MSA-AUI-ICI-04-018-2023 18 de diciembre 2023 Señores (as) Concejo Municipal Señor Mauricio Castro Vargas Presidente Junta Directiva Comité Cantonal de Deportes y Recreación Asunto: Informe seguimiento de recomendaciones emitidas al CCDR, informes del 2020 y 2022. Estimados señores (as): De conformidad con lo dispuesto por el Concejo Municipal, que consta en la Transcripción del Acuerdo N.°636-2023, referente a la solicitud de cumplir las recomendaciones emitidas por la auditoría interna en los informes de los años 2020 y 2022, según lo indicado en el oficio MSA-AUI-04-056-2023 de la Auditoría Interna y el oficio N.°CCDRSA-ADMINI-076-2023, de fecha 10 de noviembre de 2023, suscrito por Licda. Karla Barboza Sandí, Coordinadora Administrativa del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa Ana (CCDRSA); esta Auditoría procedió a la revisión de la documentación aportada, con el fin de verificar el grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas en los informes referidos. Lo anterior, en observancia del artículo 22 “competencias” el inciso g), de la Ley de Control Interno 8292. El presente informe corresponde a la revisión del grado de cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna para el Comité Cantonal de Deportes y Recreación, en los informes MSA-AUI-ICI-04-005-2020 y MSA-AUI-ICI-03-012-2022, para lo cual se tiene que: 1. Informe MSA-AUI-ICI-04-005-2020 del 4 de mayo de 2020: Recomendaciones emitidas: 15 Recomendaciones cumplidas: 10 Recomendaciones en proceso: 5 Se detallan a continuación las recomendaciones en proceso: ÍTEM RECOMENDACIÓN 2.7 Establecer las acciones correctivas necesarias (evidenciadas) a fin de que se determine mediante estudios o criterios técnicos, el valor del alquiler de las instalaciones deportivas; de igual forma, establecer el marco normativo correspondiente para los sucesivos alquileres 2.8 Incluir dentro del Reglamento para la organización y funcionamiento del CCDRSA la obligación de todo funcionario encargado de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores públicos, de rendir garantía de su propio peculio en favor del CCDRSA. _________________________________________________________________ Establecer los mecanismos de control interno necesarios, con el fin de garantizar que los funcionarios que deban rendir pólizas de fidelidad, las presenten y se encuentren vigentes. 2.10 Revisar los perfiles de puesto vigentes del CCDRSA, y proponer las actualizaciones al Concejo Municipal, en coordinación con el asesoramiento de Recursos Humanos y la Asesoría Legal. 2.11 Definir y establecer el procedimiento formal y regulaciones del CCDRSA para el trámite de reconocimiento del pago de pluses salariales y cualquier otro tipo de incentivo el cual debe ser conocido por el Concejo Municipal con asesoría de los procesos municipales de recursos humanos y asesoría legal. Cabe destacar que, para estas recomendaciones, el Comité Cantonal ha realizado las gestiones necesarias para llevar a cabo su implementación; sin embargo, se encuentran a la espera de respuesta por parte de la Asesoría Legal y Recursos Humanos, para la revisión de los documentos y/o reglamentos elaborados y posterior aprobación. Para el caso de las recomendaciones 2.7 y 2.8 el Comité Cantonal elaboró los reglamentos, mismos que se trasladaron a la Asesoría Legal para su revisión (16 de mayo del 2023, y el 18 de agosto del 2020 respectivamente), y aún no se ha recibido una respuesta. En el caso de las recomendaciones 2.10 y 2.11 la propuesta fue remitida al proceso de Recursos Humanos el 19 de mayo del 2020, con recordatorio el 30 de julio del mismo año, sin que a la fecha se haya recibido respuesta. Aunado a ello, la Coordinadora Administrativa se encuentra trabajando en el cartel para la Contratación de servicios profesionales para consultoría en análisis, descripción de puestos y evaluación de desempeño para el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa Ana, el cual se prevé sacar a concurso en enero próximo, y responde en parte a lo recomendado. 2. Informe MSA-AUI-ICI-03-012-2022, de noviembre del 2022 Recomendaciones emitidas: 12 Recomendaciones cumplidas: 7 Recomendaciones en proceso: 3 Recomendaciones no cumplidas: 2 Se detallan a continuación las recomendaciones en proceso: INFORME MSA-AUI-ICI-03-012-2022 Para subsanar lo indicado en el punto 5.4. Tarifas alquiler de instalaciones deportivas Aprobar el estudio de actualización las tarifas de alquiler de las instalaciones deportivas, que estará presentando oportunamente la Coordinadora Administrativa Para subsanar lo indicado en el punto 5.8. Avance y Cumplimiento de las NIC-SP Tomar las acciones presupuestarias y de capacitación correspondientes, con el propósito de adquirir un software de contabilidad para implementar las NICSP en el CCDR, de modo que se cumpla con el ordenamiento jurídico que así lo exige tal como se ha expuesto en el presente informe. Para subsanar lo indicado en el punto 5.5. Cauciones Establecer los mecanismos de control interno necesarios, con el fin de garantizar que los funcionarios que deban rendir pólizas de fidelidad, las presenten y se encuentren vigentes. Las recomendaciones no cumplidas corresponden a: 1. Al requerimiento de la rendición de la caución por parte del presidente y tesorero de la Junta Directiva anterior, que, pese a que fueron apercibidos por la Auditoría en la conferencia final y recibieron recordatorios por parte de la Coordinadora Administrativa, no realizaron la gestión. 2. Gestionar capacitación referente a las NICSP para el personal del CCDR. Respecto a las recomendaciones 5.4 y 5.5 se encuentran en proceso de ejecución; están directamente relacionadas con las recomendaciones 2.7 y 2.8 del informe MSA-AUI-ICI-04-005-2020, del 4 de mayo de 2020. La recomendación 5.8 se encuentra en proceso de ejecución y según la información aportada por la Coordinadora Administrativa se está preparando la documentación y prevé sacar a concurso la adquisición del software contable en enero próximo. CONCLUSIÓN Como se puede observar, el Comité Cantonal ha venido trabajando para cumplir con las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna, actualmente son ocho recomendaciones las que se encuentran en proceso de cumplimiento, y la mayoría dependen de otros procesos para ser finalmente aprobadas. RECOMENDACIONES Al Concejo Municipal 1. Requerir al alcalde colaboración para que los titulares de Recursos Humanos y Asesoría Legal brinden respuesta oportuna a las solicitudes planteadas por el Comité Cantonal de Deportes y Recreación. Esto con el fin de subsanar lo indicado en los puntos 2.7 y 2.8 del Informe MSA-AUI-ICI-04-005-2020 y 5.4 y 5.5 del Informe MSA-AUI-ICI-03-012-2022. Producto esperado: Colaboración oportuna y revisión por parte de Recursos Humanos y la Asesoría Legal de documentos y reglamentos remitidos por el Comité Cantonal. Plazo para implementación: inmediato 2. Dar seguimiento a lo recomendado al Comité Cantonal, con el fin de garantizar el cumplimiento dentro del plazo otorgado. Producto esperado: Cumplimiento de recomendaciones Plazo para implementación: de manera inmediata u oportunamente según los plazos otorgados. A la Junta Directiva del CCDR 1. Gestionar capacitación referente a las NICSP para todo el personal y los directivos del CCDR. Procurar una actualización constante. Esto con el fin de subsanar lo indicado en el punto 5.8 del Informe MSA-AUI-ICI-03-012-2022. Producto esperado: Personal y directivos capacitados, actualizados y sensibilizados en esa materia. Plazo para implementación: Tres meses. Atentamente; Ana Cecilia Díaz Ruiz Auditora interna a.i. 2