25 de setiembre de 2018.
MSA-AUI-03-041-2018

Señoras (es)
Concejo Municipal
Asunto: Notificaciones de acuerdos del Concejo 
Municipal.
Estimables señoras (es):
Como parte del seguimiento a las recomendaciones realizadas a la Secretaría Municipal, esta 
auditoría revisó la notificación de 58 acuerdos municipales que comprenden del periodo de 
mayo a mediados de agosto del presente año, con el fin de verificar que se cumpla con el 
tiempo adecuado para las respectivas notificaciones.  Es importante señalar el procedimiento 
existente sobre la notificación de los acuerdos:
Los acuerdos tienen su origen en las Sesiones del Concejo Municipal, sean estas ordinarias o 
extraordinarias, normalmente estas sesiones culminan después de las 9 de la noche. El 
procedimiento observado por esta auditoría es el siguiente: el Secretario Municipal elabora un 
“resumen de acuerdos” de cada sesión y se lo entrega a la asistente de Secretaría, esta 
transcribe el acuerdo que debe ser notificado, se lo envía al Secretario Municipal para que lo 
firme y luego el Secretario le indica a la asistente que ya los acuerdos están firmados, la 
asistente lo envía por correo electrónico o si el destinatario no tiene correo se le debe de llamar 
por teléfono para que se apersone a las oficinas del Concejo Municipal para entregarle la 
notificación del acuerdo.
De lo anterior se desprende que la transcripción de los acuerdos puede tener una duración de 
un día a un día y medio, ya que se requiere tiempo tanto para elaborar el resumen de acuerdos 
de forma limpia y ordenada, así como la transcripción por la asistente de secretaría, por lo tanto, 
el momento a partir del cual se debe computar el tiempo de entrega de la notificación del 
acuerdo, sería a partir de que la asistente de Secretaría cuenta con cada uno de los acuerdos 
firmados por el Secretario Municipal. 
No podría la Secretaría Municipal tener todos los acuerdos listos para notificarlos a las 7:30 de 
la mañana del día siguiente a la Sesión, ya que depende de un procedimiento de transcripción y 
firma de estos acuerdos, entre el Secretario Municipal y la asistente de Secretaría.


Por lo que de conformidad con el plazo establecido en la normativa (Ley General de 
Administración Pública en su artículo 262 inciso b), a criterio de esta Auditoría, los acuerdos 
objeto de la verificación fueron notificados los días lunes posteriores a la Sesión en que se 
tomaron, es decir, la notificación se  realizó dentro de plazo de ley. 
Como ejemplo de lo descrito en párrafos anteriores:
Se encontraron los casos de acuerdos tomados en la Sesión del martes 15 de mayo 2018,  los 
cuales fueron notificados el lunes 21 de mayo. Las notificaciones están dentro del plazo de tres 
días hábiles, ya que el martes en la noche se tomó el acuerdo, el miércoles los prepararon y los 
3 días hábiles serían: jueves, viernes y lunes.
En la gran mayoría de casos revisados (un 73%), los acuerdos que se tomaron en Sesión 
Ordinaria de martes, fueron notificadas el lunes siguiente, y sólo un 27% de los casos fue 
notificado después del lunes próximo a la Sesión Ordinaria, ante lo cual la Secretaría debe ser 
más cuidadosa, dado que en algunos casos ocurrió porque el correo electrónico se envió un día 
después de estar listo para la notificación del acuerdo y otros casos los acuerdos fueron 
firmados después del lunes posterior a la Sesión Ordinaria es decir, después de los tres días 
hábiles siguientes a la toma del acuerdo.

Conclusión
Con esta revisión se pudo verificar que los acuerdos actualmente se notifican dentro de un 
plazo razonable de conformidad con lo establecido en la Ley General de Administración Pública 
(LGAP) en su artículo 262 inciso b).
El Secretario Municipal mencionó el Procedimiento de Notificación de Acuerdos que se 
encuentra en proceso de elaboración, lo que le falta es que sea autorizado y publicado, sin 
embargo, la Secretaría está tomando en cuenta que los acuerdos deben ser notificados en tres 
días hábiles, en este sentido debe establecerse claramente cuál es el momento a partir del cual 
empiezan a contar esos tres días hábiles para la entrega del acuerdo.

Recomendación al Secretario Municipal

1.	Presentar ante el Concejo Municipal el procedimiento, para la entrega de acuerdos 
municipales a los destinatarios, en función de lo establecido en el art. 262 de la LGAP, 
una vez que se encuentre autorizado y publicado.


2.	Tomar las medidas de control interno correspondientes en la firma y envío de la 
comunicación de los acuerdos, con el propósito de estos sean notificados en el plazo 
señalado, de forma que su envío sea oportuno y garantice que se cumple con lo 
establecido al respecto en el ordenamiento jurídico.  

Atentamente,




Lic. Mario Chan Jiménez 
Auditor Interno