MSA-AUI-ICI-02-004-2021 10 de junio de 2021 Licda. Laura Carmiol Vicealcaldesa Municipal Lic. Andrés Acuña Director Desarrollo Humano Licda. Sofía Mena Encargada de Vulnerabilidad Asunto: Informe sobre estudio al proceso de Vulnerabilidad y Riesgo Social sobre las ayudas COVID-19. Estimables compañeros: A continuación se presenta el informe de control interno realizado a las ayudas económicas referentes a la emergencia sanitaria Covid19 y la afectación económica surgida a raíz de disminución de jornadas laborales y cierres de negocios, se revisaron una muestra de expedientes de estas ayudas realizadas en el año 2020, coordinadas por el proceso de Vulnerabilidad Social. I. Objetivo General: Verificar que las ayudas otorgadas por la Municipalidad se entregaran efectivamente a personas afectadas por el COVID-19. II. Objetivos Específicos: * Verificar que los procedimientos ejecutados para otorgar las ayudas por causa del COVID-19 hayan sido los adecuados, * Verificar que los montos presupuestados hayan sido aprobados por el Concejo Municipal. III. Alcance y procedimientos del estudio: - Se revisaron expedientes elaborado por lo compañeros de la Municipalidad que participaron en la recopilación de información para entregar ayudas. - Se realizaron entrevistas con el personal del proceso de Vulnerabilidad. - El estudio comprendió la revisión del procedimiento planteado para la entrega de ayudas, se revisaron los requisitos solicitados por la municipalidad, revisión de los montos presupuestados. - Se revisaron las listas proporcionadas por la Vice-alcaldesa para el control de entrega de alimentación. IV. Normativa Procedimiento: Trámite de Subsidios Temporales COVID-19 El estudio se realizó según las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. V. Limitaciones No hubo ya que la información fue entregada en el plazo correspondiente. VI. Resultados 1 Falta de información en algunos de los expedientes revisados de ayudas. Condición Se revisó una muestra de 51 expedientes de ayudas económicas entregadas a ciudadanos del cantón, el monto de cada ayuda es de ¢136.000,00 por persona, se destinó a quienes sufrieron despido laboral o reducción de jornada laboral. El propósito de la revisión de la auditoría interna fue verificar que las personas solicitantes de esta ayuda cumplieran con los requisitos establecidos en el Procedimiento de Trámite de Subsidios Temporales COVID-19. Se observaron los siguientes hallazgos en los expedientes referentes al formulario de solicitud, el correo de parte de la Municipalidad solicitando la información al interesado de obtener la ayuda, y el monto del alquiler: 1.1. Revisión de los requisitos según Procedimiento de Trámite de subsidió temporales COVID-19. 1.1.1. Veinte expedientes (un 39%) no presentan las respuestas del formulario solicitando la ayuda. 1.1.2. Cuarenta y un expedientes (un 80%) no presentan los correos electrónicos en los cuales se solicita la información del interesado por parte de la municipalidad. 1.1.3 Siete expedientes (un 13 %) presentan las copias de las cédulas de identidad incompletas y en un caso la copia está borrosa. 1.1.4 Dos expedientes (un 4%) presentan “permiso laboral” para personas extranjeras sin la cédula de extranjero; en este caso la funcionaria Sofía Mena comenta que el Gobierno entrega estos permisos, y dentro del procedimiento municipal esto no se encuentra como una excepción. 1.1.5 Dos expedientes (un 4%) no presentan la carta de despido, reducción de jornada o suspensión laboral. 1.1.6 Un expediente (un 2%) no presenta evidencia de que se trata de “trabajador independiente” según art. 5.2.2.3, Sofía Mena comentó a esta auditoría, que esa ayuda se entregó por solicitud de la Comisión Local de ayudas, sin embargo, no hay documento al respecto en el expediente. 1.1.7 En cinco expedientes (un 10%) no se indica el monto del alquiler que solicita el formulario. (Campo No.5.2.2.8). 1.2. Otras situaciones encontradas dentro de los expedientes 1.2.1 Un expediente (un 2%) presenta los documentos borrosos. 1.2.2 Tres expedientes (un 6%) se encuentran solamente con una hoja de revisión del SINIRUBE (Sistema Nacional de Información y Registro Único de Beneficiarios del Estado). Sofía Mena comenta que es que se le suspendió la ayuda debido a que ya tenían bono proteger. 1.2.3 Seis expedientes (un 12%) se encuentran con el cuadro de gastos erróneos o mal llenado. 1.3 Revisión de los Requisitos en las entregas de ayudas por ¢80 000 a personas adultas mayores. 1.3.1 Se revisaron diecinueve expedientes de ayudas de ¢80 000 para personas adultas mayores, de los cuales ocho expedientes (un 50%) se encontraron sin el formulario primario de solicitud de información. 1.4. Revisión de los expedientes de las ayudas alimenticias. 1.4.1 Se revisaron 75 expedientes para las entregas de ayudas de alimentación, 1.4.1.1. Tres expedientes (un 4%) hicieron la solicitud presentando copia del pasaporte. 1.4.1.2 Tres expedientes (un 4%) sin la copia de ambos lados de la cédula (sólo un lado). 1.4.1.3 Dos expedientes (un 2,6%) con la información de otra persona. Criterio Las Normas de Control Interno para el Sector Público, la norma 5.4 Gestión Documental indica; “El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente, que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.” Procedimiento: Trámite de Subsidios Temporales COVID-19 Fecha de Aprobación: 28/8/2020. ( … ) 5.2.1. Las solicitudes de las personas interesadas se realizarán mediante un formulario en línea, que se podrá acceder por los medios oficiales que la Municipalidad defina (…) 5.2.2. Una vez que se reciban los formularios completos de solicitud, el personal de la Gestión de Desarrollo Humano procederá a enviar un correo electrónico a cada solicitante, indicando la documentación que deberá enviar o adjuntar vía correo electrónico, como requisito indispensable para sustentar la condición social y poder continuar el trámite, según valoración técnica. Los documentos que se solicitan son los siguientes: 5.2.2.1 Imágenes de cédulas de identidad (por ambos lados), de las personas mayores de edad que conforman el grupo familiar y dependen de la persona solicitante. 5.2.2.2 Carta formal de despido del patrono, cese de contrato, o reducción de jornada laboral según sea su caso. 5.2.2.3 Si es trabajador independiente, enviar constancia de cuotas a la CCSS. 5.2.2.4 En caso de no poder presentar ninguno de los requisitos indicados en los puntos 2 y 3, deberá entregar una nota en la que explique la situación que enfrenta. Estos casos serán referidos para ayudas por donación, ya que no cuentan con la documentación requerida para trámite de subsidio económico municipal. 5.2.2.5 En caso de que algún miembro de su familia tenga condiciones de salud especiales, enviar los dictámenes médicos correspondientes. 5.2.2.6 Si algún miembro de su grupo familiar percibe algún tipo de pensión (Alimentarias, por vejez, discapacidad, viudez u orfandad) favor adjuntar constancias. 5.2.2.7 En caso de que alguna persona adulta mayor dependa del solicitante indicarlo mediante el correo. 5.2.2.8 Si alquila vivienda favor enviar el contrato de arrendamiento. En caso de no tener contrato enviar carta del propietario con la siguiente información: (…) Causa: En conversación con la licenciada Sofía Mena, encargada de Vulnerabilidad y con la Licda. Laura Carmiol, Vicealcaldesa, manifestaron a esta auditoría que debido a que muchas personas de otros procesos colaboraron con la recopilación de la información, y que fue además una labor de mucha rapidez con el fin de hacer llegar las ayudas a aquellas personas que más la necesitaban, la generación de información fue mucha, a veces hasta se recibían diez correos de una misma persona, lo que hizo más difícil la recopilación de datos, asimismo, en varias ocasiones se debía volver a solicitar información a personas que no entregaban los datos y documentos necesarios. Efecto La falta de información en los expedientes, sea incompleta o del todo ausente, genera la duda de la veracidad de esta, además, se incumple con la Norma de Control Interno 5.4, y el Procedimiento para el Trámite de Subsidios Temporales COVID-19. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN: Sofía Mena , encargada de proceso de Vulnerabilidad manifestó que es importante señalar que en razón de los controles y las revisiones no se entregaron indebidamente fondos públicos a personas que no calificaban como destinatarias de la ayuda, se revisó varias veces el SINIRUBE y se detectó que había solicitantes que ya habían recibido ayudas de otras instituciones, de manera que no se hizo una “piñata” con los recursos públicos. Andrés Acuña director de Desarrollo Humano, manifestó que cuando se dio esta actividad de ayudas por el Covid19, ellos no estaban preparados y no tenían experiencia previa, el procedimiento y el formulario los hicieron con el conocimiento que ya tenían en temas de ayudas sociales, no contaban con recursos tecnológicos y herramientas más adecuadas, además, fueron ayudados por otros funcionarios de otros procesos que aunque ayudaron bastante en el proceso, no tenían la experiencia en el manejo de requisitos, formularios y demás elementos propios del área de vulnerabilidad y desarrollo humano. No se imaginaron la gran cantidad de solicitudes que llegarían (más de 4.000) y eso afectó el tema de la tramitología y los requisitos. Fue una situación atípica e inesperada sin tiempo para planificar. La Vicealcaldesa Licda. Laura Carmiol señala que hay razonabilidad en el tema de requisitos que faltan y que sólo algunos cuantos son los que presentan omisiones, hay que indicar la proporción y el tema porcentual de la cantidad de expedientes que presentan omisiones en los requisitos, ya que en la mayoría de los expedientes aparecen todos los requisitos solicitados. Y los faltantes son propios de un proceso tan masivo y sin una planificación adecuada en razón de la urgencia y rapidez con las que se atendió, le parece justo no generalizar y que se aclare que no son todos los expedientes con problemas. La auditoría interna está de acuerdo con los comentarios de la administración, el proceso no contó con suficiente tiempo para planificar el trabajo, la cantidad de solicitudes superó las expectativas y en lo revisión la mayoría de expedientes están completos en cuanto a requisitos. 2 Acuerdo sobre la Modificación extraordinaria. Condición El año anterior el Concejo Municipal tomó un acuerdo para la modificación extraordinaria en el presupuesto, para las ayudas a las familias que fueron afectadas por el COVID-19, sin tomar en cuenta en la parte de becas, ya que se le adicionó un monto por 75 millones de colones, sin poder ser utilizado para becas por aspectos legales del Reglamento de Becas. JUSTIFICACIÓN Se realiza modificación presupuestaria con el fin de reforzar las cuentas de ayuda social en 100 millones de colones becas 75 millones de colones y ayudas de adultos mayores 50 millones de colones para poder cubrir las necesidades presentadas de los habitantes del cantón a raíz de la emergencia que enfrenta del país por el COVID-19. Cabe indicar que los rebajos se están realizando ya se comunicaron las diferentes Direcciones para que tomen las medidas del caso. Este acuerdo fue tomado por el Concejo Municipal anterior en la Sesión Ordinaria N°205, celebrada el martes 31 de marzo de 2020. Criterio REGLAMENTO PARA LA ADJUDICACIÓN DE BECAS A ESTUDIANTES DE ESCASOS RECURSOS Artículo 1º— El presente reglamento regulará la adjudicación de becas a los y las estudiantes vecinos y vecinas del cantón de Santa Ana, así como la adjudicación de becas a hijos e hijas de funcionarios (as) Municipales. Deberá entenderse por beca, a la ayuda económica que la Corporación Municipal está en capacidad presupuestaria de destinar para tal efecto y que deberá ser utilizado por el o la estudiante en la subvención de los gastos, específicamente: transporte y merienda, que se deben estar ligados a cumplir con los objetivos de su formación académica. De conformidad con el criterio de la suficiencia de la Beca, la misma tendrá sustento en el estudio de costos y merienda, realizado por el Proceso de Vulnerabilidad y Riesgo Social de forma anual. Considerando los costos de transporte utilizados por los estudiantes para el traslado a los centros educativos, así como costos de alimentación definidos a lo interno de los centros educativos Causa Al no tomar en cuenta en el acuerdo del Concejo Municipal de marzo de 2020, que el Ministerio de Educación Pública MEP, suspendería las clases presenciales temporalmente al inicio de la pandemia y luego de manera total durante el año 2020, los recursos destinados a becas de estudiantes, no pudieron entregarse debido a que su destino establecido clara y puntualmente en el Reglamento (dispuesto por la Contraloría General de la República), era para transporte y alimentación dentro o a lo interno de los centros educativos, y al no haber clases presenciales ese dinero de becas no pudo entregarse. No se valoró el hecho de que a los estudiantes sólo se les puede brindar ayuda para ser usada en asuntos específicos, por lo que la modificación para becas del 2020 no surtió efectividad. Efecto No se le pudo colaborar con los estudiantes del cantón con ayudas del programa de becas, debido a que en el Reglamento establece puntualmente el destino específico de esas ayudas económicas, y en razón del principio de legalidad establecido en el art. 11 de la Constitución Política y en el artículo 11 de la Ley General de Administración Pública, al no haber clases presenciales no pudo destinarse esos fondos para ayudar a los estudiantes del cantón. COMENTARIOS DE LA ADMINISTRACIÓN: Sofía Mena, encargada de Vulnerabilidad y Laura Carmiol Vicealcaldesa. Manifestaron que cuando se modificó el Reglamento de Becas en el 2020, en cumplimiento de una disposición de la Contraloría General, los regidores participaron en la Comisión correspondiente, por lo tanto, conocían que los fondos de beca debían destinarse solamente a gastos de transporte a los centros de estudio y alimentación en estos centros. La señora Vicealcaldesa manifestó que hoy en día se cambió el destino o fin de la beca, el Reglamento se modificó y se han optimizado los recursos. Conclusión Una vez realizada la revisión de la información entregada tanto por el proceso de Vulnerabilidad Social, como la información entregada por la Vicealcaldesa, esta auditoría observa que se encuentra información del trabajo realizado, además que la labor se realizó bajo un Procedimiento formal, lo que demuestra que se aplicó control interno durante la labor, una labor expedita y eficaz, esto porque se cumplió con el objetivo de ayudar a las personas afectadas por la pandemia del COVID-19. Se puede decir que se realizó un trabajo coordinado y tratando de mejorarlo día con día, esto debido a que este trabajo de ayudas sociales de tal magnitud, no se había contemplado dentro del Plan Anual Municipal, no se tenía en consideración el riesgo de la pandemia COVID-19, donde tantas personas requirieran ayuda en el mismo momento, aunado a la existente situación de pobreza de un determinado grupo de habitantes del cantón. Si bien es cierto que hay expedientes que les falta información, o con información errónea, se entiende que también tuvo que ver mucho la urgencia, el poco tiempo disponible y la gran cantidad de casos que entraron en corto plazo. Recomendaciones Concejo Municipal 1- Consultar al proceso de Vulnerabilidad Social, en asuntos técnicos de modo que cuando se tomen acuerdos en el sentido de que la Municipalidad brinde algún tipo de ayuda social, estos procesos se ajusten a los criterios técnicos y legales correspondientes. Tiempo de cumplimiento. Desde el entregado de este informe Producto esperado Acuerdos que vayan de la mano con la legislación y la técnica correspondiente. Proceso de Vulnerabilidad Social 1. En la medida de lo posible, revisar los expedientes de ayudas de COVID-19 y tratar de completarlos con la información necesaria si se tiene a mano. Tiempo de cumplimiento Seis meses Producto esperado Expedientes uniformes Atentamente, Lic. Mario Chan Jiménez Licda. Ana Cecilia Díaz Ruiz Auditor interno. Profesional de Auditoría. C.c. Concejo Municipal Licda. Iria Chinchilla (control interno) 1