MSA-AUI-ICI-04-011-2019 10 diciembre 2019 Señores Concejo Municipal En respuesta a la solicitud del Concejo Municipal, acuerdo de Sesión Ordinaria 187, del 26 de noviembre del 2019, que dice literalmente: “….. 16.3 Para que el auditor interno, en un plazo de 8 días hábiles, rinda un informe del estado de cumplimiento del oficio ICI-03-0004-2018 del 1 de marzo de 2018.” Se les informa que se le solicitó al Lic. Jorge Fallas, secretario municipal, las acciones realizadas para el cumplimiento de las recomendaciones que quedaron en proceso en el informe de Seguimiento de Recomendaciones: MSA-AUI-ICI-04-007-2019 del 27de junio 2019. Por las respuestas del Lic. Jorge Fallas, esta auditoría considera que no se ha realizado el esfuerzo necesario por parte de la Secretaría, para el cumplimiento definitivo de las siguientes recomendaciones que se detallan a continuación, de las cinco recomendaciones en proceso que quedaron “en proceso” para junio del 2019, sólo se está terminando de ejecutar una de ellas y la cual es responsabilidad de Recursos Humanos, y las otras cuatro siguen sin cumplirse aún, pese a que hace año y medio se recomendó su implementación. Recomendación 1 en proceso (no atendida aún) 1. Ordenar al Secretario Municipal que coordine con la administración para la elaboración, autorización, y publicación de todos los procedimientos de las funciones de la Secretaria, para corregir de esta manera lo indicado en el punto 1 de los resultados. La respuesta del Lic. Fallas es la misma de mayo anterior, la remisión de los procedimientos elaborados por Secretaría al proceso de Planificación el día 13 de mayo 2019. Se le consulta al Ing. Sebastián Araya de Planificación sobre esta recomendación, este indica que le comunicó al Señor Oscar Montenegro, antiguo funcionario de Secretaría que los procedimientos debían ajustarse a la plantilla institucional, pero no hubo respuesta alguna sobre el tema de parte de Secretaría desde el momento en que se les solicitó corregir los procedimientos. Por lo anterior esta auditoría determina que esta recomendación no se ha cumplido, debido a que los procedimientos elaborados, no se ajustan a la plantilla municipal y no han sido formalmente recibidos por Planificación, además no han hecho las acciones requeridas para completar su formalización, aprobación y publicación. Recomendación 2 en proceso (no atendida aún) 2. Ordenar al Secretario Municipal la elaboración de un protocolo de control interno para el tema de procedimientos ordinarios administrativos, realizados por órganos directores, tanto los realizados por el secretario, como los contratados o asignados externos a la secretaria, con el fin de que se controlen los plazos de caducidad, prescripciones y otros detalles relativos a riesgos inherentes de estos procedimientos. Asimismo, que se cumpla de parte de los órganos directores con la entrega oportuna del informe final. Este procedimiento de control debe ser autorizado por el Concejo Municipal y ser publicado en la intranet, de esta forma para corregir a lo indicado en el punto 2 de los resultados. Según la respuesta del Lic. Fallas, se elaboró el protocolo de control interno para el tema de procedimientos ordinarios administrativos realizado por órganos directores externos y realizados por el Secretario Municipal. Según el Ing. Sebastián Araya se recibieron en Planificación el 8 de agosto 2019, pero sin cumplir con la plantilla institucional, y aún no se ha enviado nuevamente corregido por la Secretaría. Además, se observa que este protocolo no indica sobre el control y coordinación entre los órganos directores de procesos administrativos y la Secretaría, con el fin de que llevar control de los plazos de caducidad, prescripciones y otros detalles relativos a riesgos inherentes de estos procedimientos. Por lo que esta auditoría considera que esta recomendación tampoco ha sido cumplida debidamente. El Secretario Municipal no le da el debido seguimiento a la formalización de estos protocolos. Recomendación 4 en proceso (no atendida del todo) (número 4) Ordenar al Secretario Municipal, asistentes y a la Secretaria de Comisiones capacitarse en funciones propias de Secretaría, redacción de actas, redacción y ortográfica, etcétera; de manera que haya mejor conocimiento de la labor operativa del departamento. Esto debería comenzar a cumplirse en el primer semestre. Con el fin corregir de esta manera lo indicado en el punto 4 de los resultados. Con respecto a este punto no se tiene evidencia que se cumpliera con la capacitación de los funcionarios de Secretaría Municipal. Cabe indicar que el Secretario Municipal participó en dos capacitaciones, uno sobre las Secretarias de Concejos Municipales y otro sobre Derecho Municipal. Pero la capacitación recomendada por esta auditoría era en funciones propias de secretaría como redacción de actas, redacción y ortografía para un mejor conocimiento de la labor operativa. Cabe indicar, que en Recursos Humanos no fue entregado por parte de Secretaría, un Plan de Capacitación de parte de la Secretaría Municipal, lo cual es un requisito para poder solicitar capacitaciones para los funcionarios de cada proceso, y contar con el visto bueno de recursos humanos. Recomendación 5 atendida (Recomendación 5) Solicitar a la administración la colaboración de un estudio de funciones, puestos, tiempos y movimientos de todos los funcionarios de la Secretaría, con el propósito de que haya una adecuada delegación de funciones acorde con las habilidades, conocimientos, puestos y funciones de cada uno. Además, que se organice el departamento de tal manera que las tareas sean realizadas por una persona determinada y a su vez sea supervisada debidamente, con el fin de corregir de esta manera lo indicado en el punto 5 de los resultados. Esta recomendación se encuentra en ejecución avanzada, según el Msc. Isidro Céspedes, encargado de Recursos Humanos, este estudio lo está realizando la señorita Andrea Esquivel Navarro, desde la Escuela de Ingeniería Industrial de la Universidad Fidélitas, Campus Heredia, no significa ningún costo para la Municipalidad, los resultados estarían entre la segunda y tercera semana de enero de 2020. Esta auditoría considera que esta recomendación se encuentra en cumplimiento ya que solo falta el resultado final, con el fin de que Recursos Humanos recomiende alguna mejora con respecto a la organización de tareas y funciones en la Secretaría Municipal. Recomendación 9 no atendida correctamente (recomendación 9) Girar instrucciones al Secretario Municipal en el sentido de capacitarse en el oficio de Secretaría, y asimismo llevar capacitación en los programas de computación básica y aplicaciones. Con el fin de mejorar las labores secretariales. Como se comentó en el punto tres de este informe, el Secretario Municipal Jorge Fallas participó en dos capacitaciones durante el año sobre Secretarias Municipales y Derecho Municipal, pero no se capacitó en labores propias de secretaría: confección de actas, redacción y ortografía, ni en programas de computación básica y aplicaciones. Asimismo, tal como se mencionó anteriormente, según recursos humanos, la Secretaría Municipal no entregó el “Plan de Capacitación”, que es requisito para que puedan solicitar los permisos y la contratación de capacitaciones del personal. Conclusiones Esta auditoria comprueba que aún no se pueden dar por cumplidas varias de las recomendaciones emitidas en el informe MSA-ICI-03-004-2018 del 21 de marzo por parte de la Secretaría Municipal. Resulta preocupante el hecho que el Secretario Municipal no realice el seguimiento debido a la tarea de formalizar, aprobar y publicar los procedimientos que se están solicitando desde inicios del 2018, asimismo, desde ese año se le recomendó al Secretario Municipal capacitarse en programas de cómputo y en labores propias de secretaria, y aún no ha ocurrido, tampoco se elaboró el Plan de Capacitación de Secretaría Municipal para poder solicitar capacitación para todo el personal de Secretaría. Recomendación Al Concejo Municipal 1. Valorar las acciones que correspondan para determinar si se ha incurrido en eventuales faltas que ameriten la imposición de medidas disciplinarias, por el incumplimiento de varias recomendaciones emitidas por esta auditoría en el informe MSA-AUI-ICI-03-004-2018 de marzo del 2018. Al Secretario Municipalidad 1. Coordinar con el Ing. Sebastián Araya, la asesoría y acompañamiento para la formalización de los procedimientos y los protocolos de la Secretaría Municipal. Plazo tres meses Producto esperado, Procedimientos de la Secretaria Municipal aprobados, formalizados y comunicados. 2. Elaborar el Plan de Capacitación para la Secretaria Municipal, donde se contemplen capacitaciones de programas básicos de cómputo, oficio de secretaria, redacción de actas, redacción y ortografía, tomando en cuenta que la capacitación es para el Secretario Municipal y sus colaboradoras. Plazo de forma inmediata Producto esperado Plan de Capacitación entregado a Recursos Humanos y la capacitación del personal de la Secretaria Municipal Atentamente Ana Cecilia Díaz Ruiz Lic. Mario Alberto Chan Jiménez Profesional de Auditoría Auditor Interno 1