MSA-AUI-ICI-01-013-2020 22 de diciembre 2020 Lic. Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Msc. Isidro Céspedes Torres Encargado de Recursos Humanos Licda. Ana Julia Mena Arias Administradora de Salarios Asunto: Informe sobre estudio de Pagos Salariales y otros incentivos. De conformidad con el plan anual de la Auditoría Interna 2020 y en acatamiento a las competencias que nos asiste la Ley General de Control interno, se remite el resultado del estudio efectuado de Pagos Salariales y otros incentivos, conforme a la aplicación del control interno, para lo cual se presenta a su conocimiento lo siguiente: I.INTRODUCCIÓN 1.1 OBJETIVO DEL ESTUDIO El objetivo del estudio es verificar que el proceso de Recursos Humanos cumpla con la normativa y procedimientos existentes, en relación con el otorgamiento y pago de remuneraciones y otros incentivos a los funcionarios municipales; entiéndase: prohibición, dedicación exclusiva, disponibilidad, carrera profesional, anualidad, peligrosidad, entre otros. 1.2 ALCANCE Y PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA El presente estudio se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público” en el período comprendido desde el 01 de julio de 2019 al 30 de junio 2020, y ampliado cuando se consideró necesario. 1.3 LIMITACIONES Esta fiscalización no tuvo limitaciones. 1.4 NORMATTIVA a) Código Municipal b) Ley General de Control Interno No. 8292. c) Ley No 9635 Fortalecimiento de las Finanzas Públicas (2018) d) Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública No. 8422. e) Ley General de la Administración Financiera. f) Código de Normas y Procedimientos Tributarios. g) Reglamentos para el pago de los puses salariales de la Municipalidad de Santa Ana. II. RESULTADOS Este estudio se realizó de acuerdo con las competencias fiscalizadoras de la Auditoría Interna, indicador que nos permite monitorear y evaluar el sistema de control interno, así como los criterios utilizados por el proceso de Recursos Humanos. A continuación se expone cada uno de los rubros analizados. 2.1 Prohibición, dedicación exclusiva, Riesgo/Peligrosidad, Carrera Profesional De la muestra de planillas bisemanales y semanales, se corroboraron los montos cancelados de los rubros de: prohibición, dedicación exclusiva, carrera profesional y riesgo/peligrosidad, y se observa que los montos pagados son conformes a la normativa establecida. 2.2 Liquidaciones e Incapacidades, horas extras, Recargo de funciones y suplencias De la muestra seleccionada para revisión no se encontró ningún hallazgo, los pagos efectuados se han realizado conforme a la normativa aplicable. 2.3 Remuneración de funcionarios de elección popular De la muestra de planillas bisemanales y de dietas de regidores del período de revisión, no se encontró ninguna observación, los pagos efectuados se han realizado conforme a lo establecido. 2.4 Anualidades Condición: De la muestra analizada del componente de anualidades, se detectó que la anualidad nominal pagada al funcionario Ovarez Sanchez Erick, posterior a la entrada en vigencia de la Ley 9635, se calcula sobre la base salarial de ?438,200, siendo lo correcto ?864,000, además el porcentaje utilizado es el 2,54% (no profesionales), cuando lo correcto es el 1,94%. Que en términos nominales se traduce al monto de ?5,137.05, cuando lo correcto es ?7,736.12. De tal manera que desde la planilla bisemanal 17-2019 hasta la bisemanal 25-2020, se le cancelado erróneamente la anualidad nominal a este funcionario. Criterio: Decreto Ejecutivo N° 41564-MIDEPLAN-H “Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N° 9635 Artículo 14.- Anualidades. El incentivo de anualidad se reconocerá según los siguientes parámetros: (…) c) El cálculo del monto nominal fijo para las anualidades que se adquieran con posterioridad al 4 de diciembre de 2018, corresponde a un 1,94% (uno coma noventa y cuatro por ciento) del salario base de las clases profesionales y de 2.54% (dos comas cincuenta y cuatro por ciento) para clases no profesionales, (…) Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) “5.6.1 Confiabilidad. La información debe poseer las cualidades necesarias que la acrediten como confiable, de modo que se encuentre libre de errores, defectos, omisiones y modificaciones no autorizadas, y sea emitida por la instancia competente.” Causa: Debido a la falta de revisión de bases salariales y porcentajes. Errores en registro o actualización del sistema de planillas Efecto: Afectación de gastos incorrecta en las partidas presupuestarias. Riesgo de confiabilidad de la información Comentario de la Administrado de Salarios: La señora Ana Julia Mena Arias, administradora de salarios, remitió el 14 de diciembre de 2020 las acciones de personal, del funcionario Ovarez Sánchez, en el que se evidencia que se realiza el cambio del salario asignado para el cálculo de anualidad, así como el porcentaje a partir de la planilla bisemanal 26-2020. Comentario de Conferencia de la Administradora de Salarios: Mediante oficio MSA-ADS-001- 052-2020, del 21 de diciembre de 2020, se indica que se realiza el cálculo de la diferencia a cancelar al funcionario Ovares Sánchez, que se reflejará en la planilla bisemanal 26-2020. 2.5 Disponibilidad Condición: De la muestra de planillas analizadas, se detectó que 13 funcionarios (incluidos 10 asesores), se les ha cancelado el rubro de disponibilidad (25%) no sobre la base del año 2018. En el caso de los asesores se ha tomado como base el monto de ?877 000 cuando el correcto es ?864 000, cancelando un monto bisemanal de ?101,192.28, cuando el correcto es de ?99 692,31. Con respecto a los 3 funcionarios restantes sucede la misma situación, en que se toma como referencia la base salarial de ?683,770, siendo lo correcto ?673 500, cancelando un monto de ?78,888.46, cuando lo correcto es ?77,711.54. Es decir la Municipalidad ha cancelado la compensación salarial de manera errónea desde el período 2019 hasta la planilla bisemanal 22-2020 (19 octubre al 01 de noviembre 2020). Se aclara que a partir de la planilla bisemanal 23-2020, se comprobó que se corrigió este error por motivo de cálculo de aumento salarial 2020, pero no se realizó un análisis de lo pagado de más. Criterio: Ley N O 9635 Fortalecimiento de las Finanzas Públicas “Artículo 54- Conversión de incentivos a montos nominales fijos. Cualquier otro incentivo o compensación existente que a la entrada en vigencia de esta ley esté expresado en términos porcentuales, su cálculo a futuro será un monto nominal fijo, resultante de la aplicación del porcentaje al salario base a enero de 2018.” Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) 5.6 1 Confiabilidad de la información. (Ver página NO 3) Criterio de Asesoría Legal MSA-ALC-ASL-03-405-18 del 21 diciembre de 2018 “DISPONIBILIDAD, PELIGROSIDAD Y RIESGO POLICIAL (Conversión de incentivos a montos nominales fijos) El artículo 54 establece que cualquier otro incentivo o compensación existente que a la entrada en vigencia de esta ley esté expresado en términos porcentuales, su cálculo a futuro será un monto nominal fijo, resultante de la aplicación del porcentaje al salario base a enero de 2018. Esta forma de cálculo debe aplicarse a partir de la entrada en vigencia (04/12/2018). En consecuencia; es criterio de la suscrita que el monto por disponibilidad y riesgo policial debe convertirse en un monto nominal fijo que se pagará a partir del 04 de diciembre de 2018 y debe mantenerse fijo hacia futuro. A partir de esta fecha, el monto a pagar por estos incentivos será el resultado del porcentaje correspondiente respecto del salario base de enero de 2018, como un monto nominal que se mantendrá fijo en adelante.” Causa: Debido a la falta de revisión de bases salariales y aplicación de porcentajes de incentivos. Errores en registro o actualización del sistema de planillas. Efecto: Riesgo en la transparencia al no iniciar la recuperación oportuna de los montos cancelados erróneamente. Afectación de gastos de las partidas presupuestarias. Comentario del encargado de Recursos Humanos: El señor Isidro Céspedes Torres, menciona que el artículo 54 fue modificado mediante una reforma Reglamento del Título III de la Ley Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, Ley N° 9635 referente al Empleo Público N° 41729- MIDEPLAN-H, en el que salario base no es el de enero 2018. Adicionalmente, el señor Céspedes Torres, consulta que no se menciona en el informe lo establecido en el artículo no 52 de la Ley 9635, relacionado con la modalidad de pago. Comentario de la Auditoría: Se le informó al señor Céspedes Torres, que este tema no estaba contemplado en el alcance del estudio. Comentario de la administradora de Salarios: La señora Ana Julia Mena Arias, indica que efectivamente el salario referencia no es enero 2018, sino que diciembre 2018, y que se hicieron gestiones a nivel del sistema de planillas, sin embargo el movimiento propuesto no fue de utilidad, pero que si se le debe dar seguimiento para que el sistema realice el cálculo sobre la base correcta y no sobre el salario actual, y que efectivamente el sistema tomo referencia el salario actual de enero 2019. Comentario de la Auditoría: Según lo documentado y expuesto en los resultados, está claro que la base tomada para el cálculo del plus disponibilidad, fue la base actual, siendo esto incorrecto. Por lo que se mantiene lo externado por este despacho. 2.5 Expedientes de Planillas y de Colegios Profesionales Condición: De la revisión realizada se logró comprobar que los expedientes de planillas, a pesar de que se encuentran separados en diferentes folders y por planilla, lo cierto es que los documentos de respaldo se encuentran sueltos y sin foliar. Además en algunos casos no se ubicaba toda la documentación (visto bueno de pago de extras) pertinente, pero después fue suministrada a esta Auditoría. Además, no se ubicó en el expediente 2020 de colegios profesionales, la documentación de que la funcionaria Aguilar Otárola Daniela, se encontrara al día con su colegiatura, pese a que ingresó desde enero 2020. Posteriormente el 14 de noviembre de 2020 se suministró el comprobante. El expediente 2019 de Colegio de profesionales no fue proporcionado debido a que fue extraviado según información de este proceso. Criterio: Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) “4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda.” Criterios de Foliatura • Contraloría General de la República No. DI-CR-364-04 de fecha 03 de agosto de 2004. • Procuraduría General de la República Nos. C-164-99 del 19 de agosto de 1999, C-263-2001 de fecha 01 de octubre de 2001. Normativa Interna • Directriz Administrativa No. DA-01-2012 (Creación y foliado de expedientes administrativos) • Circular No. 01.12 (Orden de expedientes) referente al Procedimiento administrativo sobre la Foliatura de los expedientes. Causa: Por falta de control interno, aunado al incumplimiento de normativa relacionada al tema de elaboración de expedientes. Efecto: Riesgo de extravío de alguna documentación, y no identificarse oportunamente. Comentario de la Administradora de Salarios: La señora Ana Julia Mena Arias, indica que a la fecha no se ha manejado que los expedientes de planillas deban contar con foliatura, nunca hizo falta, y que en alguna ocasión se recomendó por parte de Archivo Central que no era necesario. Además, indica que en la hoja de remisión de expediente que se realiza al proceso de Archivo Central siempre se envían ordenados y con toda la información. Comentario de la Auditoría Interna: Según conversación sostenida con la señora Olga Masis Delgado, indica que todo documento debe foliarse, máxime si se piensa escanear, además de que la foliatura es la forma más segura de garantizar que la información este completa. De tal forma que se mantiene lo expresado por esta Auditoría Interna respecto a los expedientes de planillas. Comentario del encargado de Recursos Humanos: El señor Isidro Céspedes Torres, comenta que el expediente de colegios profesionales, ya se está llevando con lo recopilado en los últimos dos meses de manera digital y que si lamentablemente se dio el extravío de estos dos expedientes, cuando se realizó el traslado desde plaza Koros al remodelado edificio municipal. Pero que los expedientes de personal si están completos, además que a futuro se llevara en forma digital para evitar lo sucedido. Con respecto a lo indicado, referente a la funcionaria Aguilar Otárola, indica que probablemente se debió a que la información se encontraba en el expediente de personal al ingreso a la institución. Pero, si confirma que si se debe realizar el cambio en todos los documentos (expedientes). 2.6 Sobre los procedimientos Condición: Según información disponible en la intranet municipal y del encargado del Sistema Documental, el proceso de Recursos Humanos cuenta únicamente con un procedimiento relacionado con las planillas, denominado “Elaboración de planillas” (GAD-RRH-P01), aprobado desde el 15 de enero del 2014, del cual el cual se observa que muchos de los puntos del apartado de Descripción del Proceso, no se han actualizado. También este procedimiento vigente incluye algunos elementos relacionados al trámite de horas extras, sin embargo son muy generales, tal y como lo indica este mismo procedimiento GAD-RRH-P01 en el punto 5.1 “Actualmente no hay un reporte homogéneo” refiriéndose al documento de solicitud de aprobación. El procedimiento actual: es que cada jefatura confeccione un oficio de solicitud de aprobación de pago (Es decir las horas extras ya ejecutadas) y estructurado a su criterio, posteriormente el alcalde se limita únicamente en firmar estos oficios como autorización de pago, el cual es remitido a la encargada de salarios para su respectivo pago. De tal manera que el proceso de Recursos Humanos no cuenta con reglamentación sobre el trámite, pago y compensación de horas extraordinarias que permita determinar la programación previa, las justificaciones de las labores por ejecutar, las aprobaciones o autorizaciones requeridas, que demuestren que es un caso excepcional y provisional. Lo descrito anteriormente se traduce en que se propicie la ejecución del pago omitiendo los controles mínimos requeridos. Criterio: Normas de Control Interno para el sector público (N-2-2009-CO-DFOE) “4.1 Actividades de control. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales. Dichas actividades deben ser dinámicas, a fin de introducirles las mejoras que procedan en virtud de los requisitos que deben cumplir para garantizar razonablemente su efectividad.” 4.2 Requisitos de las actividades de control (…) Causa: e) Docu menta ción. Las activid ades de control deben docum entars e median te su incorpo ración en los manual es de procedi miento s, en las descrip ciones de puesto s y proces os, o en docum entos de natural eza similar. Esa docum entació n debe estar disponi ble, en forma ordena da confor me a criterio s previa mente estable cidos, para su uso, consult a y evalua ción. (…) Debido a la falta de procedimientos formales, autorizados y aprobados. Efecto: Pagos omitiéndose los controles mínimos. Riesgos de pagos que no cuenten con contenido presupuestario. Comentario del encargado de Recursos Humanos: Indica el señor Céspedes Torres, que existe una circular emitida en el año 2020, relacionado al trámite de horas extras. La encargada de salarios informa que la circular mencionada es el oficio MSA-ALC-04-001-2020, del 20 de abril del 2020, y que en el punto 3 se indica, lo siguiente: “Las horas extras deberán ser aprobadas previamente por la Alcaldía, no se cancelara ninguna hora extra que no haya sido aprobada antes de laborarse. Deberá coordinar con la señora Cinthia Jiménez.” Comentario de la Auditoría: Según lo indicado en la circular MSA-ALC-04-001-2020, se toman decisiones a raíz de la emergencia nacional por el tema del COVID-19, y se establece unos elementos de aprobación de horas extras, sin embargo, es criterio de este despacho, que estos no son suficientes, para un control interno eficaz. Por lo que se mantiene lo expuesto en el hallazgo y la necesidad de un procedimiento formalmente establecido. III. CONCLUSIÓN De este estudio se evidencia que existen oportunidades de mejora del control interno para el proceso de Recursos Humanos, relacionadas específicamente en la formalización de los procedimientos y el establecimiento de mecanismos que le permitan detectar diferencias en los cálculos de los pagos salariales. Además de mantener los expedientes foliados y al día con toda la documentación de respaldo para los diferentes movimientos y fiscalizaciones que se realicen. IV. RECOMENDACIONES Para subsanar las deficiencias encontradas y el debilitamiento del control interno, se recomienda el cumplimiento de las siguientes acciones: AL Alcalde Municipal 1. Aprobar la propuesta del procedimiento para el trámite y pago de horas extraordinarias, que establezca al menos las tareas, deberes y responsables, para la solicitud y reconocimiento, así como el detalle de la programación previa y las justificaciones de las labores por ejecutar. Una vez aprobado ordenar al proceso de Recursos Humanos, realizar la divulgación respectiva. Con el fin de subsanar el punto 2.6 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Inmediata (Una vez recibida la propuesta de Recursos Humanos) Producto esperado: Procedimiento aprobado AL Encargado de Recursos Humanos 2. Mejorar el control y custodia de expedientes de colegios profesionales, de tal manera que permita una verificación oportuna del cumplimiento de los funcionarios municipales de estar al día con sus obligaciones. Con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Un mes Producto esperado: Expedientes de Colegios Profesionales con la información actualizada y requerida. 3. Implementar un mecanismo de control periódico que permita detectar las diferencias en cálculos salariales de los diferentes incentivos o rubros, principalmente cuando se realicen aumentos u otros ajustes. De tal manera que exista una revisión adicional, de la realizada por la administradora de salarios. Se debe dejar constancia. Con el fin de subsanar el punto 2.4 y 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Un mes. Producto esperado: Mecanismo de control en funcionamiento. 4. Elaborar y proponer a la Alcaldía un procedimiento para el trámite y pago de horas extraordinarias, que establezca al menos las tareas, deberes y responsables, para la solicitud y reconocimiento, así como el detalle de la programación previa y las justificaciones de las labores por ejecutar. Con el fin de subsanar el punto 2.6 de este informe Tiempo de cumplimiento: Dos meses. Producto esperado: Oficio de elaboración y traslado a la Alcaldía. 5. Actualizar el procedimiento GSP-SVC-P01, de tal manera que se ajuste a las actividades que actualmente se realizan. Con el fin de subsanar el punto 2.6 de este informe Tiempo de cumplimiento: Un mes Producto esperado: Procedimientos actualizado y aprobado. Al la Administradora de Salarios 6. Realizar una revisión de todas las bases nominales de cálculo de anualidad. La cual debe documentarse. Con el fin de subsanar el punto 2.4 de este informe Tiempo de cumplimiento: Un mes Producto esperado: Oficio o documento de respaldo de revisión. 7. Realizar un análisis de las sumas que fueron pagadas de más en el período 2019 y hasta la planilla bisemanal 22-2020, por concepto de rubro de disponibilidad para todos los funcionarios beneficiarios y posteriormente proceder a la recuperación de esas sumas. Con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe. Tiempo de cumplimiento: Un mes Producto esperado: Oficio de análisis y recuperación de sumas giradas. 8. Proceder a ordenar y foliar los expedientes de pago de planillas, en el que consten todos los documentos de respaldo necesarios. Con el fin de subsanar el punto 2.5 de este informe Tiempo de cumplimiento: Tres meses Producto esperado: Expediente de planillas ordenados y foliados. Por otra parte, los artículos Nos. 36, 37 y 38 de la Ley General de Control Interno No. 8292, establecen los plazos para ordenar la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en su efecto exponer por escrito las razones por las cuales objeta las mismas y las soluciones alternas para los hallazgos encontrados. Atentamente, MARIO ALBERTO CHAN Firmado digitalmente por MARIO ALBERTO CHAN JIMENEZ GIOVANNI Firmado digitalmente por GIOVANNI PEREZ (FIRMA) PERE Z MEN A MENA (FIRMA) JIMENEZ (FIRMA) Fecha: 2020.12.23 08:09:21 - 06'00' (FIRMA) Motivo: Informe Final Lic. Mario Chan Jiménez Lic. Giovanni Pérez Mena Auditor Interno Prof. Auditoría Interna C: Licda. Marilú Sánchez Venegas, Directora Administrativa Licda. Iria Chinchilla Rodríguez, Encargada de Control Interno