10 de mayo de 2018. MSA-AUI-03-019-2018 Señor Gerardo Oviedo Espinoza Alcalde Municipal Señores Concejo Municipal Asunto: Sobre Viaje a Limón – Regidoras PUSC - PAC. Se procede a rendir un informe referente a una investigación en relación con el viaje realizado por dos regidoras del Concejo Municipal, el año anterior a la provincia de Limón, en conmemoración del día del Régimen Municipal, el presente oficio se origina por denuncia interpuesta ante esta auditoría. 1. Antecedentes En Sesión Ordinaria No. 63 celebrada por el Concejo Municipal el día 11 de julio del 2017 se conoce la invitación cursada por la Unión Nacional de Gobiernos Locales, para la celebración del Día del Régimen Municipal en el cantón central de Limón. Se mociona para que representen al Concejo en esta actividad las regidoras Karla Zamora y Norma Solís. El asunto se somete a votación y se toma el acuerdo que se detalla: “ACUERDO NÚMERO TRES: ACEPTAR LA INVITACIÓN DE LA UNIÓN NACIONAL DE GOBIERNOS LOCALES A LA ACTIVIDAD DEL DÍA DE RÉGIMEN MUNICIPAL MEDIANTE LA REPRESENTACION DE DOS REGIDORES DE LA MUNICIPALIDAD DE SANTA ANA. SE NOMBRA A LA REGIDORA KARLA ZAMORA AGUILAR Y A NORMA SOLÍS GÓMEZ.“ Meses después de realizado el viaje, se presenta ante esta Auditoría denuncia, en la cual se alega que las regidoras realizaron actividades distintas a las propias del evento, y que no asistieron a la actividad programada para el día 01 de setiembre del 2017. Se procede a solicitar información tanto a la administración municipal como a la Unión Nacional de Gobiernos Locales (UNGL), organizadores del evento, y se determina lo siguiente: 1. Por parte de la Municipalidad, asistieron al evento las regidoras mencionadas y el señor Michael Barboza Boza, criminólogo, en representación de la Policía Municipal de Santa Ana, a quienes también les cursaron invitación. 2. Se asignaron dos vehículos municipales: el vehículo SM 3940 (Toyota Prado Dorada) al señor Barboza, y el vehículo SM 6329 (Mitsubishi L200 / Auditoría) a las regidoras, que además requirieron de un chofer municipal para el traslado. 3. Se observó una adecuada liquidación de viáticos de todos los funcionarios. 4. El día 6 de marzo del 2018 se solicita a la señora Xenia Donato, Asistente Administrativa de la Unión Nacional de Gobiernos Locales, ente organizador del evento, toda la documentación relacionada. Entre los documentos que facilita la señora Donato, se encuentran tres listas de asistencia, una del Hotel Pizote Lodge, en el cual se hospedó el señor Michael Barboza, otra correspondiente a la cena, a la cual asistieron las regidoras, el chofer Jason Sánchez y el señor Barboza, y la tercera lista referida a la actividad del día 1 de setiembre, en la cual sólo consta la firma del señor Michael Barboza. 5. Del hotel asignado a las regidoras no se logró obtener la lista, sin embargo, se pudo corroborar que la UNGL asigno a las regidoras el Hotel “Almendros y Corales”, ubicado en la playa Manzanillo a una distancia cercana a los 75 Kilómetros, con una duración entre una hora y media y dos horas. 6. La auditoría coordina una cita con la señora Karen Porras, directora ejecutiva de la Unión de Gobiernos Locales el día 3 de abril del 2018, con el fin de aclarar algunas dudas en cuanto al evento. De la visita a la UNGL y de acuerdo con lo indicado por la señora Porras, se confirma lo siguiente: Hubo fallos en la organización del evento, la UNGL asignó hoteles para los participantes ubicados a muy larga distancia del lugar del evento, situación que implicó largos traslados desde hoteles hasta el lugar del evento y viceversa, como fue el caso de las dos regidoras, quienes duraron aproximadamente entre hora y media y dos horas de ambos sentidos (ida y vuelta), dato que se confirmó con los funcionarios municipales Jason Sánchez y Michael Barboza Boza. 7. No fue posible verificar los recorridos y tiempos de los vehículos municipales, porque los reportes de GPS de ambos vehículos sólo guardan la información de los últimos 6 meses, y al momento de la investigación ya habían transcurrido más de 6 meses. 8. En relación con la firma de asistencia al evento del día 1 de setiembre de 2017, según indica la señora Porras, las anfitrionas estuvieron recibiendo a los invitados por un lapso aproximado de 45 minutos, y posteriormente se retiraron, por lo que pudo darse el caso de que los asistentes que llegaron tarde no firmaran, es decir, a través de la lista de asistencia no se puede tener certeza de la participación de las regidoras. Sin embargo, en entrevista realizada al funcionario Jason Sánchez, este manifestó que las regidoras arribaron al lugar del evento alrededor de las 11 a.m. (el cierre de la actividad fue alrededor de las 12 mediodía), el funcionario mencionó además que en el trayecto de Manzanillo hacia Limón hubo “presas de carros” que los atrasaron un poco. Por otra parte, la cena de la noche anterior contó con actividades culturales y terminó alrededor de las 12 medianoche. 9. Una vez que se logró obtener y revisar la información relacionada con el caso, se observa que efectivamente hubo una mala organización por parte de la UNGL, y así lo reconoció la señora Karen Porras, Directora Ejecutiva, quien comentó que era la primera vez que organizaban un evento de esa magnitud, por lo que el tema de los hospedajes y las distancias de los hoteles en relación con el lugar del evento se les “salió de las manos”, y que efectivamente en traslados hubo quienes duraron aproximadamente dos horas en cualquiera de ambos sentidos. Llama la atención que la Administración Municipal haya asignado dos vehículos para asistir al mismo evento. En relación con ello, se consultó al señor Denis Sáenz, encargado de Servicios Generales la razón por la cual se asignaron dos vehículos, e indica que recibió una solicitud verbal de su superior. Es importante señalar que el art.14 del Reglamento para el Uso, Control y Mantenimiento del Vehículo de la Auditoría Interna de la Municipalidad de Santa Ana, que en ese momento aún se encontraba asignado a este departamento, establece: Se observa que la participación de las regidoras en la actividad de integración de las Municipalidades, en cuanto a charlas y ponencias programadas para el día 1 de setiembre, fue casi nula en razón de factores de distancias y motivos aparentes de fuerza mayor, por lo que la participación de las señoras regidoras se limitó a estar presentes en actividades recreativas. Por lo anterior, se hace un llamado con base en la Ley General de Control Interno (art.22 inciso d), en el sentido de recordar la responsabilidad que tiene la Administración Activa, (Alcalde y Concejo Municipal), en el control interno y en todas las actividades en las que participan, según sus competencias. Uno de los objetivos primordiales del sistema de control interno es proteger y conservar el patrimonio público, contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal (Artículo 8, inciso a LGCI), por otro lado, es responsabilidad del jerarca, (Alcalde y Concejo Municipal) velar por el sistema de control interno institucional, lo que implica precisamente velar por el uso adecuado de los recursos públicos. 2. Conclusiones A través de la información recabada se concluye que hubo una mala organización del evento, lo cual es reconocido por representantes de la UNGL, y fue comprobado por esta auditoría interna. A los participantes se les asignó hospedaje en hoteles muy alejados del sitio del evento, por lo que los tiempos de traslados entre un lugar y otro fue excesivo (1.5 a 2 horas aproximadamente). 3. Recomendación Tomar las medidas necesarias para evitar que innecesariamente se asignen dos vehículos para trasladar a varias personas a un mismo evento, pudiendo hacerse en un solo vehículo. Lo anterior con el propósito de gestionar adecuadamente los recursos municipales, en aras de promover la eficiencia y economía en el uso de estos recursos. Atentamente, Lic. Mario Chan Jiménez Auditor interno. 1