MSA-AUI-01-079-2020 11 diciembre de 2020 Señor Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Señor Isidro Céspedes Torres Jefe de Recursos Humanos Asunto: Advertencia sobre revisión de Informes de fin de gestión de funcionarios de elección popular y funcionarios de la administración. Estimados señores: Esta Auditoría Interna revisó la aplicación y cumplimiento de la Norma D-1-2005-CO-DFOE “Directrices que deben observar los funcionarios obligados a presentar el informe final de su gestión, según lo dispuesto en el inciso e) del artículo 12 de la Ley General de Control Interno”. Se determinó que esta directriz no ha sido debidamente cumplida por algunos vicealcaldes, miembros del Concejo Municipal ni titulares subordinados de la administración activa con autoridad para ordenar y tomar decisiones. Resultados de la revisión 1. Se observó que para el periodo 2006-2010 y 2010-2016 ningún regidor ni síndico entregó el Informe Final de Gestión, tampoco entregó el Informe la vicealcaldesa del periodo 2006-2010. 2. Para el periodo 2010-2016 la señora primera Vicealcaldesa Cristina Monge entregó el Informe Final de Gestión, y fue la única funcionaria de elección popular que lo hizo, dado que como se señala en un párrafo anterior, ningún regidor ni síndico de ese periodo ni del anterior a ese, presentó el referido informe de fin de gestión. 3. Para el periodo más reciente (2016-2020) varios regidores y síndicos presentaron el informe final de gestión, entre ellos: Luis Fernando Marín, Krisey Chaves, Saymon Angulo, Adriana Villalobos y el Concejo de Distrito de Pozos. 4. En cuanto a titulares subordinados el señor Max Canales y María Pérez, presentaron el Informe Final de Gestión, mientras que se observó que titulares subordinados que han dejado su puesto, no presentaron el respectivo informe, como por ejemplo: Alberto Vega Castro y José Rolando Madrigal. Objetivo de la directriz sobre Informe Final de Gestión El objetivo de la referida normativa es que jerarcas y funcionarios de la Hacienda Pública presenten al final de su gestión un informe donde se rinda cuentas de los resultados obtenidos en cumplimiento de las funciones bajo su responsabilidad conforme al artículo 12 de la Ley General de Control Interno, lo cual se constituiría en uno de los medios para garantizar la transparencia en las actuaciones de estos funcionarios públicos ante los administrados y para que los respectivos sucesores cuenten con información relevante en el desempeño del puesto designado. OBLIGACIONES DE RECURSOS HUMANOS 1. El departamento de recursos humanos debe prevenir por escrito a los jerarcas o titulares subordinados -antes de que dejen su cargo- sobre la obligación de cumplir con lo indicado en estas Directrices. Esta prevención debe comunicarse, en la medida de lo posible, un mes antes de que dejen el cargo, con copia para la Contabilidad y/o Proveeduría (la encargada de la entrega y recepción de los bienes a esos funcionarios) para lo correspondiente. 2. Además, se debe presentar copia al departamento encargado de administrar la página WEB de la institución, para que esta proceda a colocar el documento en un sitio especialmente confeccionado de ésta, en aras de facilitar el acceso, por esa vía, por parte de cualquier ciudadano interesado. 3. Recursos Humanos debe entregar a los sucesores de los funcionarios de elección popular y de los titulares subordinados una copia del informe de gestión de su antecesor. 4. Custodiar y mantener disponibles las copias de los informes de gestión que le sean remitidos. (Estas copias pueden ser consultadas por los ciudadanos interesados así como cualquier órgano de control externo o interno), Recursos Humanos puede utilizar para esa custodia el archivo central. 5. Debe mantener un registro actualizado de los jerarcas y titulares subordinados que al final de su gestión cumplieron o no con la presentación del citado informe, el cual debe estar a disposición para consulta de quien lo requiera. Entrega formal de activos por parte de jerarcas y titulares subordinados. La Administración Municipal debe implementar los procedimientos necesarios para que mediante un acto formal se materialice la entrega y recepción de los bienes institucionales asignados a los jerarcas y titulares subordinados. RECOMENDACIÓN Final a la Alcaldía y a Recursos Humanos Se recomienda que para el futuro se proceda de manera oportuna a prevenir a los servidores y funcionarios a presentar el Informe de fin de gestión, de modo que se cumpla la normativa y se cuente con la información disponible para cualquier persona interesada. Sin más, Lic. Mario Chan Jiménez Auditor Interno 1