MSA-AUI-04-024-2020
Santa Ana,1 de abril de 2020
Señores 
Concejo Municipal

Presente, 
Asunto: Respuesta sobre acuerdo de informe 
referente a problemas de manejo de expedientes y 
documentos en la Secretaría Municipal.
De conformidad con el acuerdo que se detalla de seguido, trasladado a esta Auditoría, me 
permito indicar lo siguiente:
ACUERDO NÚMERO 9: APROBADO POR UNANIMIDAD Y DEFINITIVAMENTE APROBADO: 
DICTAMEN NÚMERO 16 DE LA COMISIÓN DE GOBIERNO Y ADMNISTRACIÓN MEDIANTE 
OFICIO MSA-SCM-SEC-04-028-2020 DEL DÍA LUNES 17 DE FEBRERO DE 2020:
9.1. SE REMITE A LA AUDITORÍA INTERNA EL MEMORIAL SIN OFICIO DE FECHA 17 DE 
ENERO DE 2020, REMITIDO POR LA SRA. NAZZIRA HERNÁNDEZ MADRIGAL, PROCESO 
SECRETARÍA DEL CONCEJO, DONDE INFORMA SOBRE LA CONDICIÓN EN LA QUE SE 
ENCUENTRAN LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROCESO DE SECRETARÍA DEL 
CONCEJO, INDICA QUE NO SE ENCUENTRAN CONFORMADOS LOS EXPEDIENTES Y LA 
DOCUMENTACIÓN SE ENCUENTRA EN CAJAS; PARA QUE ANALICE LA SITUACIÓN 
OPERATIVA DE LOS EXPEDIENTES Y REMITA LAS RECOMENDACIONES DEL CASO. QUE EN 
SU ANÁLISIS LA AUDITORÍA INTERNA TOME EN CUENTA AL PRESIDENTE Y 
VICEPRESIDENTE DEL CONCEJO MUNICIPAL.
El acuerdo que involucra a la Auditoría Interna es sobre un tema meramente administrativo que 
corresponde a la Secretaría y a sus funcionarios resolver, en ese sentido, se recomienda se 
solicite la colaboración a la señora Olga Masis, encargada del archivo central institucional, quien 
es la funcionaria que cuenta con conocimiento técnico y capacitación recibida para el adecuado 
manejo de la documentación y conformación de expedientes en la institución. La auditoría 
interna no posee la experticia para recomendar sobre temas operativos referentes a manejo de 
documentación y expedientes, por otra parte, es importante recordar que el Gobierno de la 
República, la Alcaldía y el Concejo Municipal han aprobado y establecido políticas y 
lineamientos encaminados al uso de documentos y expedientes digitales, sin embargo, se nota 
aún en la Secretaría un uso abundante de documentos y expedientes en papel, este 
departamento debe coordinar con el archivo central sobre los expedientes que pueden ser 
“escaneados” y conservados en forma digital de acuerdo con las tablas de plazos y la naturaleza 
jurídica e histórica de los documentos, el uso excesivo de expedientes físicos riñe con las sanas 
prácticas y la normativa de  “cero papel” encaminadas a la protección del planeta y a la 
economía de recursos públicos. 
En adición a lo anterior, se debe recordar que cada funcionario del proceso de Secretaría tiene 
conocimiento de cuáles son sus funciones y responsabilidades y cómo deben realizarlas para 
que el departamento funcione correctamente. Hay una persona encargada del archivo de 
documentos y confección de expedientes, y debe proceder en un tiempo razonable a poner al 
día el archivo.
Se hace un llamado al Concejo Municipal y a la Secretaría para que se retomen las 
recomendaciones y advertencias que esta Auditoría ha realizado con respecto a la falta de 
manuales de procedimientos en la secretaría, situación que ha sido expuesta reiterada y 
ampliamente en los informes y oficios emitidos por esta auditoría y que si a la fecha estuviesen 
debidamente formalizados (los manuales de procedimientos) en la Secretaría, se facilitaría la 
toma de decisiones, el debido funcionamiento y las responsabilidades por puesto, evitando que 
el Concejo esté tomando acuerdos relacionados con la actividad ordinaria de ese proceso.
Atentamente



Mario Chan Jiménez
Auditor interno
 

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