15 de febrero de 2018 Señoras (es) Concejo Municipal Licenciado Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Licenciada Laura Carmiol Vicealcaldesa Asunto: Informe y seguimiento: autoevaluación control interno y SEVRI. Estimables señoras (es): La Municipalidad de Santa Ana en cumplimiento de la Ley General de Control Interno, cuenta con un proceso de Control Interno, el cual se encuentra a cargo del licenciado Giovanni Pérez Mena, quien ha desarrollado una serie de actividades y labores durante el año 2017, que han permitido mejorar la autoevaluación de control interno, el sistema de valoración de riesgo institucional (SEVRI) y por ende el Sistema de Control Interno. A continuación se detallan acciones realizadas el año anterior en el tema de control interno: * Sensibilización en temas de control interno a través de correos electrónicos. También se implementó una evaluación de la información divulgada vía “enlace web” obteniendo respuestas de 89 funcionarios. * Se realizaron informes de valoración de riesgos (SEVRI 2017) * Se redactaron informes de seguimiento de planes de acción del SEVRI 2016. * Se efectuó un seguimiento del plan de mejoras. * Se realizó un Taller de Control Interno y Sistema Documental dirigido a funcionarios que no son jefaturas. En total se convocó a 87 funcionarios de los cuales 76 asistieron y hubo11 ausentes (incluidos con justificación). Hubo una participación del 87%. Se implementó una evaluación de mejora para futuros talleres. * Se aprobó la guía de funcionamiento de la Comisión de Control Interno. También se nombró a los miembros de esa Comisión y se creó la SubComisión de ética y valores (esta última no ha logrado el funcionamiento debido a que se encuentra pendiente la aprobación del Programa Ético y Código de Ética). * Se realizó una Charla de Elementos Básicos de Control Interno y Procedimientos a personal recientemente incorporado a la institución en el tema de control interno. Se capacitó un total de 24 funcionarios de los 28 convocados (14 funcionarios del área operativa y 12 administrativos, hubo 4 ausentes de la policía municipal). Participación 86% * Se implementó el funcionamiento de un “software” para realizar la autoevaluación de control interno 2017 (Sistema AGT), para ello se desarrolló un taller con el fin de capacitar a los titulares subordinados sobre cómo utilizar la herramienta y realizar la autoevaluación. El proceso de Riesgos y Desastres no se presentó a esta capacitación ni realizó la autoevaluación. * Seguimiento a las recomendaciones de auditoría interna. Se observa que el control interno ha mejorado y ha aumentado el compromiso en general, no obstante, es necesario acelerar la aprobación de la normativa pendiente de aprobar. Además, de un mayor apoyo a la Unidad de Control Interno en temas de capacitación y presupuesto para las actividades de fortalecimiento del Control Interno. Aspectos pendientes: 1. Está pendiente de aprobación de la reforma de Código de Ética, Programa Ético y el Reglamento de Control Interno. Ya informado oportunamente a Concejo y Alcalde Municipal. 2. Por otra parte, es importante señalar que según la unidad de Control Interno en el tema de SEVRI 2017, los procesos Archivo Central Institucional, Dirección de Inversión y Obras, y Seguridad Alimentaria, Dirección de Desarrollo Humano incumplieron con la presentación de la información solicitada (entrega tardía u omisión) indicado en el informe de valoración de riesgos 2017. El proceso de Gestión de Riesgos no entregó el informe de Autoevaluación de Control Interno 2017. 3. La Unidad de Control Interno requiere mayor apoyo en capacitación y presupuesto, pues así lo establece la directriz D-3-2005-CO-DFOE de la Contraloría General de la República, la cual establece que el SEVRI deberá contar con los recursos financieros, humanos, técnicos, materiales y demás necesarios para su establecimiento, operación, perfeccionamiento y evaluación. Se deberá seleccionar y capacitar los recursos humanos que garanticen el cumplimiento del objetivo del Sistema. Recomendación al Concejo Municipal 1. Deben aprobarse el Código de Ética, el Programa Ético y Reglamento de Control Interno, los cuales no han sido enviados al Concejo Municipal por parte de la administración, tal como se acordó en la Sesión Ordinaria Nº 75, celebrada el 03 de octubre de 2017: “ SOLICITAR A LA ADMINISTRACIÓN QUE EN PLAZO DE UN MES, EL PROCESO DE ASESORÍA LEGAL TRASLADE AL CONCEJO MUNICIPAL, LA PROPUESTA FINAL DE LOS DOCUMENTOS: “PROPUESTA DE REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA” Y “PROPUESTA DE CÓDIGO DE ÉTICA Y PROGRAMA ÉTICO”, OFICIOS MSA-PLA-SCI- 02-002-2017 Y MSA-PLA-SCI-02-003-2017 RESPECTIVAMENTE, REMITIDOS A LA ALCALDÍA EL PASADO 09 DE ENERO DE 2017, POR EL LCDO. GIOVANNI PÉREZ MENA, DEL PROCESO DE PLANIFICACIÓN. Votos a favor de la aprobación: Alex Montero Salas, Karla Zamora Aguilar, Norma Solís Gómez, Adriana Villalobos Brenes, José Ramón Sibaja Montero, Catherine Mora Chavarría, Cynthia Salazar Zamora. “ Recomendación al Alcalde Municipal y Vicealcaldesa 1. Girar instrucciones a la Asesoría Legal en el sentido que acelere la revisión y envío al Concejo Municipal de las siguientes tres propuestas: a. Reglamento para el funcionamiento y mantenimiento del sistema de control interno de la Municipalidad de Santa Ana, b. Código de Ética (actualización) y c. Programa Ético. 2. Se recomienda enviar al coordinador de control interno a capacitaciones en materia de riesgos y control interno, para que se actualice, y pueda así aplicar mejoras e implemente nuevas metodologías en estos temas. 3. Hacer un llamado de atención advirtiendo a los encargados de los procesos de Dirección de Desarrollo Humano, Dirección de Inversión y Obras, Gestión de Riesgos, Seguridad Alimentaria y Archivo Central, en el sentido de que al incumplir con la presentación de la información solicitada (entrega tardía u omisión) sobre valoración de riesgos y autoevaluación de control interno 2017, se exponen a lo establecido en el art. 39 de la Ley General de Control Interno, que establece que quienes incumplan injustificadamente los deberes señalados en esa Ley incurrirán en responsabilidad administrativa y civil. Y pueden ser sometidos a un proceso administrativo sancionador. (Esta recomendación debe ser implementarla también por el coordinador de Control Interno cuando no se le entregue información y documentos solicitados). Atentamente Lic. Mario Chan Jiménez Auditor Interno C.c. Unidad de Control Interno Informe ICI-003-003-2018 2582-7274 1