MSA-AUI-01-032-2020 Santa Ana, 22 de mayo de 2020 Señores Concejo Municipal Señor Lic. Geovanny Rodríguez Secretario Municipal Asunto: Advertencia al Concejo y Secretaría sobre el tema del disco duro. Estimados señores: Con fundamento en el artículo 22 inciso d) de la Ley General de Control Interno, este despacho de fiscalización superior hace la siguiente advertencia tanto a los integrantes del Concejo Municipal, como al señor Secretario. En atención a tres denuncias interpuestas ante esta auditoría interna, respecto a lo acontecido en marzo anterior en el Concejo Municipal pasado, en relación con el préstamo por parte de la Secretaría de un disco duro al regidor Luis Fernando Marín Guerrero, quien lo devolvió 8 días después, se debe indicar a los regidores y síndicos actuales que las solicitudes de documentos a la Secretaría Municipal, deben ser tramitadas formalmente mediante correo electrónico u oficio formal. El referido disco duro permanece en custodia del Secretario Municipal Geovanny Rodríguez y es usado para respaldar en forma digital las actas municipales correspondientes a las Sesiones del órgano colegiado. Además del Secretario este dispositivo lo manejan las funcionarias de la Secretaría: Nathalia Mora, María Fernanda Marín y Nazzira Hernández, quienes respaldan y extraen información cuando así se requiere y según el tipo de trabajo o informe que se lleve a cabo. El regidor Luis Fernando Marín Guerrero, llegó el miércoles 18 de marzo del 2020, en horas de la tarde para ver un expediente físico en poder de la Secretaría, y solicitó al Secretario unas actas del año 2020, el Secretario le grabó las actas del 2020 extraídas de la herramienta denominada: “tempo”, luego el regidor Marín le indicó que necesitaba las del 2019, ante lo cual el Secretario le prestó el disco duro para que en ese momento el regidor grabara los archivos directamente del disco duro a su computadora, en el transcurso de la tarde de ese 18 de marzo el regidor Marín indicó al Secretario que estaba tardando mucho en grabar la información, porque eran muchos archivos y esta situación lo llevó a quedarse toda la tarde. A las 4:30 de la tarde, el Secretario se retiró y el señor Marín se quedó descargando los archivos en compañía de la funcionaria Nathalia Mora, quien a las 5 p.m. se retiró al terminar su jornada laboral. Como a las 5: 15 pm el señor Marín llamó al Secretario indicando que iba a dejar el expediente físico en la Secretaría y se iba a retirar, sin embargo, no comunicó que se iba a llevar el disco duro con él. Hasta el día siguiente el señor Marín se comunicó por mensaje con el Secretario y sobre el disco duro, sin dar más detalle informa que se había puesto de acuerdo con la funcionaria Nazzira Hernández. El señor Marín se quedó con el disco duro hasta el martes 24 de marzo, cuando lo devolvió. El Secretario Geovanny Rodríguez indicó al respecto que él se apegó al artículo 107 inciso 1) de la Ley General de la Administración Pública que establece: “Todo servidor público estará obligado a obedecer las órdenes particulares, instrucciones o circulares del superior, con las limitaciones que establece este Capítulo.”, en el entendido de que la obligación de la persona al servicio de un órgano o ente público de obedecer las órdenes particulares, instrucciones o circulares de su superior jerárquico, sea o no inmediato. El deber de obediencia en la Administración pública tiene su salvedad cuando la orden, instrucción o circular del superior jerárquico tiene por objeto la realización de actos evidentemente extraños a su competencia o que sean manifiestamente arbitrarios por constituir delito…” Conclusión En esta situación en la cual se manejó inadecuadamente un activo municipal, que fue entregado a un Concejal cuando lo correcto hubiese sido que previa solicitud formal por escrito del regidor, este hubiese traído su propio disco duro o “llave maya” (dispositivo de almacenamiento masivo USB), para que le grabaran los archivos requeridos y no habérselo llevado en apariencia sin permiso, lo cual no reviste condición de gravedad, dado que no hubo afectación a la Hacienda Pública, ni hubo pérdida o sustracción de activos ni de información. La afectación fue en realidad a la operatividad de la Secretaría, la cual no contó por algunos días con esa herramienta de trabajo, sin embargo, fue devuelta sin mayores contratiempos. Por otra parte, el contenido del dispositivo no era información confidencial, más bien, se trataba de archivos de acceso público correspondientes a las actas, las cuales no son confidenciales en absoluto. Tampoco la situación implicó riesgo de pérdida irremediable de la información, porque los archivos también estaban respaldados en otros dispositivos, custodiados en el archivo central y subidos a la página web de la Municipalidad. ? Advertencia - recomendación a Concejales y Secretario En torno al presente tema, esta auditoría realiza la siguiente advertencia y recomendación a los integrantes del Concejo Municipal y al personal de la Secretaría, en el sentido de que la entrega de documentos e información del departamento de Secretaría a Concejales, funcionarios y terceros, debe ser solicitado formalmente de previo y por escrito, vía correo electrónico u oficio debidamente firmado y entregado. Los activos municipales deben ser resguardados y protegidos por el personal municipal, por lo tanto, se insta a los funcionarios de la Secretaría a no suministrar ni entregar activos a personas no autorizadas, con el fin de evitar contratiempos. Atentamente, Lic. Mario Chan Jiménez Auditor Interno.