MSA-AUI-01-48-2020 Santa Ana, 15 de setiembre de 2020 Señores Junta Directiva Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa Ana Asunto: Traslado de Justificación de la Asociación de Ciclismo de Santa Ana, respecto de actividad ”MTB Nuestra Señora de Piedades” Estimados Señores: Damos respuesta al acuerdo 17, de la sesión ordinaria N.48-2019-2021, en que se solicita a la Auditoría realizar una revisión de la justificación enviada por la Asociación de Ciclismo de Santa Ana, con respecto a la actividad “MTB Nuestra Señora de Piedades”, realizada el 10 de noviembre de 2019. En este acuerdo se indica que se traslade con todos los respaldos adjuntos, sin embargo, se aclara que únicamente se recibieron dos documentos: la nota sin numeración fechada el 23 de junio de 2020 y una nota de FECOCI del 17 de junio de 2020. Es importante explicar que la labor de revisión en primera instancia es una responsabilidad inherente de la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes de Santa Ana, como máxima autoridad y representante legal. Sin embargo, de conformidad con las competencias establecidas en artículo 22 de la Ley General de Control Interno (LGCI), se emite la siguiente valoración: Sobre el informe del 23 de junio de 2020 y documento adjunto (Nota de Fecoci): Tal y como lo indica el documento firmado por el Señor Rodrigo Montoya Lázcares, en calidad de entrenador de la Asociación Deportiva Pro- Ciclismo Recreativo y Competitivo de Santa Ana, los ingresos por inscripciones se utilizarían para pagar lo siguiente: premiación, combustible para tres jueces motorizados, póliza del INS de la FECOCI y donación a persona discapacitada del distrito de Piedades (Sandra Hernández Corea). Sin embargo, no existen comprobantes que respalden y que permitan determinar claramente el ingreso total obtenido, más que lo externado por el señor Montoya Lázcares, adicionalmente tampoco se cuenta con comprobantes de los premios en efectivo entregados y rifados (llantas, bicicleta, etc). Por otro lado, si bien se adjunta nota de FECOCI, se carece de recibos o comprobantes de pago, al igual que un recibido conforme por parte del beneficiario de la donación. Sobre póliza del INS y el pago de aval a la FECOCI Según nota de la FECOCI-SPS-124-2020 del 17 de junio de 2020, se indica que se recibió de la Asociación de Ciclismo ¢100.000 por concepto de pago de póliza del INS por cobertura de accidentes No. ACG1887 y del aval de los corredores tanto federados como recreativos. No obstante, en oficio FECOCI-SPS-181- 2020 del 18 de agosto anterior, se dice que hay un error material en la nota anterior, y que sólo se había recibido por pago de póliza la suma de ¢42.000, y que no existe registro de pago del aval correspondiente del evento. Lo anterior evidencia contradicciones en cuanto a la rendición de cuentas por parte de la Asociación de Ciclismo, referente a montos de dinero y pagos realizados, producto del escaso control del evento por parte del CCDR y de la propia Asociación de Ciclismo. Criterio Normas de para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.4 Exigencia de confiabilidad y oportunidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente que se recopile, procese, mantenga y custodie información de calidad sobre el funcionamiento del SCI y sobre el desempeño institucional, así como que esa información se comunique con la prontitud requerida a las instancias internas y externas respectivas. (…) 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Ley General de Control Interno N 8292 Artículo 8º-Concepto de sistema de control interno. Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos: a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. b) Exigir confiabilidad y oportunidad de la información. c) Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones. d) Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico Artículo 10.-Responsabilidad por el sistema de control interno. Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos incurrirán en responsabilidad administrativa, cuando debiliten con sus acciones el sistema de control interno u omitan las actuaciones necesarias para establecerlo, mantenerlo, perfeccionarlo y evaluarlo, según la normativa técnica aplicable. (…) Conforme a la normativa expuesta, se evidencia en primera instancia una falta de aplicación del control interno, por parte de la Asociación Deportiva Pro- Ciclismo Recreativo y Competitivo de Santa Ana, y en segundo lugar, por parte de la Junta Administrativa del Comité Cantonal de Deportes de Santa Ana, por su falta de diligencia, control y supervisión, aunado a que no se observa a nivel de reglamento la Junta Administrativa que tenga la potestad de autorizar a un ente privado la recaudación de ingresos de una actividad deportiva financiada por el Comité. Acorde a lo expuesto, se realiza la siguiente advertencia a la Junta Administrativa: a) Se advierte a la junta directiva abstenerse de autorizar o ceder a un ente privado la recaudación de fondos de actividades deportivas y recreativas financiadas por el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa Ana, dado que la normativa vigente no permite esa actuación. b) Apegarse a los lineamientos establecidos en el Reglamento de Funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Santa Ana, que garantice el bloque de legalidad, la transparencia y el buen funcionamiento del CCDRSA. (Esta recomendación ha sido reiterativa en informes anteriores). Atentamente, Lic. Mario Chan Jiménez Auditor Interno C/: Archivo