MSA-AUI-ICI-01-006-2024 Santa Ana, 09 de setiembre 2024 Señores Licdo. Juan José Vargas Fallas. Alcalde Municipal Licda. Andrea Robles Álvarez Proceso de Asesoría Legal Ing. Jeffry Zumbado Vargas Proceso Gestión de Ordenamiento Territorial Asunto: Estudio de procedimiento especial de construcciones. Estimables: De conformidad con el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (NGASP), al Plan Anual de Auditoría Interna 2024, y al acuerdo n°34 aprobado por el Concejo Municipal, ejecutada la conferencia final el día 03 de setiembre 2024, se procede a realizar la entrega formal del Estudio de procedimiento especial de construcciones. Se le recuerda a la Administración que los artículos NO 36 y 38 de la Ley General de Control Interno NO 8292, establece el mecanismo para la implantación de las recomendaciones de los informes de auditoría, o en caso de disentir de estas, deberá proceder conforme a lo establecido en lo citados artículos. Atentamente; __________________________________ ____________________________ Licdo. Nelson Montoya Rojas Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz Profesional de Auditoría Interna Auditora Interna a.i C:/ Licdo. Jorge Soto Arguello, coordinador del sistema de control interno a.i (correo electrónico) Archivo GOBIERNO LOCAL DE SANTA ANA AUDITORÍA INTERNA INFORME DE CONTROL INTERNO MSA-AUI-ICI-01-006-2024 “Estudio procedimiento especial de construcciones” Realizado por: Licdo. Nelson Montoya Rojas. Supervisado por: Licda. Ana Cecilia Díaz Ruíz setiembre, 2024 Tabla de contenido Resumen Ejecutivo 2 1. INTRODUCCIÓN 3 1.1 Objetivo Del Estudio 3 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría 3 1.3 Responsabilidad de la administración 3 1.4 Valor Agregado 3 1.5 Limitaciones 3 1.6 Normativa 3 2. RESULTADOS 4 2.1 Procedimientos especiales de construcciones que no cumplen con todas las etapas procesales respectivas. 4 2.2 Procedimientos especiales de construcción trasladados a GOT para su ejecución 8 2.3 Se encuentran dos expedientes con información de procedimientos especiales de construcción a funcionarios Municipales. 10 3. CONCLUSIÓN 11 4. RECOMENDACIONES 11 4.1 Al alcalde municipal. 11 4.2 A la encargada del Proceso de Asesoría Legal. 12 4.3 Al encargado del Proceso de Gestión de Ordenamiento Territorial. 12 Resumen Ejecutivo La auditoría interna tuvo como objetivo verificar la eficiencia en los procedimientos especiales de construcciones según las normas y leyes vigentes. El alcance de este estudio comprende entre el año 2020 y 2023. Esta auditoria encontró puntos de mejora en el proceso de Asesoría Legal y en la Gestion de Ordenamiento Territorial, con la implementación de procedimientos se busca tener documentado todas las labores y controles necesarios para realizar una eficiente ejecución de los procedimientos especiales de construcción. Por otra parte se determina la relevante importancia de los procesos de Asesoría Legal y la Gestion de Ordenamiento Territorial en contribuir con el adecuado control y supervisión ante el eminente crecimiento urbanístico en el cantón, por lo que toma mucha relevancia la modificación, adecuación y actualización del “Reglamento para el procedimiento administrativo de los artículos 93 y siguientes de la ley de construcciones N°833”. Las recomendaciones y acciones que se determinen permitirán realizar una gestión más eficiente, controlada y ordenada de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. 1. INTRODUCCIÓN De conformidad con el Plan Anual de la auditoría interna y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y al acuerdo N°34 aprobado por el Concejo Municipal, se procedió a realizar un estudio de procedimientos especiales de construcciones en el periodo que comprende entre año 2020 y 2023. 1.1 Objetivo Del Estudio El objetivo del estudio es verificar la eficiencia de los procedimientos especiales de construcciones, de conformidad con el ordenamiento jurídico y técnico y a las sanas prácticas existentes. 1.2 Alcance y procedimientos de auditoría El alcance de este estudio se orientó en la revisión de una muestra de los procedimientos especiales realizados entre el año 2020 y 2023. El estudio se debe de realizar dentro de los periodos de 10 de julio del 2024 al 30 de agosto del 2024 1.3 Responsabilidad de la administración Es importante señalar que la veracidad y exactitud de la información en la que se basó esta investigación para llegar a los resultados obtenidos en el presente informe es responsabilidad de la Administración Municipal. 1.4 Valor Agregado Con esta auditoría se pretende fortalecer el Sistema de Control Interno institucional, al identificar oportunidades de mejora para el proceso de Asesoría Legal y Gestion de Ordenamiento Territorial. 1.5 Limitaciones En el desarrollo del estudio no se presentaron situaciones que puedan calificarse como limitaciones al estudio. 1.6 Normativa a) Reglamento para el procedimiento administrativo de los artículos 93 y siguientes de la ley de construcciones n°833 b) Ley de construcciones No 833 c) Ley General de la administración Pública N°6227 d) Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE e) Código Municipal f) Código de Ética, Municipalidad de Santa Ana “Este informe se realizó con base a las normas para el ejercicio de la auditoría interna en el ejercicio de la auditoria pública” 2. RESULTADOS 2.1 Procedimientos especiales de construcciones que no cumplen con todas las etapas procesales respectivas. Condición: De la muestra revisada de procedimientos especiales de construcción, se verificó que 28 procedimientos caducaron en alguna etapa procesal, por lo que no se realizó el procedimiento especial completo. Hallazgo 1 De los 28 procedimientos especiales se obtiene la siguiente información según oficio MSA-ALC-ASL-01-228-2024 firmado por la Licda. Laura Valverde Quiros, asesoría legal: Consecutivo/signatura Descripción de la obra Etapa procesal donde caducó Motivo ASL-03-79-22 TAPIA FRONTAL EN LINEA DE PROPIEDAD 19/4/2023 notificación de renuencia seis meses o más para notificar por GOT ASL-02-150-21 AMPLIACION EN 2 NIVEL 22/6/2022 notificación de renuencia seis meses o más para notificar por GOT ASL-02-59-21 Vivienda en dos niveles 01/02/2022 notificación primera intimación, no se pudo realizar No se logró encontrar a la propietaria para notificarla por GOT ASL-01-80-20 ESTRUCTURA CONSTRUIDA EN MADERA Y LÁMINAS DE ZINC, DE APROXIMADAMENTE 50 METROS CUADRADOS 20/1/2021 acto final se ordena demolición caso reabierto ASL-03-08-22 Vivienda 17-01-23 notificación fallida, acto final se ordena demolición No se logró encontrar a la propietaria para notificarla por GOT ASL-01-09-20 VIVIENDA, Cochera, Y TAPIA PREFRABRICADA 22/7/2020, respuesta al recurso, no se otorga más plazo falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-01-53-20 vivienda 29/6/2020 notificación inicio procedimiento especial falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-01-57-20 Apartamento en segundo nivel 9/11/2020 notificación renuencia Notificación no realizada por GOT ASL-01-55-20 apartamentos 1/7/2020 inicio procedimiento especial falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-01-74-20 dos viviendas 27/10/2020 notificación renuencia falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-01-73-20 estructura para bodega 27/10/2020 notificación renuencia falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-02-127-21 ampliación en 2do nivel 9/6/2022 notificación renuencia seis meses o más para notificar por GOT ASL-02-58-21 Construcción de ampliación 2do nivel 15/3/2022 notificación renuencia falta de suplencia por enfermedad del órgano Apartamento 15/3/2022 notificación renuencia ASL-04-001-23 Ampliación 2do nivel 10/8/2023 notificación de renuencia Sin respuesta Alcaldía Ampliación en 2do nivel 10/8/2023 notificación de renuencia ASL-02-166-21 Apartamento en 2 niveles 28/3/2023 notificación primera intimación falta de seguimiento órgano ASL-03-53-22 Apartamento en dos niveles, muro y cochera 19/07/23 se rechaza recurso de revocatoria Sin respuesta Alcaldía ASL-04-41-23 Apartamento 2 nivel 6/7/2023 inicio de procedimiento especial Notificación no realizada por GOT ASL-04-53-23 Relleno y 2 viviendas 17/1/2024 notificación inicio procedimiento especial Notificación no realizada por GOT Relleno y 2 viviendas ASL-01-133-20 Ampliación en 2 nivel 7/12/2020 notificación inicio procedimiento especial falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-01-138-20 Ampliación en segundo nivel 20/6/2022 segunda intimación Notificación no realizada por GOT ASL-01-107-20 Ampliación 5/3/2021 notificación acto final falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-02-153-21 ampliación de cocina 28/3/2023 notificación primera intimación falta de seguimiento órgano ASL-02-103-21 vivienda 23/8/2022 notificación acto final falta de suplencia por enfermedad del órgano ASL-03-75-22 Remodelación en 2 nivel 19/4/2023 notificación renuencia Notificación no realizada por GOT ASL-03-77-22 Vivienda en 1 nivel y vivienda en 2 nivel 13-04-23 No se pudo notificar, renuencia Notificación no realizada por GOT ASL-04-37-23 Vivienda 11/08/2023 se le contesta recurso, no se ha podido notificar a los demás propietarios Notificación no realizada por GOT Tapia Vivienda ASL-01-02-20 Apartamento en 2do nivel 03-10-22. Procedimiento Caduco en segunda intimación falta de suplencia por enfermedad del órgano Vivienda en 2 niveles 03-10-22. Procedimiento Caduco en segunda intimación ASL-01-111-20 Muros del 1er nivel y tanque séptico 18-01-24 se declara caduco en Renuencia caso reabierto El resultado del informe enviado por la Licda. Valverde es el siguiente: * Tres Procedimientos especiales de construcción que caducaron por tardar seis o más meses para notificar por parte de GOT * Siete Procedimientos especiales de construcción que caducaron porque la notificación no fue realizada por parte de GOT * Dos Procedimientos especiales de construcción que caducaron porque no se logró encontrar a la propietaria para notificarla por parte de GOT * Diez Procedimientos especiales de construcción que caducaron por falta de suplencia por enfermedad del órgano director * Dos Procedimientos especiales de construcción que caducaron por falta de seguimiento del órgano director * Dos Procedimientos especiales de construcción que caducaron, pero los mismos fueron reabiertos bajo un nuevo número de procedimiento * Dos Procedimientos especiales de construcción que caducaron porque no se obtuvo respuesta de la Alcaldía sobre el recurso presentado Hay 26 procedimientos que han caducado por alguna razón y no se ha iniciado el proceso nuevamente. De la muestra total analizada (60) cabe mencionar que cuatro procedimientos especiales de construcción fueron detenidos porque los propietarios obtuvieron el permiso de construcción. Criterio: Ley General de la Administración Pública N°6227 Artículo 4º.-La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios. Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Causa: Ausencia de suplencia por enfermedad del órgano director y falta de procedimiento. Efecto: Procedimientos especiales de construcción que no se completan en todas las etapas procesales respectivas, causando caducidad. 2.2 Procedimientos especiales de construcción trasladados a GOT para su ejecución Condición: Se determina que de los 60 procedimientos analizados hay siete procedimientos especiales de construcción trasladados a Ingeniería (GOT) para su ejecución, de los cuales seis caducaron dentro de la Gestion de Ordenamiento Territorial. Hallazgo 1 Etapa Consecutivo/signatura Fecha recibida en Legal Lugar Descripción de la obra Fecha traslado proceso completo, se declara caducidad ASL-01-62-20 12/3/2020 Brasil Estructura metálica con cubierta 10/5/2021 proceso completo, se declara caducidad ASL-01-58-20 12/3/2020 Brasil colocación de contenedor 28/9/2021 proceso completo, se declara caducidad ASL-01-45-20   Salitral Picadero, rancho y vivienda, chorrea de calle y reparación de gaviones 27/7/2022 proceso completo, se declara caducidad ASL-02-39-21 21/8/2019 Pozos tapia lateral 10/8/2022 18/8/2020 Pozos Apartamento en 2do nivel 10/8/2022 proceso completo, se declara caducidad ASL-01-119-20 12/10/2020 Piedades Remodelación, adaptación apartamentos 30/9/2021 proceso completo, se declara caducidad ASL-01-176-20 12/10/2020 Brasil apartamentos 15/6/2023 14/1/2020 Brasil Apartamentos 15/6/2023 Según el Arq. Daniel Sánchez, coordinador Unidad de Control Urbano; “los procedimientos especiales administrativos ASL-01-62-20, ASL-01-58-20, ASL01-45-20, ASL-02-39-21, ASL-01-119-20 y ASL-01-176-20, fueron trasladados al proceso de Ordenamiento Territorial previo a mi ingreso al Gobierno Local, por lo que desconozco las razones del por qué no fueron ejecutados. Criterio: Código Municipal CAPÍTULO X Deberes de los servidores municipales Artículo 156. - Son deberes de los servidores municipales: b) Prestar los servicios contratados con absoluta dedicación, intensidad y calidad, responsabilizándose de sus actos y ejecutando sus tareas y deberes con apego a los principios legales, morales y éticos. Normas de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE 4.5 Garantía de eficiencia y eficacia de las operaciones El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer actividades de control que orienten la ejecución eficiente y eficaz de la gestión institucional. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuestas, así como los requisitos indicados en la norma 4.2. Causa: El no contar con un procedimiento, además que el reglamento para el procedimiento administrativo no se adecua a la necesidad para cumplir con lo estipulado en la Ley de construcciones. Efecto: No se realizan las ejecuciones (demolición) de los procedimientos especiales de construcciones. Otros Hallazgos 2.3 Se encuentran dos expedientes con información de procedimientos especiales de construcción a funcionarios Municipales. Condición: En la revisión de la muestra de 60 expedientes especiales de construcción, se encontraron dos expedientes, los cuales pertenecen funcionarios Municipales de la administración, uno por remodelación y el otro por construcción de viviendas. Criterio: Ley General de la Administración Pública N° 6227 Artículo 11.- 1. La Administración Pública actuará sometida al ordenamiento jurídico y sólo podrá realizar aquellos actos o prestar aquellos servicios públicos que autorice dicho ordenamiento, según la escala jerárquica de sus fuentes. Código Municipal CAPÍTULO X Deberes de los servidores municipales Artículo 156. - Son deberes de los servidores municipales: a) Respetar esta ley y sus reglamentos, así como cumplir las obligaciones vigentes en sus cargos. Código de Ética Municipalidad de Santa Ana Artículo 24º. Compromisos éticos para los funcionarios de la Municipalidad de Santa Ana. Para el funcionamiento óptimo de la institución los servidores deben cumplir con los siguientes rectores de este código: a. Cumplimiento de los principios y valores éticos, así como las leyes aplicables, las políticas y reglamentos de la institución. Causa: Irrespeto a la normativa vigente que rige a todos los ciudadanos del cantón. Efecto: Funcionarios municipales incumpliendo leyes y reglamentos vigentes, afectando la imagen de la municipalidad al ser ellos quienes incumplen con sus obligaciones municipales. 3. CONCLUSIÓN Del estudio realizado se determina la relevante importancia que tienen el Proceso de Asesoría Legal y el proceso de Gestión de Ordenamiento Territorial en contribuir con mantener el adecuado control y supervisión sobre el eminente crecimiento urbanístico en el cantón, respaldados por las Leyes y Reglamentos vigentes. Con la finalidad de realizar un trabajo apegado al bloque de legalidad y debidamente respaldado, se determina la necesaria actualización del “Reglamento para el procedimiento administrativo de los artículos 93 y siguientes de la ley de construcciones N°833”, con el fin de incluir los puntos necesarios para obtener una mejor gestión y ejecución de los “Procedimientos Especiales de construcciones”. Confección y puesta en práctica de procedimientos por parte de Asesoría Legal y de Gestión de Ordenamiento Territorial, con el fin de tener documentado todas las labores y controles necesarias para realizar una eficiente ejecución de los procedimientos especiales de construcción. Las acciones que se tomen e instauren permitirán que se realice una gestión más eficiente, controlada y ordenada de conformidad con lo establecido en el ordenamiento jurídico. 4. RECOMENDACIONES De conformidad con lo que establece la Ley General de Control Interno, es deber del jerarca y de los titulares subordinados, analizar e implantar en forma inmediata, las recomendaciones que emita esta Auditoría Interna en sus funciones de fiscalización. 4.1 Al alcalde municipal. 4.1.1 Girar instrucciones para modificar, adecuar y actualizar el “Reglamento para el procedimiento administrativo de los artículos 93 y siguientes de la ley de construcciones n°833”, y establecer en el reglamento con claridad el procedimiento a ejecutar por parte de la GOT, con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 5 días Hábiles Producto esperado: Directriz para modificar, adecuar y actualizar el reglamento. 4.1.2 Estudiar y definir en conjunto con Gestión de Ordenamiento Territorial una estrategia viable (legal, técnico y procedimentalmente) a la problemática de las construcciones que no tienen permisos de construcción. Tiempo de cumplimiento: 4 mes calendario Producto esperado: Estrategias y posibles soluciones viables para atacar la problemática en mención. 4.1.3 Girar una directriz para todos los funcionarios Municipales con el fin de hacer conciencia y respetar toda la normativa vigente que nos rige en cuanto al tema de construcciones, con el fin de subsanar el punto 2.3 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 10 días calendario Producto esperado: Directriz para todos los funcionarios Municipales. 4.2 A la encargada del Proceso de Asesoría Legal. 4.2.1 Confeccionar e implementar un procedimiento para los “procedimientos especiales de construcciones”, con el fin de subsanar el punto 2.1 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 3 meses calendario Producto esperado: Procedimiento para “procedimientos especiales de construcciones”. 4.2.2 Modificar, adecuar y actualizar el “Reglamento para el procedimiento administrativo de los artículos 93 y siguientes de la ley de construcciones n°833”, y establecer en el reglamento: con claridad el procedimiento a ejecutar por parte de la GOT, con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 6 meses calendario Producto esperado: Reglamento actualizado y publicado. 4.3 Al encargado del Proceso de Gestión de Ordenamiento Territorial. 4.3.1 Confeccionar e implementar un procedimiento para la ejecución de los “procedimientos especiales de construcciones”, con el fin de subsanar el punto 2.2 de este informe. Tiempo de cumplimiento: 3 meses calendario Producto esperado: Procedimiento para ejecución de “procedimientos especiales de construcciones”. 4.3.2 Estudiar y definir en conjunto con la Alcaldía una estrategia viable (legal, técnica y procedimentalmente) a la problemática de las construcciones que no tienen permisos de construcción, concientizar a los pobladores del cantón sobre este tema. Tiempo de cumplimiento: 4 mes calendario Producto esperado: Estrategias y posibles soluciones viables para atacar la problemática en mención.