celebrar convenios, comprometer los fondos o 
bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos fijos y la adquisición de 
bienes y servicios que estén bajo la competencia del Alcalde municipal, según el reglamento que se 
emita (…)

Artículo 71.- La municipalidad podrá usar o disponer de su patrimonio mediante toda clase de 
actos o contratos permitidos por este Código y la Ley de contratación administrativa, que sean 
idóneos para el cumplimiento de sus fines.

Las donaciones de cualquier tipo de recursos o bienes inmuebles, así como la extensión de 
garantías a favor de otras personas, solo serán posibles cuando las autorice, expresamente, una ley 
especial. Sin embargo, las municipalidades, mediante el voto favorable de las dos terceras partes


del total de los miembros que integran su concejo, podrán donar directamente bienes muebles e 
inmuebles, siempre que estas donaciones vayan dirigidas a los órganos del Estado e instituciones 
autónomas o semiautónomas, que a su vez quedan autorizadas para donar directamente a las 
municipalidades.

Regulaciones sobre la fiscalización y el control de los beneficios patrimoniales, gratuitos o sin 
contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados (Circular 14299 CGRCR)
Requisitos previos a la asignación de recursos.
1.	La asignación de beneficios patrimoniales, gratuitos o sin contraprestación alguna, de una 
entidad u órgano público en favor de un sujeto privado, deberá responder a un proceso 
planificado y suficientemente fundamentado, del cual se forme un expediente del sujeto privado. 
(…)
Clasificador por objeto del gasto del Sector Público
“6 TRANSFERENCIAS CORRIENTES
“Concepto :Erogaciones que se destinan a satisfacer necesidades públicas de diversa índole, sin 
que exista una contraprestación de bienes, servicios o derechos a favor de quien transfiere los 
recursos los cuales se destinan a, personas, entes y órganos del sector público, privado y externo 
para financiar fundamentalmente gastos corrientes por concepto de donaciones, subsidios 
subvenciones, cuotas organismos internacionales, prestaciones, pensiones, becas, 
indemnizaciones, reintegros o devoluciones, entre otros. Estas se rigen por las disposiciones 
jurídicas que las autoricen.” (…) (Resaltado no es del original)
Normas y Criterios operativos para la utilización de los clasificadores presupuestarios del sector público. 
(Ministerio de Hacienda)
“A.8 Sobre la clasificación de transacciones:
A.8.2 Los aportes de bienes y servicios que formen parte de la ejecución de convenios 
interinstitucionales, se deberán clasificar en las respectivas subpartidas por objeto del gasto. “
Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE)

4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. (ver página No 5)
“4.4.3 Registros contables y presupuestarios. El jerarca y los titulares subordinados, según sus 
competencias, deben emprender las medidas pertinentes para asegurar que se establezcan y se 
mantengan actualizados registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento 
razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas por la 
institución, y las transacciones y eventos realizados.”
4.5.1 Supervisión constante (ver página No 5)
5.6.1 Confiabilidad. (ver página No 5)




Oficio de la Contraloría General de la República
DFOE-DL-0512, punto 3.5 y 3.9 del 28 de junio, 2017







Causa


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Debido a la falta de reglamentación que formalice los requisitos necesarios para los diferentes 
tipos de pagos, aunado a la omisión de documentación (factura, proforma, recibo) y de convenio 
o criterio legal que respalde esta transacción.
Efecto
Pagos realizados sin la documentación de respaldo idónea, o respaldo legal, lo cual le resta 
confiabilidad y transparencia a la institución.


III.	CONCLUSIÓN


De este estudio se evidencia que se han dado mejoras significativas, sin embargo, por otro lado 
se presentan casos reincidentes que se han expuesto en informes anteriores. Esta situación 
evidencia que los funcionarios responsables y jefaturas no han tomado las correcciones 
sugeridas, aunado a la falta de procedimientos, a políticas formales, al seguimiento y supervisión 
oportuna y al cumplimiento de normativa.
La ejecución de actividades fuera de parámetros, y la autorización de pagos sin la documentación 
necesaria basados en costumbre o confianza, eleva el nivel probabilidad de materialización del 
riesgo, al no contar con los mecanismos que permitan corregir de manera oportuna las 
desviaciones.
De tal manera, la administración debe redoblar esfuerzos en velar porque se establezca y 
fortalezca un Control Interno en los procesos bajo estudio, apegados al bloque de legalidad y 
que permita garantizar el buen uso de los recursos, confiabilidad de la información, y la 
transparencia y seguridad institucional.


IV.	RECOMENDACIONES


Al Alcalde Municipal

1.	Abstenerse de autorizar o subvencionar pagos o “ayudas” a un ente privado sin contar 
con el convenio respectivo aprobado por el Concejo y sin ajustarse a los lineamientos 
establecidos por la Contraloría General de la República, para el control de los beneficios 
gratuitos y sin contraprestación alguna, otorgados a sujetos privados. Con el fin de 
subsanar el punto 2.4.4 de este informe.

Tiempo de cumplimiento: Inmediato

Producto esperado: Aportes realizados con el debido convenio y ajustado a los 
lineamientos establecidos por ente Contralor.

2.	Girar instrucciones para que se elabore el reglamento para la autorización de pagos y 
egresos de la Municipalidad, y presentar la propuesta al Concejo Municipal para su 
aprobación, conforme a lo establecido en el Código Municipal. Con el fin de subsanar el 
punto 2.4.4.

Tiempo de cumplimiento: Tres Meses

Producto esperado: Propuesta de reglamento enviada y aprobación del Concejo.

3.	Girar instrucciones a todo el personal municipal, recordando que el uso de la caja chica 
no se debe utilizar para agilizar pagos y que las compras de bienes y servicios deben 
ajustarse estrictamente a lo establecido en el Reglamento de Caja Chica y conforme a las 
indicaciones de la Tesorería Municipal. Con el fin de subsanar el punto 2.4.3 de este 
informe.

Tiempo de cumplimiento: Inmediato. 
Producto esperado: Directriz de Alcaldía.

4.	Girar instrucciones con el fin de que se establezca regulación o lineamientos institucional 
en relación al manejo, custodia, control, y retiro de las diferentes garantías rendidas a la 
Municipalidad. Que contemple aspectos como tipos de garantías aceptadas, cuenta 
bancaria utilizada, nivel de los procesos involucrados. Con el fin de subsanar el punto
2.4.2 de este informe



Tiempo de cumplimiento: Tres meses.
Producto esperado: Regulaciones aprobadas e implementadas

5.	Girar instrucción a la Directora Administrativa, con el fin de que se realice un segundo 
llamado de atención al encargado del proceso de Recursos Humanos, por ser reincidente 
en no mantener un control apropiado en la vigencia de pólizas de los funcionarios 
obligados a rendir caución y por el extravío o pérdida del expediente 2019. Asimismo 
implementar los controles necesarios para subsanar dicha deficiencia. Con el fin de 
subsanar el punto 2.1 de este informe. (Esta recomendación ya se había realizado en el 
informe MSA-AUI-ICI-04-006-2019)
Tiempo de cumplimiento: Inmediata
Producto esperado: Instrucción girada e implementación de Control del Cauciones

Al Tesorero Municipal

1.	Aplicar rigurosamente el Reglamento de Caja Chica y que se cumplan con los elementos 
de urgencia, situación excepcional, monto y que los mismos consten en dichos 
documentos. Evitando que se cancelen facturas que requieren de otros procedimientos 
de contratación (capacitaciones, reparaciones, servicio de restaurante) de tal manera que 
no se use la caja chica como mecanismo para agilizar el pago de gastos, contrario a la 
naturaleza de estos fondos. Con el fin de subsanar el punto 2.4.3 de este informe. (Esta 
recomendación ya se había realizado en el informe MSA-AUI-ICI-04-006-2019)
Tiempo de cumplimiento: Inmediata
Producto esperado: Trámite de vales conforme al Reglamento de Caja Chica.

2.	Analizar y velar porque todo los pagos cuenten con la documentación idónea o legal que 
respalde o autorice la erogación. Con el fin de subsanar el punto 2.4.4 de este informe
Tiempo de cumplimiento: Inmediata
Producto esperado: Aportes o ayudas con la documentación legal correspondiente.

3.	Conformar un expediente de garantías, que permita un acceso oportuno y rápido de la 
información y que permita mantener un mejor control de los movimientos de estas, 
además de generar un informe bimensual del estado de dichas garantías y remitirlo a los 
procesos interesados. Con el fin de subsanar el punto 2.4.2 de este informe
Tiempo de cumplimiento: Inmediata
Producto esperado: Expediente conformado y reportes bimensuales.


Al Contador Municipal

4.	Elaborar los procedimientos formales en relación a los arqueos de cajas recaudadoras, 
caja general y caja chica, de manera que se estandarice la actividad de control, en el que 
se contemplen las diferentes etapas del proceso y se indique la frecuencia de aplicación. 
Con el fin de subsanar el punto 2.3.1 de este informe. (Esta recomendación se realizó en 
el informe anterior (MSA-ICI-04-006-2019)
Tiempo de cumplimiento: Tres meses. 
Producto esperado: Procedimiento elaborado.

5.	Incluir la realización de arqueos de las garantías de cumplimiento y dejar constancia de 
dicha actividad. Con el fin de subsanar el punto 2.4.2 de este informe
Tiempo de cumplimiento: Un mes
Producto esperado: Expediente de arqueo de garantías.

6.	Realizar la corrección de la documentación de las conciliaciones de la cuenta 001- 
02534843 del Banco de Costa Rica, correspondiente a los meses de noviembre y 
diciembre 2019, con el fin de que toda la documentación sea consistente. Con el fin de 
subsanar el punto 2.3.2 de este informe.
Tiempo de cumplimiento: Inmediata
Producto esperado: Conciliaciones bancarias consistente en documentación.


Se le recuerda a la Administración que los artículos NOS 36,37 y 38 de la Ley General de Control 
Interno No 8292, establecen los plazos para ordenar la implantación de las recomendaciones de 
los informes de auditoría, o en su efecto oponerse por escrito y debidamente justificado, así 
como las soluciones alternas para los hallazgos encontrados.
Atentamente;



GIOVANNI



Firmado 
digitalmente por 
GIOVANNI PEREZ


MARIO 
ALBERTO



Firmado 
digitalmente por 
MARIO ALBERTO


PEREZ MENA MENA (FIRMA)


CHAN JIMENEZ
CHAN JIMENEZ (FIRMA)


(FIRMA)


Comunicació
n de 
resultados


(FIRMA)


Fecha: 
2021.01.26
12:18:07 -06'00'


Lic. Giovanni Pérez Mena	Lic. Mario Chan Jiménez 
Profesional de Auditoría		Auditor Interno





C: Lic. María Pérez Angulo, Dirección Financiera y Tributaria
Licda. Raquel Chavarría Morales., Encargada de Plataforma de Servicios 
Lic. Carlos Ureña Delgado, Contador Municipal
Lic. Rolando Zamora Saénz, Tesorero Municipal
Licda. Iria Chinchilla Rodríguez, Encargada de Control Interno