MSA-AUI-ICI-04-010-2023 3 agosto 2023 Señores (as) Concejo Municipal Asunto: Autoevaluación de Calidad de la auditoría interna. De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP) M-2-2006-CO-DFOE y las “Directrices para la autoevaluación anual de la calidad de las auditorías internas del Sector Público” Resolución R-CO-33-2008. En cumplimiento al Plan Anual de Auditoría Interna 2023, se procede a realizar la autoevaluación anual de la calidad correspondiente al periodo 2022. Atentamente; Nidia Rodríguez Mora Ana Cecilia Diaz Ruiz Profesional. de Auditoría Auditora Interna a.i. GOBIERNO LOCAL SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME SOBRE LA EVALUACIÓN DE CALIDAD DE LA ACTIVIDAD DE AUDITORÍA INTERNA 2022 RESUMEN EJECUTIVO La autoevaluación realizada tiene como objetivo evaluar la eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna, centrándose en la administración de esta. Los objetivos específicos son identificar e implementar oportunidades de mejora, brindar una opinión sobre el cumplimiento de las directrices emitidas por la Contraloría General de Republica, las Normas Generales de Auditoria para el Sector Público. Con un alcance del periodo comprendido entre enero y diciembre 2022, utilizando las herramientas proporcionadas por la CGR, como encuesta al Jerarca, a los auditados, como los instrumentos internos tales como planes estratégicos, informes, planes de trabajo. De los resultados se obtuvo baja participación de los encuestados. Un cumplimiento que genera una calificación de 100 en la autoevaluación de la administración de la auditoría interna. La autoevaluación proporciona una visión integral del desempeño de la Auditoría Interna durante el año 2022 y brinda recomendaciones para el mejoramiento continuo de su actividad en el futuro. Principio del formulario Principio del formulario 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Origen El origen de la autoevaluación de calidad de auditoría interna se encuentra en las normas generales de auditoria para el sector público, y las directrices para la autoevaluación anual de la calidad de la auditoría interna para el sector público. En ella se encuentra la necesidad de asegurar que la función de la auditoría interna cumpla con los estándares y prácticas profesionales establecidas. La autoevaluación de calidad es una herramienta crucial para que la auditoría interna evalúe de manera objetiva y sistemática el desempeño de su función. 1.2 Objetivos de la Autoevaluación 2.1 Evaluar la eficiencia y la eficacia de la actividad de Auditoría Interna, en el contenido de administración de la Auditoría. 2.2 Identificar e implementar oportunidades de mejora para la actividad de Auditoría Interna. 2.3 Brindar una opinión sobre el cumplimiento de la normativa aplicable a la actividad de auditoría interna en el Sector Público. 2.4 Preparar a la auditoría interna para la evaluación externa de calidad. 1.3 Alcance La autoevaluación se enfocará hacia la obtención y verificación de información relacionada con la calidad de la actividad de la Auditoría Interna y cubrirá la administración de la actividad de auditoría interna. La autoevaluación abarcará el período comprendido entre el 02 de enero de 2022 y el 23 de diciembre de 2022, y se desarrollará con sujeción a las “Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el sector público” (R-DC-119-2009), las “Normas generales de auditoría para el sector público” (R-DC-64-2014) y las “Directrices para la autoevaluación anual y evaluación externa de calidad de las auditorías internas del Sector Público” (D2-2008CODFOE), emitidos por la Contraloría General de la República; complementariamente se utilizará, plan estratégico de la Institución, plan estratégico de la auditoria, plan anual de trabajo de la auditoria, evaluación de riesgo, universo auditable, presupuesto de la auditoria. 1.4 Metodología Para realizar la autoevaluación de la calidad de la auditoría interna del Gobierno Local de Santa Ana, se realiza la recopilación de herramientas proporcionadas por la Contraloría General de Republica, tales como encuestas al Jerarca y a los auditados, para obtener la percepción de ellos en diferentes actividades de la auditoria. Además, se realiza análisis de los planes estratégicos el institucional y de la auditoria, además del plan anual de trabajo, presupuestos, informes de labores. Para evaluar de la eficiencia y eficacia de la administración de la auditoria. Por último, se hace la identificación de hallazgos y áreas a mejorar. 1.5 Limitaciones Dentro de las limitaciones obtuvimos poca participación por parte de los encuestados ya que se enviaron siete encuestas al Jerarca, en su totalidad los regidores propietarios, a lo que se obtuvo solo dos respuestas. De las encuestas entregadas a ocho de los departamentos auditados durante del año 2022 se obtuvo cuatro respuestas, la mitad de los encuestados. 2 RESULTADOS 2.1 Identificar los servicios brindados a la administración activa durante el período objeto de estudio (2022). 1. Informes de Control Interno, Asesorías, Advertencias e informes confidenciales I TRIMESTRE 1. Informe sobre arqueo de garantías ICI-03-001-2022 2. Informe de Labores correspondiente al año 2021. ICI-03-002-2022 3. Informe contrataciones Conansa ICI-03-003-2022 4. Advertencia sobre funciones Segunda Vicealdesa MSA-AUI-03-009-2022 5. Advertencia nombramiento encardo control interno MSA-AUI-03-016-2022 6. Caso Flor de María Umaña- Informe a Concejo MSA-AUI-03-019-2022 7. Informe de auditoría a Patentes ICI-03-004-2022 II TRIMESTRE 8. Advertencia violación sellos-demolición constr. ilegales MSA-AUI-03-024-2022 9. Informe de Seguimiento de Informe sobre Permisos ICI-03-005-2022 10. Informe Seguimiento Mecanismos prevención corrupción ICI-03-006-2022 11. Documento confidencial (Procuraduría General República) 12. Documento confidencial (Organismo de Investigaciones Judiciales) 13. Advertencia s/ reglamento municipal obras menores MSA-AUI-03-025-2022 14. Advertencia sobre control interno en construcciones MSA-AUI-03-026-2022 15. Documento confidencial (Organismo de Investigaciones Judiciales) 16. Advertencia sobre aportes municipales MSA-AUI-03-036-2022 17. Documento confidencial (Organismo de Investigaciones Judiciales) 18. Documento confidencial (Contraloría General República) 19. Respuesta denuncias contra Carolina Estrada CCDR MSA-AUI-03-038-2022 20. Respuesta PGR caso Acumuni-traslado fondos cesantía MSA-AUI-03-040-2022 III TRIMESTRE 21. Autoevaluación de la calidad Auditoria Interna 2021 ICI-03-007-2022 22. Documento confidencial 23. Informe Gestión Riesgo de Desastres ICI-03-008-2022 24. Estudio de las direcciones municipales ICI-03-009-2022 25. Documento confidencial (Contraloría General República) 26. Documento confidencial 27. Estudio sobre plazos e indicadores de gestión ICI-03-010-2022 28. Resp. denuncia sobre Juan Soto por arbitraje futbol. MSA-AUI-03-047-2022 29. Advertencia al CCDR MSA-AUI-03-071-2022 30. Documento confidencial 31. Advertencia a Isidro Céspedes MSA-AUI-03-073-2022 32. Documento confidencial (Organismo de Investigaciones Judiciales) IV TRIMESTRE 33. Estudio Seguimiento de Recomendaciones del 2022 ICI-03-011-2022 34. Estudio de Cumplimiento Comité Cantonal Deport.Recr. ICI-03-012-2022 35. Estudio de Tesorería, Plataforma y Contabilidad ICI-03-013-2022 36. Respuesta denunciante caso Vacaciones CCDR MSA-AUI-03-081-2022 Faltaron de realizar los siguientes proyectos en 2022: * Evaluación presupuestaria (informe se entregará en enero de 2023) * Auditoría bienes inmuebles, catastro y valoraciones (informe se entregará en enero de 2023) * Estudio a cooperación técnica (se traslada para realizarla en el futuro) * Estudio integral a proveeduría no se realizó, sin embargo, se realizó una evaluación a solicitud del Concejo Municipal de contrataciones a la empresa CONANSA. Para este año 2023 se incluyó una auditoría a la Proveeduría Municipal. Esto se debió por los siguientes motivos: * Durante el año 2022 el Concejo solicitó dos estudios no incluidos en el Plan anual 2022 lo cual afectó el cumplimiento de lo planificado originalmente (los dos estudios fueron: Contrataciones a empresa Conansa y estudio de plazos en procesos municipales e indicadores de gestión) * En el año 2022 se recibieron 18 denuncias en total, cifra que supera las esperadas en el PAO 2022, estas denuncias recibidas requieren una planificación y valoración, desarrollo e investigación y redacción y envío de oficios e informes finales, si las denuncias que se reciben en un año determinado son muy superiores a las proyectadas originalmente, se afecta el cumplimiento del Plan Anual original porque al atender las denuncias que ingresan y que tienen prioridad en la atención, se dejan de hacer auditorías financieras u operativas proyectadas en ese año. * Hubo varias incapacidades por enfermedad de funcionarios de auditoría que afectó el trabajo planificado para el año. 2. Legalización de libros y actas municipales. Se legalizaron y sellaron: * Libro de actas de Policía Municipal 46 libros de actas físicas. * Libro Cementerios 1400 folios actas. * Cinco libros de actas de “ensueños de oro” 1.100 folios. Actas Concejo Municipal (actas digitales) Se legalizaron y autorizaron un total de 50 actas ordinarias del número 86 a la 136, así como 22 actas extraordinarias que van de la número 41 a la 63. Actas Comité Cantonal de Deportes (actas digitales) Se legalizaron 42 actas ordinarias del número 27 a la 69. Además, se legalizaron 21 actas extraordinarias, del número 04 a la 25. Libros contables apertura y cierre Se legalizaron 36 libros contables, libros de diario, mayor general y balanza de comprobación. 3. Inspecciones en el Cantón Durante el año se realizaron 12 inspecciones dentro de los diferentes distritos del cantón: Santa Ana, Pozos, Rio Oro, Piedades, Brasil, Salitral, con el fin de verificar que se los negocios cumplan con las patentes comerciales y de licores, además se revisaron construcciones verificando que cumplan con los permisos de construcción. Patentes Se revisaron 38 negocios, se verificaron patentes y requisitos, entre ellos la Clínica en Ortodoncia en ECOPlaza, Academia de Baile “Petit atelier”, Centro de Enseñanza de niños Tecnikids. Clínica de estética Better U, venta de ventanas Kommerlink, Clínbica estética antiedad, Oficina HID Group. 4. Cursos de capacitación Durante el año 2022 el personal de auditoría llevó los siguientes cursos de capacitación en temáticas tales como: * Presupuesto Público, impartido por Grupo Libertad * Congreso Latinoamericano de Auditoría Interna (Transformando capacidades y habilidades en un nuevo contexto) * Congreso de Contraloría General de la República de Costa Rica (Transformación Pública: Adaptándonos por medio de la innovación) * Denuncia Penal * Nueva Ley de Contratación Pública y su reglamento * Procedimiento Ordinario de la Ley General de la Administración Pública. * Webinar "Auditorías Internas y su papel como actor en el proceso de implementación y adopción de las NICSP conforme a la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Publicas (9635)" * Programa Especializado en Investigación de actos irregulares y atención de denuncias-  CICAP. *  "Especialización en Contratación Pública: Legislación vigente y actualización respecto a la nueva Ley General de Contratación Pública (N.9986)" - Colegio Abogados    * DE LA CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA, UNA PERSPECTIVA MUNICIPAL  - ICAP              * 10 Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública. Transformación Pública: Adaptándonos por medio de la innovación. * Fundamentos de COBIT-19. * Procedimiento Ordinario. * Relaciones de Hechos. * Redacción de Informes Técnicos virtual  2.2 Sobre las encuestas realizadas: 2.2.1 Al Jerarca: Se entregaron siete encuestas a los regidores propietarios, para conocer la percepción que tiene el máximo jerarca de la auditoría interna. 2.2.1.1 Relación de la auditoría interna con la autoridad superior Según las encuestas recibidas el jerarca esta 50% de acuerdo con que la comunicación es de la auditoría fluida con el jerarca, y que comunica del plan de trabajo, el 50% está de acuerdo que la auditoria coordina con el superior para que le indique las necesidades de servicios, además considera dentro de su plan de trabajo las necesidades de servicios indicadas por el superior, el 100% está de acuerdo en el cumplimiento del plan de trabajo de la auditoría interna y el 50% está de acuerdo con el estado de seguimiento de las acciones emprendidas por la administración con base a las recomendaciones de los informes de la auditoria, el 100% está de acuerdo con el estado de las disposiciones de la CGR u otros órganos o entes externos de fiscalización , el 100% está de acuerdo en que los servicios que brinda la auditoria son objetivos y de alta calidad, y el 50% está de acuerdo en que son oportunos, así como el 50% está de acuerdo en que los servicios de asesoría son de alta calidad y oportunos, el 100% está de acuerdo que las advertencias son de alta calidad y el 50% está de acuerdo que son oportunos, el 100% está de acuerdo en que la auditoria constituye un apoyo efectivo a las funciones de la autoridad superior. 2.2.1.2 Personal de la auditoría interna Según las encuestas recibidas el jerarca esta 100% de acuerdo que los funcionarios de auditoría interna muestran independencia y objetividad, el 50% está de acuerdo que los funcionarios de la auditoria demuestran apego a la ética profesional, muestran conocimiento, aptitudes y competencias adecuadas para cumplir sus responsabilidades, el 100% está de acuerdo que los funcionarios de auditoria mantienen la confidencialidad sobre las denuncias y estudios de eventuales responsabilidades en procesos (relaciones de hechos y denuncias penales), un 50% está de acuerdo que los funcionarios de auditoria mantienen confidencialidad sobre estudios de auditoria en proceso y sobre la información a la que tiene acceso durante el desarrollo de esos estudios. 2.2.1.3 Resultados de la auditoría interna Según las encuestas recibidas el jerarca esta 100% parcialmente de acuerdo, que los estudios de auditoria se dirigen a las áreas de mayor riesgo, el 50% está de acuerdo que los estudios de auditoria son precisos y constructivos, el 100% están de acuerdo que los informes y la comunicación de resultados son claros; el 100% está de acuerdo que los informes referidos a presuntas responsabilidades son comunicados en forma confidencial y separada de los informes de control interno, el 100% está de acuerdo que la auditoria ha contribuido al mejoramiento del control interno, el 50% se encuentra de acuerdo que la auditoria ha contribuido al mejoramiento del SEVRI, y al mejoramiento de la ética institucional. 2.2.1.4 Administración de la auditoría interna Según encuestas recibidas por el jerarca el 50% está de acuerdo que la auditoria posee los recursos humanos, materiales, tecnológicos, de transporte y otros necesarios para desarrollar su gestión y que tiene una productividad acorde con los recursos que le ha sido asignados. 2.2.2 Resultados de las encuestas a los auditados: 2.2.2.1 Relación de la auditoría interna con la instancia auditada El 50% de los auditados está de acuerdo que de previo al inicio de un estudio en su unidad, la auditoría interna le notifica oportunamente el propósito y el alcance del estudio por realizar, un 25% está de acuerdo que los requerimientos de información y apoyo que la auditoría interna plantea a su unidad para el desarrollo de los estudios y la prestación de otros servicios son razonables en cuanto a forma, condiciones y plazo, un 75% está de acuerdo que la auditoría interna mantiene una comunicación fluida con la unidad al desarrollar los estudios de auditoría, un 25% está de acuerdo que los servicios de auditoria son objetivos, de alta calidad y oportunos, un 50% está de acuerdo que son de alta calidad y 25% que son oportunos los servicios de advertencias, el 50% está de acuerdo que la auditoría interna constituye un efectivo apoyo para el desempeño de las funciones que le corresponde a su unidad. 2.2.2.2 Personal de la auditoría interna De las encuestas recibidas el 50% de los auditados están de acuerdo en el desarrollo de sus actividades, y que los funcionarios de la auditoría interna muestran independencia y objetividad, 75% está de acuerdo que los funcionarios de auditoria demuestran apego a la ética profesional, 75% está de acuerdo si los funcionarios de la auditoría interna muestran conocimientos, aptitudes y competencias adecuados para cumplir sus responsabilidades, 50% está de acuerdo que los funcionarios de la auditoría interna mantienen confidencialidad sobre denunciantes y sobre estudios de eventuales responsabilidades en proceso (relaciones de hechos y denuncias penales), además ese 50% está de acuerdo que los funcionarios de la auditoría interna mantienen confidencialidad sobre los estudios de auditoría en proceso y sobre la información a la que tienen acceso durante el desarrollo de esos estudios. 2.2.2.3 Resultados de la auditoría interna Según las encuestas recibidas el 75% de los auditados está de acuerdo que los estudios que realiza la auditoría interna se dirigen a las áreas de mayor riesgo de su unidad, 25% está de acuerdo que los informes de auditoría interna profundizan en los asuntos objeto de estudio, 25% está de acuerdo en que los informes o comunicaciones son precisos y claros, 50% está de acuerdo que son constructivos, 25% está de acuerdo que los informes referidos a presuntas responsabilidades son comunicados por la auditoría interna en forma confidencial y separada de los informes de control interno,75% está de acuerdo que previo a la emisión de los informes de auditoría, la auditoría interna realiza una comunicación verbal de los resultados de los estudios efectuados en su unidad, con las excepciones previstas en el ordenamiento jurídico aplicable, 50% está de acuerdo con la auditoría interna ha contribuido al mejoramiento del sistema de control interno en lo que corresponde a su unidad, 25% está de acuerdo que la auditoría interna ha contribuido al mejoramiento del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI) en los asuntos que interesan a su unidad, 50% está de acuerdo que la auditoría interna ha contribuido al mejoramiento de la ética en su unidad. 3 Administración de la actividad de auditoría interna Con base a la herramienta emitida por la Contraloría General de la República, guía para la evaluación de la administración de la auditoría interna, se verifican que el plan estratégico y el plan de trabajo de la auditoría interna, mantienen una relación entre ambos planes para la labor de la auditoría interna en el periodo 2022. La auditoría interna cuenta con una planificación debidamente documentada y comunicada al jerarca, con un universo auditable establecido, conforme a las NEAI .2.2.2, en congruencia con la planificación estratégica y plan anual de auditoria incluyendo todos los servicios preventivos, como lo son las asesorías y advertencias de auditoría, así como las labores permanentes, autorización de libros. Cuenta con el tiempo necesario para la atención de solicitudes del jerarca, la Contraloría General de la República y otras instancias que corresponda, así como para la atención de denuncias. Cumpliendo con la NEAI 2.2.3 comunicándolo al jerarca, a la Contraloría General de la República y al personal de la auditoría interna, no sufrió modificaciones el plan de auditoría para el periodo 2022. El jerarca y la administración dotaron de recursos a la auditoría interna para la ejecución del plan de trabajo 2022, cumpliendo la auditoria con la NEAI 2.4. La auditoría interna cumple con la comunicación al jerarca, con un informe de labores anual del cumplimiento del plan de auditoría, el de estado de las recomendaciones y las disposiciones de la CGR. La auditoría interna cuenta con políticas y procedimientos para realizar su labor cumpliendo con la NEAI 2.5, se encuentran formalmente establecidos por escrito, son de conocimiento de los funcionarios, ya que están en un repositorio interno en la intranet, estos definen la labor de auditoría, generando una administración razonable. 4 Plan de mejora de 2022 Como se puede observar el plan de mejora a aplicar en el 2022, el plan de capacitaciones en tecnología se encuentra en proceso, la elaboración del archivo permanente de la auditoria se encuentra actualmente en elaboración, no se cumplió con la evaluación constante en cada estudio realizado. 5 Evaluación del cumplimiento La evaluación realizada sobre el cumplimento de la norma para el ejercicio de auditoría, nos revela que la auditoria cumple en las normas sobre atributos en un 100%; y las normas sobre el desempeño en un 99%. Para un total general de cumplimiento de las normas de auditoría de un 100%. Ver anexo n°1 CONCLUSIONES La autoevaluación de calidad ha demostrado que la Auditoría Interna del Gobierno Local de Santa Ana cumple con los estándares y prácticas profesionales establecidas, brindando una labor valiosa que contribuye a fortalecer la transparencia, eficiencia y rendición de cuentas en la entidad, con compromiso en el cumplimiento de las normas y estándares profesionales en su labor. La autoevaluación ha proporcionado información valiosa que permitirá seguir impulsando la calidad y eficacia de la auditoría interna, asegurando así una contribución significativa al fortalecimiento de la gestión y el control en el Gobierno Local de Santa Ana. ANEXOS 1. Resumen de la evaluación del cumplimiento de las normas para el ejercicio de la auditoría interna. 2. Plan de Mejora 2