24 de enero de 2018 Licenciado Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Asunto: Evaluación sobre el cumplimiento de la normativa, procedimientos y el control interno en la Tesorería, Contabilidad y Plataforma. De conformidad con el plan anual de la auditoría interna para el año 2017, se procedió a realizar la evaluación sobre el cumplimiento de la normativa empleada y vigente, los procedimientos y controles internos con respecto al funcionamiento de las cajas chicas, cheques, conciliaciones bancarias, cheques en cartera etc., durante el período comprendido en el segundo semestre del 2016. I. OBJETIVO DEL ESTUDIO El objetivo general del estudio es verificar que los Procesos de Tesorería, Contabilidad y Plataforma de Servicios cumplan con la normativa vigente y la aplicación correcta de los procedimientos con respecto a las cajas chicas, además de cumplir con los controles internos establecidos. Entre la normativa empleada en este estudio se encuentra la siguiente: * Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos * Ley General de Control Interno * Código Municipal * Reglamento para el funcionamiento del fondo de caja chica * Reglamento sobre las cauciones que deben rendir los funcionarios/as de la Municipalidad de Santa Ana * Normas de Control Interno para el Sector Público. * Normas Generales de Auditoría para el Sector Público. II. ALCANCE El presente estudio se fundamentó en el arqueo de los valores y documentos que se ubicaron en dos de las cajas recaudadoras Nos. 19 y 22, caja general y caja chica respectivamente. Además, se procedió a la revisión de los cheques que se encontraban en custodia de la Tesorería Municipal, también se analizaron las conciliaciones de las cuentas bancarias Nos. 001-0253484-3 y 001-0208551-8 del Banco de Costa Rica, asímismo, las cuentas100-01-000-220806-0, 100-01-000- 220805-1, 100-01-060-000549-3,100-01-060-000349-8, 100-01-060-001480-6, 100-01- 000-122260-3, 100-01-060-000096-5,100-01-000-090209-8 y 100-01-060-000487-6 del Banco Nacional de Costa Rica, la cuenta 1610009610000352-8 del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, cuenta 85165163 y 85165162 del Grupo Mutual, además, la cuenta de Caja General, Caja única del Estado, Fodesaf, Conapam, entre otras, correspondientes a los meses de julio a diciembre de 2016, elaboradas por los Procesos, Tesorería y Contabilidad Municipal. III. LIMITACIONES El presente estudio tuvo limitaciones debido a que el proceso de Plataforma de Servicios atrasó la entrega de alguna información-documentación, por otra parte, los demás procesos a los que se les solicitó información, colaboraron y entregaron oportunamente la documentación requerida por esta Auditoría. IV. RESULTADOS De la evaluación realizada sobre el control interno al Proceso de Tesorería, Contabilidad, y Plataforma de Servicios, se examinaron algunos aspectos tales como: a) Se realizó la verificación del Proceso de Tesorería, sobre la presentación del Plan Anual Operativo Institucional y cumplió con la información solicitada para realizar la valoración de riesgos y la implementación del Sistema Específico de Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI). b) Se revisó el cumplimiento de la recomendación emitida mediante el informe MSA-AUI-ICI-01-07-2016, de fecha 18 de julio de 2016, y se ha venido cumpliendo. c) Por otra parte, en lo que respecta a los arqueos efectuados por esta Auditoría Municipal a las cajas recaudadoras No. 19 y 22 ubicadas en la Plataforma de Servicios, a cargo de las funcionarias Karol Umaña Hernández y Karen Pérez Hernández, se obtuvo un faltante de ?21.18 y ?76.11 respectivamente, dinero que fue repuesto por las plataformistas. Además, se le realizó el arqueo a la caja general ubicada en la Tesorería a cargo del señor Nelson Montoya, ésta presentó un sobrante de ?500.00, dinero que pasa a las arcas de la Municipalidad mediante el recibo No. 459147. También, se revisaron los valores que estaban a cargo de la señorita Iria Chinchilla Rodríguez, que reflejó un sobrante de ?16.65. d) Cabe mencionar que se debe continuar con la política de restringir el acceso a la Tesorería por parte de personas que no se requiere que ingresen a esta oficina, debido a que ahí se maneja mucho dinero. Una vez señalados los puntos que fueron revisados por esta Auditoría, se procede a detallar y analizar los principales hallazgos: 1. Conciliaciones Bancarias y libro de cheques: Condición: En lo que se refiere a la revisión de las conciliaciones bancarias, cheques y depósitos de los meses de julio a diciembre de 2016, tanto la Tesorería como la Contabilidad Municipal, las elaboran de manera ordenada y bien sustentada con los estados de cuenta bancarios, sin embargo, se encontraron algunas conciliaciones bancarias de Contabilidad que no evidencian por quién fue aprobado, y la mayoría se encuentran sin sello de la Contaduría Municipal, además los reportes de conciliaciones de Contabilidad no se encuentran foliados. Por otra parte, en el libro de control de cheques se encontró algunos folios que presentan correcciones lo que genera dudas en cuanto a la veracidad de la información, debido a que no son claras. Criterio El artículo 7 de la Ley General de Control Interno, se refiere a la “Obligatoriedad de disponer de un sistema de control interno” e indica lo siguiente: “Los entes y órganos sujetos a esta Ley dispondrán de sistemas de control interno, los cuales deberán ser aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales. Además, deberán proporcionar seguridad en el cumplimiento de esas atribuciones y competencias; todo conforme al primer párrafo del artículo 3 de la presente Ley.” Por otra parte, las Normas de control interno para el Sector Público No. 5.4 y 5.5 que indican lo siguiente: “5.4 Gestión Documental. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales.” “5.5 Archivo Institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben implantar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos de archivo apropiados para la preservación de los documentos e información que la institución deba conservar en virtud de su utilidad o por requerimiento técnico o jurídico. En todo caso, deben aplicarse las regulaciones de acatamiento obligatorio atinentes al Sistema Nacional de Archivos. Lo anterior incluye lo relativo a las políticas y procedimientos para la creación, organización, utilización, disponibilidad, acceso, confidencialidad, autenticidad, migración, respaldo periódico y conservación de los documentos en soporte electrónico, así como otras condiciones pertinentes”. Causa: Por falta de control o descuido no son aprobadas ni selladas algunas de las conciliaciones. Negligencia en la aplicación del control interno como lo es el de foliar las conciliaciones de Contabilidad. Por falta de cuidado se hacen tachones en el libro de control de cheques. Efecto: Por falta de estos controles, se podría extraviar alguna documentación y no percatarse oportunamente. Los reportes de conciliaciones que no cuentan con la firma de aprobación no están formalmente aprobadas por el Jerarca. Con respecto a las correcciones encontradas en el libro de control de cheques, podría incurrirse en un error. 2. Cheques en Cartera: Condición: Los cheques en cartera en poder de la Tesorería Municipal fueron revisados y se encontró que dos de ellos sobrepasan los tres meses. Criterio: El artículo No. 111 del Código Municipal es claro en cuanto al tiempo en que pueden estar los cheques en cartera. “ARTICULO 111.-Los cheques municipales emitidos, serán puestos a disposición de los administrados para que los retiren en un plazo de tres meses. Vencido dicho término, la tesorería los anulará y el interesado deberá gestionar nuevamente la emisión. Este trámite podrá ser negado por la municipalidad en caso de prescripción según el plazo que rija para la obligación de que se trate.” (Lo resaltado no es del original). Causa: El interesado no retira los cheques o la administración no ha gestionado el retiro del documento. Efecto: La administración debe de proceder a la anulación del cheque o bien a gestionar su nueva emisión, lo que implica un gasto de recurso humano y económico. 3. Caución por parte de quienes recaudan, custodian o administran fondos y valores públicos Condición: Se verificó que todos los funcionarios municipales de la Tesorería, Contabilidad y Plataforma que recaudan, custodian o administran fondos y valores públicos, rindan la garantía con cargo de su propio peculio, a favor de la Hacienda Pública y el deber de encontrarse al día. Sin embargo, se encontró que el Director de Hacienda, el Contador Municipal, una asistente de Contabilidad y una plataformista, no cumplen con el requisito a pesar de ser una obligación para llevar a cabo la función; también se encontró que una plataformista no está pagando el monto correspondiente de acuerdo con el reglamento vigente. Criterio: El artículo 3°- del Reglamento sobre las Cauciones que deben rendir los funcionarios/as Municipales es claro en cuanto a los deberes que tienen los funcionarios que deben caucionar. El artículo 4°- del Reglamento indica lo siguiente: ARTICULO 4°-Funcionarios/as obligados a rendir caución. Los funcionarios/as que deben rendir caución, indiferentemente que ostenten un nombramiento interino o en propiedad, son los siguientes: a) (…) b) Directores y Directoras. c) Encargados/as de los siguientes Procesos: 1. (…) 2. Encargado/a del Proceso de Contabilidad. 3. (…) 4. (…) 5. (…) d) Los subalternos de los siguientes Procesos: 1. (…) 2. Proceso de Contabilidad 3. (…) 4. Proceso de Plataforma de Servicios Por otra parte, el artículo 5 del mismo reglamento se refiere a los Interinatos, suplencias y recargos: Artículo 5°-Interinatos, suplencias y recargos: Aquellos funcionarios/as que de manera interina o transitoria ocupen cualquiera de los cargo mencionados en el artículo anterior, deberán caucionar cuando su nombramiento sea igual o superior de un mes. Lo cual deberá cumplir en el plazo de quince días naturales. (Lo subrayado no es del original). Además, el Artículo 8°- se refiere a la vigencia de la Caución, donde indica que una vez rendida la caución debe permanecer vigente durante todo el tiempo que la persona permanezca en el cargo obligado a rendir la garantía, así como gestionar la renovación o actualización que corresponda. El Reglamento sobre las cauciones que deben rendir los funcionarios/as de la Municipalidad de Santa Ana, contempla las Sanciones en el caso que los funcionarios no cumplan con obtención de la póliza de fidelidad y el transitorio I sobre el plazo para suscribir la póliza a partir de la vigencia del reglamento. Artículo 14°-Sanciones En el caso que el funcionario/a obligado no suscribiere la póliza de fidelidad o no la tuviere vigente por el período que esté obligado a hacerlo, constituirá causal para el despido sin responsabilidad patronal, todo conforme lo dispuesto en el artículo 120 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos No. 8131, siguiendo las reglas del debido proceso. Asociado a esto, el Reglamento tiene un transitorio I que indica lo siguiente: “Transitorio I.- Una vez entrado en vigencia este reglamento, los funcionarios/as aquí obligados a caucionar, contarán con un plazo de quince días hábiles para suscribir la respectiva póliza y acreditar el contrato ante el Proceso de Recursos Humanos.” (El énfasis es nuestro). Aunado a lo anterior es importante indicar que es obligación de Recursos Humanos cumplir con los artículos 7°- (Ajuste por nuevo nombramiento), 11°- (Actualización anual del monto de la caución, 12°- (Del control en el cumplimiento de las disposiciones del presente Reglamento) y 13°- (Revisión del listado de funcionarios/as obligados a caucionar) y el Transitorio I.-. Causa: Por descuido y/o falta de interés los funcionarios supra indicados y que de acuerdo a la normativa están en la obligación de rendir garantía no lo han hecho. Efecto: Se deja al descubierto la garantía establecida en el reglamento y que pretende el resarcimiento de eventuales daños y perjuicios que el funcionario obligado a caucionar pueda producir por dolo o culpa al patrimonio de la Municipalidad. 4. Arqueos Condición: Sobre los arqueos de cajas que deben realizar periódicamente los diferentes encargados a sus subalternos, se debe indicar que: ? Contabilidad, no realizó comprobaciones. ? Plataforma de servicios realiza arqueos diarios a las distintas cajas recaudadoras. ? Tesorería ejecutó solo dos arqueos, a la encargada de caja chica Srta. Iria Chinchilla. ? A la caja general no se le realizó durante el período comprendido de julio a diciembre de 2016. ? Se encontró que los arqueos realizados por Tesorería y Plataforma no se encuentran foliados. Criterio: Es importante cumplir con los objetivos y la responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el sistema de control interno, contemplados en las normas No. 1.2 inciso a. y 1.4 inciso d de las Normas de control interno para el Sector Público que indican lo siguiente: “1.2 Objetivo del SCI inciso a. Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal El SCI debe brindar a la organización una seguridad razonable de que su patrimonio se dedica al destino para el cual le fue suministrado, y de que se establezcan, apliquen y fortalezcan acciones específicas para prevenir su sustracción, desvío, desperdicio o menoscabo. 1.4 inciso d. Responsabilidad del Jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI La vigilancia del cumplimiento, validez y la suficiencia de todos los controles que integran el SCI” En lo que se refiere a los documentos que no se encuentran foliados se han emitido varios criterios por parte de las diferentes entidades gubernamentales como la Contraloría General de la República No. DI-CR-364-04 de fecha 03 de agosto de 2004, la Procuraduría General de la República con los criterios Nos. C-164-99 del 19 de agosto de 1999, C-263-2001 de fecha 01 de octubre de 2001, entre otros, asimismo, la Directriz Administrativa No. DA-01-2012 (Creación y foliado de expedientes administrativos) y la Circular No. 01.12 (Orden de expedientes) referente al Procedimiento administrativo sobre la Foliatura de los expedientes. Causa: Contabilidad y Tesorería, no aplican regularmente los arqueos a las cajas recaudadoras o a la caja general. Se debe garantizar el resguardo de los documentos que se emiten. Efecto: Realizar pocos arqueos en un semestre, incrementa el riesgo de pérdidas, desvíos u otras irregularidades. Cuando los expedientes no se encuentran foliados no se puede tener la certeza de alguna sustracción o pérdida de documentos. V. CONCLUSIONES De la revisión efectuada por esta Auditoría Interna a los fondos de la caja general, cajas recaudadoras, caja chica, cheques en cartera, conciliaciones, notas de débito y crédito, depósitos etc., ubicados en los procesos de Tesorería, Plataforma de Servicios y Contabilidad, se concluye que a pesar de que se encontraron pequeños faltantes y un mínimo sobrante éstos no son por montos importantes. VI. RECOMENDACIONES Para subsanar las situaciones comentadas en los hallazgos de este estudio, recomendamos ordenar a las instancias de la Administración responsables, el cumplimiento de las siguientes acciones. Al Alcalde Municipal. 1. Solicitar al Director de Hacienda señor José Rolando Madrigal, que cumpla con el artículo 4°- del Reglamento de Cauciones y se aplique las sanciones respectivas. Plazo: De inmediato y envíe copia de comprobante a la Auditoría. A la Directora Administrativa. 2. Establecer las responsabilidades del caso con el fin de que Recursos Humanos cumpla con lo indicado en el Reglamento sobre las Cauciones que deben rendir los funcionarios/as municipales, de manera que no se contribuya con el debilitamiento del control interno. Plazo: Esta medida es de aplicación inmediata. Al Director de Hacienda. 3. Realizar un cronograma de actividades sobre el cumplimiento de las recomendaciones. Plazo: ocho días. 4. Establecer los controles internos pertinentes, para el cumplimiento de la normativa vigente, de manera que se contribuya con el fortalecimiento del control interno. 5. Solicitarle al encargado del Proceso de Contabilidad Licenciado Carlos Ureña D. y a la asistente Shirley Solís para que de inmediato cumplan con el artículo 4°- del Reglamento de Cauciones, y se apliquen las sanciones correspondientes y enviar copia del comprobante a la Auditoría . 6. Tomar las medidas pertinentes para que las personas que recauden, custodien o administren fondos o valores públicos rindan la garantía correspondiente con cargo a su propio peculio y a favor de la Hacienda Pública, de manera inmediata, y se apliquen las sanciones respectivas, con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones y deberes legales y que se mantengan al día, ya que hay varios funcionarios que no están cumpliendo con el Reglamento. 7. Solicitar al encargado del Proceso de Contabilidad realice periódicamente arqueos a las diferentes cajas recaudadoras y caja chica. 8. Girar instrucciones al Contador Municipal para que en adelante se evidencie quién aprueba las conciliaciones bancarias con el sello respetivo. 9. Proceder a foliar los expedientes donde se archivan las conciliaciones bancarias que custodia ese Proceso, con el fin de que no haya extravío de documentación. 10. Solicitarle al Tesorero Municipal proceda a foliar los expedientes donde se archivan los arqueos de caja chica y caja general que custodia ese Proceso, con el fin de que no haya extravío de documentación y realice periódicamente arqueos a la caja chica general. 11. Evitar las correcciones o tachaduras en el Libro de Cheques, que se lleva en el Proceso de Tesorería. Plazo: Para todas las recomendaciones arriba indicadas el plazo a cumplir, es de manera inmediata, de acuerdo al cronograma. 12. Seguir con la política de restricción de ingreso de personas no autorizadas a la Tesorería Municipal y Plataforma de Servicios. Plazo: Esta medida debe continuar cumpliéndose. 13. Foliar el expediente donde se encuentran archivados los arqueos de las cajas recaudadoras. Plazo: una semana 14. Ordenar a las plataformistas Karen Pérez H., tome la póliza de fidelidad y a Rosario Sibaja C. para que actualice el monto de acuerdo a lo indicado en el Reglamento de Cauciones. Plazo: Inmediato y enviar copia del documento respectivo a la Auditoría. Atentamente, Ma. del Carmen Guillén Ramos Lic. Mario Chan Jiménez Profesional de Auditoría Auditor Interno Cc. / Concejo Municipal Lic. José Rolando Madrigal, Director de Hacienda Lic. Rolando Zamora Sáenz, Tesorero Municipal Lic. Carlos Ureña Delgado, Contador Municipal Licda. Raquel Chavarría Morales, Encargada de Plataforma de Servicios MSA-AUI-ICI-03-002-2017 2582-7272 1