MSA-AUI-ICI-01-005-2024 Santa Ana, 19 de julio 2024 Licdo. Juan Jose Vargas Fallas Alcalde Municipal Licda. Elen Araya Navarro. Proceso de Planificación. Ing. Sebastian Araya Angulo. Encargado Sistema Documental Licdo. Randall Céspedes Céspedes. Director Administrativo Asunto: Estudio de control interno en el proceso de Sistema Documental. Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2024, y ejecutada la conferencia final el día 18 de julio del 2024, se procede a realizar la entrega formal del Estudio de control interno en el proceso de Sistema Documental. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Nelson Montoya Rojas Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-01-005-2024 “Estudio seguimiento cumplimiento de funciones Sistema Documental” Realizado por: Licdo. Nelson Montoya Rojas. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Julio, 2024 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo 2 1. INTRODUCCIÓN 3 1.1 Objetivo Del Estudio 3 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría 3 1.3 Responsabilidad de la administración 3 1.4 Valor Agregado 3 1.5 Limitaciones 3 1.6 Normativa 3 2. RESULTADOS 4 2.1 Revisar y determinar la cantidad de tiempo que se tomó para realizar cada procedimiento. 4 2.2 Revisar el listado total de los procedimientos que se encuentran pendientes y determinar desde cuando están pendientes (eficiencia). 7 3. CONCLUSIÓN 12 4. RECOMENDACIONES 13 4.1 A la jefatura inmediata del Sistema Documental. 13 Resumen Ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar que en el encargado de Sistema Documental cumpla con las labores que le fueron encomendadas además de una revisión de los levantamientos de procedimientos. El alcance de este estudio comprende de enero 2022 a diciembre 2023. Esta auditoria encontró puntos de mejora en el proceso del Sistema Documental, los cuales es importante abordar con el fin de mejorar la eficiencia. Es importante establecer una estrategia para la elaboración o actualización de procedimientos de acuerdo a los riesgos que se identifiquen en cada proceso y de acuerdo a esta estrategia priorizar o no los procedimientos. Establecer controles adecuados al proceso, con el fin de establecer un seguimiento oportuno a las labores del encargado de Sistema Documental Esta auditoria generó recomendaciones para que se mejoren los diferentes hallazgos, a la jefatura del Sistema Documental se le solicitó girar instrucciones para implementar un procedimiento para la creación o actualización de procedimientos en el Municipio, además de establecer mecanismos de control y supervisión para el seguimiento de las tareas asignadas al encargado de Sistema documental. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el Plan Anual de la auditoría interna y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, se procedió a realizar un estudio sobre el cumplimiento de funciones del encargado del Sistema Documental en el periodo que comprende enero 2022 a diciembre 2023. 1.1 Objetivo Del Estudio El objetivo del estudio es determinar el grado de cumplimiento de las labores del encargado del Sistema Documental, de conformidad con el Manual de puestos y tareas asignadas. 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría El alcance de este estudio se orientó a la evaluación de los procedimientos existentes, documentación de respaldo y mecanismos de control internos, establecidos por el proceso de Sistema Documental, para la gestión de la actualización o creación de procedimientos, en el período de enero 2022 al diciembre 2023. 1.3 Responsabilidad de la administración Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta investigación para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la Administración Municipal. 1.4 Valor Agregado Con esta auditoría se pretende fortalecer el Sistema de Control Interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de Sistema Documental. 1.5 Limitaciones En el desarrollo del estudio no se presentaron situaciones que puedan calificarse como limitaciones al estudio. 1.6 Normativa a) Ley General de Control Interno No. 8292 b) Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoría interna en el ejercicio de la auditoria pública” 2. RESULTADOS 2.1 Revisar y determinar la cantidad de tiempo que se tomó para realizar cada procedimiento. Condición: Se revisaron un total de veinte procedimientos, de un total de 63, muestra tomada según la información brindada por el Ing. Sebastian Araya Angulo encargado de Sistema Documental. De la revisión realizada no se puede establecer con certeza el tiempo que se toma para elaborar un procedimiento, esto porque no se lleva una trazabilidad de tiempo por parte del encargado de sistema Documental y tampoco por los encargados de los procesos, sin embargo, las jefaturas brindaron información con la que se puede determinar un tiempo aproximado: Área/dirección Tipo Nombre documento Código Año Fecha de inicio aproximada Fecha de finalización aproximada Duración Archivo Central Institucional Actualizaciones Centralización de los planos constructivos de la DOT GAD-ACI-P03 (002) 2022 se realizó en 2022 y fue rápido porque no hubo cambios     Catastro Actualizaciones Traspaso de Propietarios en fincas GEM-CAT-P02 (003) 2022 may-22 nov-22 6 meses Catastro Actualizaciones Inclusión fincas o derechos GEM-CAT-P01 (003) 2022 may-22 nov-22 6 meses Contabilidad Nuevos Registro Ingresos GFT-CON-P01 (001) 2022 abr-23 may-23 1 mes Contabilidad Nuevos Activos Intangibles GFT-CON-P04 (001) 2023 ene-23 ene-23 días Contabilidad Nuevos Arqueos GFT-CON-P05 (001) 2023 may-23 jun-23 1 mes Geomática Nuevos Visado para Segregaciones GOT-GEM-P02 (001) 2022 dic-21 sep-22 9 meses Gestión Desarrollo Humano Nuevos Controles para el funcionamiento del CEN-CINAI en el distrito salitral ALC-GDH-P02 2022 ene-19 feb-19 1 mes Gestión Desarrollo Humano Actualizaciones Aplicación de controles de los CECUDIS ALC-GDH-P01 (002) 2022 no se tiene fecha, solo que se hizo en 2022 y fue muy rápido     Presupuesto Nuevos Modificaciones Presupuestaria GFT-PRE-P03 (001) 2023 mar-20 jun-23 3 años Proveeduría Nuevos Manual contratación por Licitación GAD-PRV-M02(002) 2023 may-22 feb-23 9 meses Proveeduría Nuevos Manual Solicitudes Escasa Cuantía GAD-PRV-M01 (002) 2023 abr-22 abr-23 12 meses Tesorería Nuevos Registro de Ingresos GFT-TES-P03(001) 2022 feb-22 may-22 3 meses Tesorería Nuevos Control Activos - Inventarios GFT-CON-P03 (001) 2022 feb-22 may-22 3 meses Tesorería Nuevos Eliminar Registros Sistema CPR GFT-TES-P06 (001) 2022 mar-22 jun-22 3 meses Tesorería Actualizaciones Arqueo de Caja Chica y Recaudadora GFT-TES-P02 (002) 2023 se realizó en 2023 y fue muy rápido ya que no hubo cambios     Unidad Técnica de Gestión Vial Nuevos Mantenimiento Vial Rutinario ALC-UTGV-P02 (001) 2023 oct-22 ene-23 3 meses Unidad Técnica de Gestión Vial Nuevos Mejoramiento Vial ALC-UTGV-P03 (001) 2023 oct-22 ene-23 3 meses Unidad Técnica de Gestión Vial Nuevos Tramite Reductor de Velocidad ALC-UTGV-P01 (001) 2023 oct-22 ene-23 3 meses Valoraciones Actualizaciones Exoneración por bien único impuesto bienes inmuebles GFT-VAL-P03 (002) 2023 feb-23 mar-23 1 mes El resultado de la revisión realizada a los procedimientos es la siguiente: * Tres actualizaciones de procedimientos realizadas de forma rápida (días). * Dos actualizaciones de procedimientos realizadas en 6 meses aproximadamente. * Un nuevo procedimiento realizado de forma rápida (días). * Cuatro nuevos procedimientos realizados en 1 mes. * Seis nuevos procedimientos realizados en 3 meses. * Dos nuevos procedimientos realizado en 9 meses. * Un nuevo procedimiento realizado en 12 meses * Un nuevo procedimiento realizado en 3 años A pesar de que los datos suministrados son fechas aproximadas, se puede determinar que se cuenta con una débil planificación, control y supervisión en cuanto al proceso de la creación o actualización de procedimientos. Criterio: Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. 5.4 Gestión Documental El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información propicien una debida gestión documental institucional, mediante la que se ejerza control, se almacene y se recupere la información en la organización, de manera oportuna y eficiente, y de conformidad con las necesidades institucionales. 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. 5.6.2 Oportunidad   Las actividades de recopilar, procesar y generar información deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales. Causa: Debido a la falta de control interno y un procedimiento para la creación o actualización de procedimientos. Efecto: Procedimientos no se realizan en un tiempo prudencial, propiciando una débil ejecución. 2.2 Revisar el listado total de los procedimientos que se encuentran pendientes y determinar desde cuando están pendientes (eficiencia). Condición: Se determina que no se existe un adecuado control para la elaboración de los procedimientos nuevos o actualizaciones, por parte del Ing. Araya. Evidencia Gestion Proceso Subproceso Código Procedimiento Observaciones Consulta al proceso Gestión Desarrollo Humano Vulnerabilidad y Riesgo Social Trabajadora Social - Otorgamiento de alternativas de cuido para PAM En proceso de elaboración Se presentó desde el año pasado noviembre 2023, respondió que había detalles de mejora y que se debía de agendar una sesión, que hasta el día de hoy no se ha realizado Gestión Administrativa Servicios Generales - GAD-SEG-P01 Servicio mensajería municipal En proceso de elaboración en elaboración aproximadamente desde 2021 Gestión Administrativa Servicios Generales - GAD-SEG-P03 Seguridad Interna En proceso de elaboración en elaboración aproximadamente desde 2021 Gestión Administrativa Servicios Generales - GAD-SEG-P04 Servicio de Limpieza En proceso de elaboración en elaboración aproximadamente desde 2021 Gestión Administrativa Servicios Generales - GAD-SEG-P05 Retiro de uso bienes municipales En proceso de elaboración en elaboración aproximadamente desde 2021 Gestión Administrativa Recursos Humanos - GAD-RRH-P02 Reclutamiento, preselección y contratación de personal Falta la firma digital Alcaldía Municipal en elaboración aproximadamente desde Enero 2024 Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P02-002 Plan preparativo y respuesta ante emergencias de la MSA-policía Municipal Está en proceso elaboración no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P02-003 Plan preparativo y respuesta ante emergencias de la MSA-Predio Está en proceso elaboración no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P02-004 Plan preparativo y respuesta ante emergencias de la MSA-Archivo Está en proceso elaboración no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P02-005 Plan preparativo y respuesta ante emergencias de la MSA-EMAI Está en proceso elaboración no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P03 Atención en caso accidente laboral se tiene actualizar no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P4 Brigadas de emergencia conversando con Katherine se decidió al momento actualizar cambiarlo por p04 en lugar p019 no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Administrativa Recursos Humanos Salud Ocupacional RRH-SSO-P6 Protocolo prevención y atención ante el acoso laboral Está en proceso elaboración no se ha elaborado, se encuentra dentro del plan de trabajo Gestión Desarrollo Humano Promoción Desarrollo económico Local - - Atención Gestión Empresarial Documentación avanzada en proceso desde finales 2018 Gestión Desarrollo Humano Promoción Social Sala Infantil PRS-SAI-P01 Soy Bebe y Me Gusta Leer En proceso de elaboración se encuentran en este 2024 en proceso de actualización Gestión Desarrollo Humano Promoción Social Sala Infantil PRS-SAI-P02 Santa Ana Crece Leyendo En proceso de elaboración se encuentran en este 2024 en proceso de actualización Gestión Financiera y Tributaria Patentes -   Traspaso traslado y retiro cambio de razón social y cambio de nombre fantasía Documentación avanzada Enviado aproximadamente desde febrero 2023 Gestión Financiera y Tributaria Patentes - GFT-PLM-P03 solicitud para actividades lucrativas Documentación avanzada Enviado aproximadamente desde febrero 2023 Gestión Financiera y Tributaria Patentes - GFT.PLS.P02 depuración de licencias de actividades lucrativas inactivas Documentación avanzada Enviado aproximadamente desde marzo 2023 Gestión Ordenamiento Territorial Gestión Ordenamiento Territorial - GOT-GOT-P02 Permisos de APC condominios -ampliación zonas Documentación avanzada enviado aproximadamente agosto 2023 Gestión Servicios públicos y Ambientales Cementerios     Inhumaciones En proceso elaboración. documento avanzado desde abril 2024 aproximadamente Gestión Servicios públicos y Ambientales Cementerios     Exhumaciones en proceso elaboración desde abril 2024 aproximadamente Gestión Servicios públicos y Ambientales Cementerios     Traslado de restos humanos en proceso elaboración se tiene que revisar porque podría meterse en el de exhumaciones El análisis de los procedimientos en etapa de elaboración, se encuentran varios que presentan una cantidad de tiempo importante desde su inicio aproximado. Se realiza la consulta al señor Araya encargado de Sistema Documental, quien nos indica lo siguiente: 1- Vulnerabilidad y Riesgo Social -Procedimiento de Otorgamiento de alternativas de cuido para PAM Se indica que fue presentado desde noviembre 2023, se recibió un correo por parte del encargado de sistema documental indicando que se debía agendar una sesión ya que había puntos de mejora, la cual al día 11-06-2024 no se ha realizado El Ing. Araya indica lo siguiente: De acuerdo así fue, por alguna circunstancia omití, olvide, no hice mejor control con el proceso elaboración. Por lo tanto es completamente mi responsabilidad no se ha avanzado. 2- Servicios Generales -Procedimiento de Servicio de mensajería municipal -Procedimiento de Seguridad interna -Procedimiento de Servicio de limpieza -Procedimiento de Retiro de uso de bienes Municipales Se indica por parte de la jefatura de Servicios Generales que dichos procedimientos se encuentran en elaboración desde el año 2021 aproximadamente, además se indica que los mismos según información del Ing. Araya se encuentran listos esperando la firma de la dirección (persona suspendida) El Ing. Araya indica lo siguiente: Para este año existió un acercamiento y avance en la elaboración, por la situación incertidumbre de la falta una persona dirección administrativa no se ha podido avanzar. 3- Promoción Desarrollo económico Local -Procedimiento de Atencion gestión Empresarial Se indica por parte de la jefatura de Promoción Desarrollo Económico local que se encuentra en proceso aproximadamente desde el año 2018, y no se ha finalizado El Ing. Araya indica lo siguiente: Correcto no se ha finalizado. 4- Patentes -Procedimiento de Traspaso, traslado, retiro, cambio de razón social y cambio de nombre fantasía -Procedimiento de Solicitud para actividades lucrativas -Procedimiento de depuración de licencias de actividades lucrativas inactivas Se indica por parte de la jefatura de Patentes que se encuentran en elaboración aproximadamente desde febrero 2023 El Ing. Araya brinda la siguiente respuesta: Por una serie de cambios y correcciones en el documento no se ha tenido claro el horizonte con el avance. Criterio Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 1.4 Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre  el SCI c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. 4.5.1 Supervisión constante  El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben ejercer una supervisión constante sobre el desarrollo de la gestión institucional y la observancia de las regulaciones atinentes al SCI, así como emprender las acciones necesarias para la consecución de los objetivos. 5.6 Calidad de la información El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben asegurar razonablemente que los sistemas de información contemplen los procesos requeridos para recopilar, procesar y generar información que responda a las necesidades de los distintos usuarios. Dichos procesos deben estar basados en un enfoque de efectividad y de mejoramiento continuo. 5.6.2 Oportunidad   Las actividades de recopilar, procesar y generar información deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales. Ley General de Control Interno Artículo 15.-Actividades de control. Respecto de las actividades de control, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, entre otros, los siguientes: a) Documentar, mantener actualizados y divulgar internamente, las políticas, las normas y los procedimientos de control que garanticen el cumplimiento del sistema de control interno institucional y la prevención de todo aspecto que conlleve a desviar los objetivos y las metas trazados por la institución en el desempeño de sus funciones. Causa: Debido a la falta de compromiso, planificación, supervisión y control en el proceso de Gestión Documental. Efecto: Incumplimiento de tiempos, procedimientos inoportunos y responsabilidad administrativa por incumplimiento de deberes y funciones. Comentario de la Administración El Licdo. Randall Céspedes Céspedes director administrativo, indica que debería de analizarse para quitar del informe la palabra “falta de interés”, la cual es una palabra muy subjetiva y que esto obedece a un criterio muy personal de la persona que elaboró el informe. Esta auditoria comenta que se va a cambiar la frase “falta de interés” por “falta de compromiso”, esto en razón de las respuestas brindadas como se detalló en resultado 2 por el Ing. Araya las cuales citan textualmente Proceso-Vulnerabilidad y Riesgo Social Procedimiento-Otorgamiento de alternativas de cuido para PAM  Se indica por parte del proceso que fue presentado desde noviembre 2023, se recibió un correo por parte del encargado de sistema documental indicando que se debía agendar una sesión ya que había puntos de mejora, la cual al día 11-06-2024 no se ha realizado Respuesta/ De acuerdo así fue, por alguna circunstancia omití, olvide, no hice mejor control con el proceso elaboración. Por lo tanto es completamente mi responsabilidad no se ha avanzado. Proceso-Promoción Desarrollo económico Local Procedimiento-Atencion gestión Empresarial Se indica por parte del proceso que se encuentra en elaboración aproximadamente desde el año 2018 y el procedimiento aún no se finaliza Respuesta/ Correcto no se ha finalizado. Comentario de la administración La Licda. Elen Araya Navarro indica que existe una guía para la elaboración de procedimientos, la cual tiene que sentarse a revisarla y mejorarla. Esta auditoria si realizó la revisión de los documentos que indica la Licda Araya, sin embargo son documentos que indican el formato de cómo deben de realizarse, estos pueden tomarse como base para realizar un procedimiento que dicte todos los lineamientos necesarios para la actualización o creación de procedimientos Municipales 3. CONCLUSIÓN Después de la revisión realizada es importante señalar la falta de procedimientos y controles internos en la gestión del Sistema Documental, lo que propicia que se realice un débil manejo de los procedimientos en la Institución. Es importante establecer una estrategia para la elaboración o actualización de procedimientos de acuerdo con los riesgos que se identifiquen en cada proceso, y de acuerdo a esta estrategia se debe de priorizar o no los procedimientos. La jefatura inmediata de Sistema Documental debe de establecer controles adecuados al proceso de creación o actualización de procedimientos Municipales, con el fin de poder establecer un seguimiento oportuno en las labores del encargado de Sistema Documental. Motivo por el cual es importante abordar estas debilidades para mejorar la eficiencia y eficacia del sistema documental institucional, implementando mecanismos de control, lo que permitirá que se realice el proceso de elaboración y actualización de procedimientos más ordenado, controlado y de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico, considerando también que, incumplir con las funciones asignadas injustificadamente puede generar responsabilidad de tipo administrativo para el funcionario a cargo del proceso. 4. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar en forma inmediata, las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. 4.1 A la jefatura inmediata del Sistema Documental. 4.1.1 Girar instrucciones al encargado del Sistema Documental de elaborar e implementar un procedimiento para la creación y actualización de procedimientos, con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe Tiempo de cumplimiento: Inmediato Producto esperado: Directriz para la elaboración de procedimiento para la creación o actualización de procedimientos. 4.1.2 Establecer un mecanismo de control para el seguimiento y cumplimiento en la elaboración y actualización de procedimientos, con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 1 mes calendario Producto esperado: Mecanismo elaborado e implementado para el seguimiento de actualización o elaboración de procedimientos. 4.1.3 Establecer un mecanismo de supervisión y control al encargado del sistema documental en la realización de sus tareas Tiempo de cumplimiento: 1 mes calendario Producto esperado: Mecanismo elaborado e implementado para la supervisión y control del encargado de Sistema Documental.