Lic. Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Lic. Daniel Chavarría Mora Encargado de Policía Municipal Msc Isidro Céspedes Torres Encargado de Recursos Humanos MSA- AUI-ICI- 01-014- 2020 22 de dicie mbr e 2020 Asunto: Informe sobre control interno en la Policía Municipal. De conformidad con el plan anual de la Auditoría Interna 2020 y en acatamiento a las competencias que les asiste a las Auditoría Internas en la Ley General de Control interno, se remite el resultado del estudio efectuado a la Policía Municipal, sobre la aplicación del control interno, para lo cual presentamos a su conocimiento lo siguiente: I.INTRODUCCIÓN 1.1 OBJETIVO DEL ESTUDIO El objetivo del estudio es evaluar el control interno aplicado por la Policía Municipal, referente a: procedimientos, inventarios, decomisos, incidencias delictivas, personal y así como el cumplimiento de normativa. Adicionalmente se valoraron algunos puntos de las dos denuncias presentadas (142982-142983) el 21 de octubre del 2020, que aunque no cumplen con los elementos de denuncia, esta Auditoría consideró importante verificarlas. 1.2 ALCANCE Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA El presente estudio se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” en el período comprendido desde el 01 de julio de 2019 al 30 de junio 2020, y ampliado cuando se consideró necesario. 1.3 LIMITACIONES Esta fiscalización no tuvo limitaciones. 1.4 NORMATTIVA a) Ley General de Control Interno No. 8292 b) Ley General de Policía No. 7410 c) Ley General de Armas y Explosivos d) Código Municipal e) Reglamento a la Ley General de Armas y Explosivos f) Reglamento de Funcionamiento de la Policía Municipal g) Reglamento Autónomo de Organización y Servicios h) Reglamento para la capacitación y otorgamiento de becas a funcionarios de la Municipalidad de Santa Ana i) Reglamento de Ética de los miembros de la Policía Municipal de Santa Ana j) Normas de Control Interno para el Sector Público II.RESULTADOS Este estudio se realizó de acuerdo con las competencias fiscalizadoras de las Auditorías Internas, indicador que permite a las Auditorías monitorear y evaluar el sistema de control interno, así como los criterios utilizados por parte de ese Cuerpo Policial. 2.1 Expedientes de personal Condición: De la información de expedientes de recursos humanos de los funcionarios policiales, se detectó que algunos carecen de documentación importante y actualizada como: copias de licencias de conducir, permisos de portación de armas, curso policial, entre otros. Criterio: Normas de control interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE) 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. 5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Causa: Debido a la falta de revisión y seguimiento se omite información relevante en los expedientes de personal Efecto: Riesgo en la confiabilidad y transparencia de la información. Comentario del Director de Servicios: Indica el señor Alexander Robles, que anteriormente se giraron instrucciones para que cuando se recibiera algún documento se procediera a la remisión de la documentación a los expedientes de Recursos Humanos, producto de un informe anterior realizado por la Auditoría Interna, y aclara que el único expediente con validez es el que se encuentra en Recursos Humanos, adicionalmente comenta que en el caso de los permisos de portación de armas, en el presente año, se han realizado prórrogas de estos. Comentario del Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría Mora, señala que en el caso del proceso a su cargo, lo que se lleva es un “manojo” de documentos que se consideran importantes para sus labores, adicionalmente menciona que debido a las prórrogas de permisos de portación de armas, lo que se tendría que hacer es buscar un mecanismo para compartir la información con el proceso de Recursos Humanos. Comentario del Encargado de Recursos Humanos: El señor Isidro Céspedes Torres, menciona que le llama la atención, que si efectivamente se ha realizado el envío de la información, esta debe constar en los expedientes y que lo correspondería es verificar conforme a la lista de casos mencionados por esta Auditoría Interna. 2.2 Requisitos de nombramiento de oficiales Condición Se encontraron 4 expedientes de funcionarios nombrados mediante oficios MSA-ALC-04-139- 2019 y MSA-ALC-04-648-2019 del 01 de marzo y octubre de 2019, correspondientes a los concursos CI-RH-05-2019 y CI-RH-012-2019, que no cuentan con el requisito de licencia de conducir (solicitado en los concursos), que a la fecha del estudio aún mantienen esta condición, esta situación se presenta de igual forma con el supervisor que ingresó desde el 09 de abril de 2008. Según consulta realizada al proceso de Recursos Humanos, los requisitos para el puesto de policía se encuentran en el Reglamento del Servicio de Seguridad, Vigilancia Comunal de la Municipalidad de Santa Ana (derogado gaceta N.150 del 12 de agosto de 2019), en el cual no se enlista la licencia como requisito, aun así recursos Humanos lo solicita, pero no es un factor para considerar en la evaluación. Es decir la Administración promueve concursos en los que se incluyen requisitos no acordes con lo establecido, sin embargo estos elementos tampoco son considerados en la evaluación de los oferentes de los concursos mencionados. Con respecto al tema de perfiles de puesto, desde setiembre 2018 se maneja una propuesta de Manual de Perfiles de Puesto, la cual a pesar de ser bastante completa la Comisión de Fortalecimiento Municipal no ha realizado el trasladado a la Alcaldía y por ende esta no ha presentado el documento para la aprobación del Concejo Municipal. Criterio Constitución Política “Artículo 11.-Los funcionarios públicos son simples depositarios de la autoridad. Están obligados a cumplir los deberes que la ley les impone y no pueden arrogarse facultades no concedidas en ella. (…)” Código Municipal N.7794 Artículo 128. - Para ingresar al servicio dentro del régimen municipal se requiere: a) Satisfacer los requisitos mínimos que fije el Manual descriptivo de puestos para la clase de puesto de que se trata. b) Demostrar idoneidad sometiéndose a las pruebas, exámenes o concursos contemplados en esta ley y sus reglamentos. Artículo 129. - Las municipalidades adecuarán y mantendrán actualizado el Manual Descriptivo de Puestos General, con base en un Manual descriptivo integral para el régimen municipal. Contendrá una descripción completa y sucinta de las tareas típicas y suplementarias de los puestos, los deberes, las responsabilidades y los requisitos mínimos de cada clase de puestos, así como otras condiciones ambientales y de organización. El diseño y la actualización del Manual descriptivo de puestos general estará bajo la responsabilidad de la Unión Nacional de Gobiernos Locales. Causa: Por falta de formalización y de actualización del Manual de Puestos institucional, no hay consistencia en los requisitos para la contratación de estos funcionarios. Efecto: Nombramientos que no satisfagan el interés público. Posibles denuncias o demandas contra la Municipalidad. Comentario del Director de Servicios Públicos: Comenta que a nivel de reglamento el tema de la licencia no ha sido un requisito, sin embargo después de creada la policía municipal, se fue complicando el tema, tanto es así que algunos oficiales, no deseaban conducir los vehículos policiales, y es ahí donde el proceso de Recursos Humanos apoya en la inclusión del requisito de licencia de conducir en los concursos, mas no conforme al reglamento. Aunque para la operatividad de la policía si es necesario este requisito. Comentario de la Auditoría Interna: El anterior comentario del Director de Servicios no aporta una solución a lo evidenciado, y más bien confirma lo observado por esta Auditoría. 2.3 Sobre la capacitación de personal Condición: De la información suministrada se observa que durante el 2019, únicamente se realizó una actividad de capacitación gratuita mediante la colaboración de la Municipalidad de Escazú. Adicionalmente, la partida presupuestaria de capacitación de la Policía Municipal en ese mismo año no fue utilizada en su totalidad, pese a que se contaba con los recursos económicos para el desarrollo de actividades de capacitación. Criterio: Normas de control interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE) 2.4 Idoneidad del personal. El personal debe reunir las competencias y valores requeridos, de conformidad con los manuales de puestos institucionales, para el desempeño de los puestos y la operación de las actividades de control respectivas. Con ese propósito, las políticas y actividades de planificación, reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño, capacitación y otras relacionadas con la gestión de recursos humanos, deben dirigirse técnica y profesionalmente con miras a la contratación, la retención y la actualización de personal idóneo en la cantidad que se estime suficiente para el logro de los objetivos institucionales. Reglamento Autónomo de Organización y Servicios de la Municipalidad de Santa Ana Artículo 32. Además de lo dispuesto en este Reglamento y en el artículo anterior, son obligaciones de las personas trabajadoras que ocupan puestos de Dirección y Jefe de Departamento, Unidad o Sección: a. Diagnosticar periódicamente, en forma objetiva y veraz, el desempeño de todas las personas trabajadoras bajo su cargo, tanto en el aspecto técnico como administrativo y brindarles o gestionar la capacitación que requieran. Reglamento para la capacitación y otorgamiento de becas a funcionarios de la Municipalidad de Santa Ana Artículo 12. De la Evaluación y seguimiento de las actividades de capacitación. Toda actividad de capacitación debe estar sometida a evaluación y seguimiento por parte de la Comisión de Becas y Capacitación. El cumplimiento del Plan Anual de Capacitación será evaluado conforme al Plan Anual Operativo de cada Dirección. Causa: Debido a la falta de cumplimiento del plan anual de capacitación, se dieron las situaciones descritas anteriormente. Efecto: Personal policial poco capacitado en temas de interés. Comentario del Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría Mora, indica que se trata de gestionar algunos recursos a nivel de presupuesto para la capacitación, pero sin embargo se trata de obtener la capacitación sin ningún costo, y que desde el año 2015 se viene trabajando de esta manera. De tal forma que se reserva algo de dinero, pero que se trata de buscar que alguien brinde la capacitación de forma gratuita. Anteriormente, se han realizado capacitaciones en colaboración con la fiscalía de Pavas, y la Municipalidad de Escazú, abordando temas muy técnicos desde la perspectiva policial, con consultores muy experimentados y de muy alto nivel que en el mercado tendría un costo bastante considerable. Es por esta razón que queda dinero sin gastar en las cuentas del presupuesto, y que en algunos casos se genera un gasto relacionado por algún tipo de refrigerio para este tipo de actividades. En ocasiones, si no se usa el dinero, este se traslada a otras cuentas, pero no se deja de dar la capacitación y se trata de minimizar costos. Además señala que en ocasiones la administración realiza capacitaciones y que se gasta el dinero y que no son evaluadas. Comentario de la Auditoría Interna: Esta Auditoría Interna aclara que no se desmerita el esfuerzo realizado por la jefatura en gestionar capacitaciones gratuitas, en temas técnico- policiales, sino más bien la necesidad de complementar este esfuerzo con la utilización de los escasos recursos disponibles asignados, y que se aborden otros temas más integrales para los funcionarios. También es importante recordar la función y responsabilidad de los titulares subordinados en la administración de los recursos asignados, y el deber de administrarlos de manera eficiente, eficaz y realizar las reasignaciones de recursos con la oportunidad, objetividad y racionalidad, que en el caso analizado no se dio. De tal manera, que la Auditoría, mantiene todo lo externado en el hallazgo citado. Comentario del Director de Servicios Públicos: El señor Alexander Robles Delgado, menciona que en el presupuesto del año 2019, se incluyeron recursos para un proyecto del señor alcalde, que es para pagarle a una empresa para que realicen capacitaciones a las comunidades, pero que no es para uso propio de la policía municipal. Comentario de la Auditoría Interna: Con respecto a este tema se les informó a los presentes, que el presupuesto de la Policía Municipal consistía en siete millones de colones, de los cuales cinco corresponden para el proyecto mencionado por el señor Robles Delgado, más dos millones de colones para uso de la policía municipal, los cuales son a los que se hace referencia en el hallazgo. Comentario del Encargado de Recursos Humanos: El señor Isidro Céspedes Torres, menciona que el anterior Concejo Municipal, realizo un recorte de las partidas de capacitación para destinarlo a ayudas sociales, en el que se les dijo cero capacitaciones, y pregunta si esto fue considerado en el informe. Comentario de la Auditoría Interna: Se les explica a los presentes que en el caso específico de la policía municipal, se refiere al período 2019 y no el 2020 debido a las decisiones tomadas productos de la emergencia nacional por el COVID-19. Por lo tanto lo expresado por el señor Céspedes Torres, no está dentro del alcance del presupuesto de capacitación analizado. 2.4 Sobre el control de armería Condición: De la muestra revisada se encontraron varios registros del libro de armería en los que no consta las firmas ni hora de entrega del equipo policial por parte de los oficiales. Criterio: Normas de control interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE) 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. 4.3.2 Custodia de activos. La custodia de los activos que cada funcionario utilice normalmente en el desarrollo de sus labores debe asignársele formalmente. En el caso de activos especialmente sensibles y de aquellos que deban ser utilizados por múltiples funcionarios, la responsabilidad por su custodia y administración también debe encomendarse específicamente, de modo que haya un funcionario responsable de controlar su acceso y uso. 5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Causa: Debido a la falta de cuidado y de revisión se omite información importante en los registros policiales. Efecto: Riesgo en la confiabilidad y transparencia de la información. Comentario: Mediante correo electrónico del 29 de octubre de 2020, el Señor Daniel Chavarría comunica a los supervisores y oficiales la recomendación de estandarizar el procedimiento en caso de asignación de arma, cuando el oficial al finalizar la tarde esté asignado a un puesto fijo debe constar en el libro de armería su ubicación. Comentario de Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría Mora, explica que los controles existentes no generan un riesgo de pérdida o extravío del arma, porque según sus palabras siempre queda registrando en dónde y quién tiene el arma, así como la cantidad de municiones. Comentario de la Auditoría: Se aclara que el hallazgo identificado es en función del registro del libro de armería, y no sobre que se está perdiendo el control de las armas. 2.5 Sobre el inventario policial Condición: Se encontraron diferencias en el inventario de la policía municipal, debido a que se encontraban asignados activos que ya se había gestionado su retiro por deterioro desde el mes de abril y julio del 2020. También se ubicaron dos activos (radios) en perfecto estado y en uso que no se encontraban en la información contable, posteriormente se logró comprobar que se debía a un registro contable erróneo, en el que se dio salida a la totalidad del activo, sin embargo según la boleta n.892 del 25 de setiembre de 2019 correspondía únicamente a una parte (solapas) del activo. Criterio: Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. “4.4.5 Verificaciones y conciliaciones periódicas. La exactitud de los registros sobre activos y pasivos de la institución debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones, comprobaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.” Causa: 5.6 Calid ad de la infor maci ón. El jerarc a y los titular es subor dinad os, segú n sus comp etenc ias, debe n aseg urar razon able ment e que los siste mas de infor maci ón conte mple n los proce sos requ erido s para recop ilar, proce sar y gene rar infor maci ón que respo nda a las nece sidad es de los distin tos usuar ios. Dich os proce sos debe n estar basa dos en un enfoq ue de efecti vidad y de mejor amie nto conti nuo. Debido a la falta de verificaciones periódicas y de seguimiento de parte del proceso de Seguridad y Vigilancia, se encontraron diferencias con los registros contables. Efecto: Riesgo de pérdida o extravío de activos. Información contable de inventario incompleta o desactualizada. Comentario del Director de Servicios Públicos: El señor Alexander Robles Delgado, indica que no hay oficina que maneje mejor los activos como la policía municipal y que ellos realizaron los formularios establecidos para retirar los activos y que lo señalado es un error del proceso de Contabilidad y que en tal caso es este proceso el que debe establecer un procedimiento y rendir un informe o notificar los cambios realizados. Comentario del Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría Mora, indica que la contabilidad no tendría un inventario tan exacto, sino fuera por la misma policía que lo ha venido realizando y cotejando, los últimos años por cortesía. Asimismo, señala que el actuar de la policía fue correcto y que error fue de la contabilidad por leer mal la boleta. Comentario de la Auditoría Interna: Con respecto al tema de activos, se aclara que es un tema de la Contabilidad, y que para ello se generó la respectiva recomendación. Sin embargo, es importante recordar la responsabilidad que tiene cada titular subordinado en velar por que los activos asignados a sus procesos sean los correctos y actualizados, conforme a la norma de control interno 4.4.5 indicada anteriormente. 2.6 Sobre los procedimientos Condición: De detectaron varias actividades (monitoreo, oficialía, decomisos) desarrolladas por la Policía Municipal, que si bien se realizan con base en la experiencia y conocimiento técnico del personal, lo cierto es que unas no están establecidas formalmente en los procedimientos o manuales de este cuerpo policial. A pesar de que se observa que se han generado documentos estos aún se encuentran en etapa de elaboración. “1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el SCI. La responsabilidad por el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del SCI es inherente al jerarca y a los titulares subordinados, en el ámbito de sus competencias. (…) c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. (…) 4.2 Requisitos de las actividades de control (…) e) Documentación. Las actividades de control deben documentarse mediante su incorporación en los manuales de procedimientos, en las descripciones de puestos y procesos, o en documentos de naturaleza similar. Esa documentación debe estar disponible, en forma ordenada conforme a criterios previamente establecidos, para su uso, consulta y evaluación. (…) Causa: Debido a la falta de formalización de procedimientos o protocolos, se realizan actividades que no están formalmente incluidas en los documentos. Efecto: Pueden darse ambigüedades de la ejecución de actividades utilizándose criterios técnicos o de experiencia. Comentario del Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría, indica que poco a poco han ido mejorando y actualizando los diferentes procesos que se han diseñado, pero que si inicialmente no se contaba con nada, y que con la ayuda de la señora Iria Chinchilla Rodríguez y el señor Sebastián Araya Angulo, se han ido detectado cosas que no estaban consignadas en los documentos y que por lo cotidiano de la labor, a veces se asumida que eran de conocimiento de la mayoría. Además de que se han generado cerca de 5 documentos, incluido el perfil y manejo del sistema de monitoreo, oficialía y armería. 2.7 Informes de incidencias delictivas Condición: Del total de 12 informes de incidencias delictivas, 6 fueron entregados de forma tardía, y uno de ellos se entregó casi un mes después (Informe de diciembre 2019), además no se evidencia en los informes la recomendación del especialista para el mejoramiento de la operatividad de la policía municipal. 4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. 5.6 Calidad de la información. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. Procedimiento Servicio de Seguridad y Vigilancia 20-11-2015 5.6 Estadística: El Criminólogo del Servicio de Seguridad y Vigilancia realiza un informe mensual de las labores realizadas por la policía Municipal y dirigido a la jefatura de la Policía Municipal y autoridades municipales para la toma de decisiones. Causa: Debido a la falta de lineamientos y de seguimiento oportuno, propician a que algunos informes de incidencias delictivas se entreguen de forma tardía y que no se incluya información importante. Efecto: Riesgo de que los distritos o zonas con mayores incidencias delictivas no se les brinde un abordaje más oportuno, que ponga en peligro la integridad de los ciudadanos. Comentario del Jefe de la Policía Municipal: El señor Daniel Chavarría, indica que el documento se diseñó desde el 2008, con el fin de mantener informada a la Alcaldía de lo que sucedida mensualmente, buscando la transparencia en el actuar. Todos los días operativamente se toma en cuenta lo que ha sucedido y se dictan las pautas a seguir durante la operatividad del día. Lo que sucede es que eso se ve en el trabajo cotidiano y queda consignado en la labor que se desarrolla durante el día. El informe no es que llegue tarde, a nuestro conocimiento, este lo tenemos a diario. Podría ser que se pueda pensar que para la apreciación del alcalde, este llegue unos cinco u ocho días después para su conocimiento y que en algunas veces él lo traslada a la Comisión de Seguridad para que se vea que es lo que se hizo. Pero no quiere decir que la reacción de la policía esté desfasada en cuanto al quehacer cotidiano Comentario de la Auditoría Interna: Con respecto a este tema, se señala la importancia de que quede evidenciado o documentado en los informes la recomendación del Criminólogo en cuanto al comportamiento mensual de las incidencias delictivas, así como la entrega oportuna de los informes. III. CONCLUSIÓN De este estudio se evidencia que existen oportunidades de mejora del control interno para el proceso de Seguridad y Vigilancia, relacionadas específicamente en la formalización de los procedimientos de las diferentes actividades que se realizan, aunado a la elaboración del plan anual de capacitación del personal policial, que incluya no solo las aristas policiales sino también organizacionales. De tal manera que le permita al funcionario tener una capacitación integral. También a la inclusión de controles referentes al tema de activos municipales, así como de mejorar la documentación y el registro de la información. Adicionalmente mejorar los plazos de entrega de los informes mensuales sobre las incidencias delictivas, de tal manera que no se generen atrasos. La acción oportuna de los temas expuestos, su corrección o formalización, le permitirán al proceso de Seguridad y Vigilancia, avanzar aún más en pro de la mejora continua. IV. RECOMENDACIONES Para subsanar las deficiencias encontradas y el debilitamiento del control interno, recomendamos el cumplimiento de las siguientes acciones: Al Alcalde Municipal 1. Ordenar a la Comisión de Fortalecimiento Municipal, incorporar los requisitos de policía municipal en la propuesta de Manual descriptivo de puestos, conforme a lo establecido en la Ley de Fortalecimiento de la Policía Municipal Nº 9542, además de incorporar el requisito de licencia de conducir, de tal que las contrataciones futuras contrataciones no pongan en riesgo la operatividad de la policía municipal. Asimismo, solicitar a este comisión el finiquito de la Propuesta de Manual Descriptivo de Puestos. Con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediata Producto esperado: Oficio de instrucción. 2. Trasladar al Concejo Municipal, para su aprobación el Manual Descriptivo de Puestos conforme a lo establecido en el Código Municipal, toda vez que existe una propuesta bastante completa desde el año 2018, que no se ha presentado al órgano colegiado. Con el fin de que los requisitos se ajusten al interés público. Con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediata. (Una vez recibida el finiquito del documento) Producto esperado: Oficio de traslado al Concejo Municipal. 3. Girar instrucciones al contador municipal, para que se establezca el procedimiento formal de levantamiento y desecho de activos. Con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe Tiempo de cumplimiento: Tres meses Producto esperado: Información de inventario oportuna y procedimiento establecido Al Encargado de Recursos Humanos 4. Revisar que en todos los expedientes personales de los funcionarios policiales, conste la documentación actualizada y completa requerida y de primera mano. Con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe. (Esta recomendación ya se había brindado en informe anterior (ICI-02-005-2017). Tiempo de cumplimiento: Un mes Producto esperado: Expedientes de personal policial con la información actualizada y requerida. 5. Gestionar la apertura de concursos de puestos policiales conforme a los requisitos del manual de perfil de puestos vigente, porque caso contrario se estaría violentando el principio de legalidad. Con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediata Producto esperado: Concursos ajustados a los requisitos establecidos. Al Encargado de la Policía Municipal 6. Ejecutar los recursos económicos asignados en la partida de capacitación e incluir en el plan anual de capacitación otras áreas de interés (trabajo en equipo, clima organizacional, ética), adicionales a los temas policiales. Además conformar un expediente de este tipo de actividades incluidas las gestionadas de forma gratuita. Con el fin de subsanar el punto 2.3 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Periodo 2021 Producto esperado: Personal capacitado y expediente de capacitación 7. Implementar verificaciones cuando se realicen cambios (entradas o salidas) de activos, con el fin de corroborar que se encuentra actualizada, conforme a los cambios solicitados. Debe documentarse. Con el fin de subsanar el punto 2.3 y 2.5 de este informe Tiempo de cumplimiento: Inmediata al darse algún cambio de activo. Producto esperado: Control implementado 8. Elaborar y formalizar los procedimientos de las actividades de la Policía Municipal, que se encuentra en proceso, además actualizar el procedimiento GSP-SVC-P01, de tal manera que se establezca un plazo de entrega y se incluya un apartado de recomendaciones a la jefatura policial. Con el fin de subsanar el punto 2.6 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Tres meses Producto esperado: Procedimientos formales, vigentes y en ejecución. 9. Girar las instrucciones al criminólogo con el fin de que no vuelva a presentar atrasos en la confección de las estadísticas delictivas. Con el fin de subsanar el punto 2.7 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediato Producto esperado: Informes entregados de forma oportuna. Por otra parte, los artículos Nos. 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno No. 8292, establecen los plazos para ordenar la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en su efecto exponer por escrito las razones por las cuales las impugna y las soluciones alternas para los hallazgos encontrados. Atentamente, MARIO ALBERTO Firmado digitalmente por MARIO ALBERTO CHAN JIMENEZ GIOVAN NI Firmado digitalme nte por GIOVANNI PEREZ CHAN JIMENEZ (FIRMA) Fecha: 2020.12.23 PEREZ MENA MENA (FIRMA) (FIRMA) 09:27:31 - 06'00' (FIRMA ) Motivo: Inform e Final Lic. Mario Chan Jiménez Lic. Giovanni Pérez Mena Auditor Interno Prof. Auditoría Interna C: Lic. Alexander Robles Delgado., Director de Servicios Licda. Marilú Sánchez Venegas, Directora Administrativa Lic. Iria Chinchilla Rodríguez, Encargada de Control Interno